财务报销申请单审批流程及标准模板简化报销流程版.docVIP

财务报销申请单审批流程及标准模板简化报销流程版

一、适用业务场景

二、操作流程详解

步骤一：申请人填写申请单

登录报销系统/获取模板：通过公司OA系统、财务共享平台或指定邮箱《财务报销申请单（简化版）》模板，或在线填写电子表单。

填写基本信息：准确录入申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、报销事由（需简明扼要，如“项目差旅费”“会议场地租赁费”）、预算归属（如对应的项目编号、成本中心）。

明细费用列示：按费用类别（如交通、住宿、餐饮、其他）逐项填写，每类需注明具体金额、发生日期、消费事由及关联的合规凭证（如行程单、付款记录截图等，无需原件，留存备查）。

确认金额汇总：系统自动或手动计算总报销金额，核对无误后保存电子版或打印纸质单据。

步骤二：部门负责人审核

提交审核：申请人将填写完整的申请单提交至直属部门负责人（经理/主任），可通过线上审批流程或纸质签字传递。

审核要点：部门负责人需重点审核费用支出的真实性（是否为实际发生）、合理性（是否符合公司费用标准及业务需求）及预算匹配度（是否在部门年度预算内）。

反馈结果：审核通过后，在“部门审核”栏签字（电子签章或手写）并注明日期；若需补充说明或退回修改，需明确标注原因（如“附件缺失”“超预算需补充说明”）。

步骤三：财务部门复核

接收申请：财务部门（会计/专员）在收到已通过部门审核的申请单后，1个工作日内启动复核流程。

合规性检查：

费用明细是否符合公司《费用管理办法》的分类标准（如差旅住宿是否超标、招待费是否超限额）；

合规凭证是否齐全（如消费记录、付款凭证需与申请单金额、事由一致）；

计算是否准确（总金额、各类别小计是否有误）。

出具复核意见：复核通过后，在“财务复核”栏签字确认；若发觉问题，标注具体问题（如“交通费未附行程单”“餐饮费超标准20%”）并退回申请人补充修正。

步骤四：分级审批（按金额）

根据报销金额实行分级审批，简化高金额审批环节：

金额≤5000元：由财务负责人（*总监）直接审批，在“领导审批”栏签字。

5000元＜金额≤20000元：由财务负责人审核后，提交分管副总（*总）审批。

金额＞20000元：需经分管副总审批后，提交总经理（*总）终审。

注：紧急费用（如突发维修、应急采购）可通过“绿色通道”同步启动审批，事后补充说明原因。

步骤五：报销支付与资料归档

确认支付：所有审批完成后，财务部门在2个工作日内通过银行转账或备用金方式完成支付，并在系统中更新报销状态。

资料归档：申请人需在支付后3个工作日内，将合规凭证原件（如发票、行程单、付款收据）提交至财务部门，由财务专员核对无误后归档保存，电子申请单同步存入系统备查。

三、报销申请单模板（简化版）

财务报销申请单（简化版）

基本信息

申请人

*

所属部门

*部门

申请日期

*年*月*日

报销事由

（如：地区客户洽谈差旅费/部门季度会议费用）

预算归属

（如：项目/成本中心）

费用明细

序号

1

2

3

4

总金额

大写：*元整；小写：**元

审批意见

部门审核：签字：*日期：*年*月*日意见：

财务复核：签字：*日期：*年*月*日意见：

领导审批：签字：*日期：*年*月*日意见：

四、使用要点提示

信息完整性与准确性：申请单中所有带“*”为必填项，姓名、部门、金额等信息需与系统记录及凭证一致，避免涂改（电子版可修改后重新提交）。

费用标准遵循：各类费用需符合公司最新标准（如差住宿费单间限额、招待费人均标准），超标准部分需在“备注”栏说明原因并由审批人确认。

时限要求：

常规报销需在费用发生后的15个工作日内提交，逾期需在申请单中注明延迟原因；

部门审核、财务复核需分别在2个、3个工作日内完成，紧急事项可标注“加急”字样。

特殊情况处理：

无合规凭证的（如小额现金支付），需在“备注”栏详细说明消费场景，并由部门负责人及财务负责人双签确认；

多人共同发生的费用（如团队差旅），需指定一人统一提交申请单，附所有参与人员名单及费用分摊说明。

保密与追溯：报销申请单及关联凭证仅财务部门、审批人及申请人有权查阅，保证信息安全；归档资料保存期限不少于5年，以备审计或查询。