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监理档案管理制度

第一章总则

第一条为规范监理工作行为，加强监理档案的科学化、规范化管理，确保监理档案的真实、完整、准确、安全和有效利用，充分发挥监理档案在工程建设、运营、维护及后续项目中的参考价值，依据国家有关工程建设档案管理的法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称监理档案，是指在工程项目监理过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。包括但不限于监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、会议纪要、各类验收记录、检测报告、来往函件等。

第三条监理档案管理是监理工作的重要组成部分，是衡量监理工作质量的重要标志。全体监理人员必须高度重视，严格遵守本制度规定，确保监理档案管理工作有序进行。

第四条监理档案管理工作遵循统一领导、分级管理、责任到人、全程受控、安全保密的原则。

第二章管理机构与职责

第五条公司（或项目监理机构）应明确分管档案工作的领导，并设立或指定专门的档案管理部门（或档案管理人员），负责监理档案的统一管理、指导和监督工作。

第六条项目总监理工程师是项目监理档案管理的第一责任人，对项目监理档案的真实性、完整性、准确性负总责。应组织制定项目档案管理细则，督促检查监理人员做好档案的形成、收集、整理和归档工作。

第七条各专业监理工程师负责本专业监理文件资料的形成、收集、审核，并对其真实性、完整性和规范性负责，定期向项目档案管理人员移交。

第八条监理员及其他相关人员应及时收集、整理各自工作中形成的文件资料，并对其质量负责。

第九条档案管理人员的主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和本制度；

（二）负责监理档案的接收、整理、分类、编目、保管、统计、利用和销毁等工作；

（三）指导和督促监理人员正确形成、收集和积累监理文件资料；

（四）确保档案的安全、保密和完整；

（五）协助组织档案的鉴定和移交工作。

第三章档案的形成与收集

第十条监理文件资料的形成应与工程建设进度同步，做到及时、准确、真实、完整，字迹清楚，图样清晰，签字手续完备。

第十一条监理人员在履行监理职责过程中，应主动收集以下主要文件资料：

（一）监理规划、监理实施细则；

（二）监理合同及相关补充协议；

（三）施工承包合同、分包合同及相关文件；

（四）勘察、设计文件（图纸、说明、变更等）；

（五）监理通知单、监理报告、工作联系单及回复；

（六）会议纪要（监理例会、专题会议等）；

（七）施工组织设计、专项施工方案及报审表；

（八）工程开工/复工报审表、暂停令；

（九）检验批、分项、分部（子分部）、单位（子单位）工程质量验收记录及相关报审资料；

（十）材料、构配件、设备进场检验记录及合格证、检测报告；

（十一）见证取样送检记录及试验报告；

（十二）监理日志、旁站记录、巡视记录、平行检验记录；

（十三）工程款支付申请与证书；

（十四）工程变更、洽商记录及费用报审；

（十五）工程延期、费用索赔报审与审批资料；

（十六）竣工结算审核资料；

（十七）工程竣工验收相关文件；

（十八）其他与监理工作相关的重要文件和记录。

第十二条文件资料的收集应符合以下要求：

（一）原件优先，若为复印件，应注明原件保管单位或个人，并加盖相关单位印章或由经办人签字确认；

（二）各类文件资料应手续齐全，符合规定的审批程序；

（三）对于需归档的电子文件，应确保其真实性、完整性、有效性和可追溯性，并与纸质文件内容一致。

第四章档案的整理与编目

第十三条监理档案整理应遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持案卷内文件的系统联系，便于查阅和利用。

第十四条档案整理应按照以下步骤进行：

（一）分类：根据监理工作特点和档案管理要求，对收集的文件资料进行科学分类。通常可按监理工作阶段、专业或文件类型进行分类。

（二）组卷：将具有内在联系的文件资料组合成案卷。组卷应厚薄适度，便于保管和利用。

（三）排列：案卷内文件资料应按照形成时间顺序或重要程度进行系统排列。

（四）编号：对案卷和卷内文件进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。

（五）编目：填写卷内文件目录、备考表和案卷封面。卷内目录应包括序号、文件编号、文件名称、形成单位、形成日期、页次等内容。

（六）装订：案卷应采用线装或符合档案管理要求的其他装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。

第十五条归档的照片、录音、录像等声像资料，应注明事由、时间、地点、人物、拍摄（录制）人，并单独整理存放，同时在相应的纸质档案中注明其归档情况。

第五章档案的保管与防护

第十六条监理档案应存放在专用的档案库房或档案柜内，保持清洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等措施。

第十七条档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题