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档案管理质量检查评分标准

一、总则

为科学、客观、公正地评价各单位档案管理工作的质量与水平，规范档案管理行为，强化档案资源建设，提升档案服务效能，特制定本评分标准。本标准适用于对各单位各类档案管理工作的质量检查与考核评估。

检查工作应遵循客观公正、实事求是、全面系统、突出重点的原则，以相关档案法律法规、行业标准及规范性文件为依据，注重实际效果与长效机制建设。

二、评分项目与标准

本标准总分设定为一百分。评分项目包括档案的形成与收集、整理与著录、保管与保护、利用服务、信息化建设、组织管理与人员等六个方面。各项目具体分值与评分内容如下：

（一）档案的形成与收集（总分值：十八分）

1.文件材料的齐全性与规范性（七分）

*各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质、电子及其他特殊载体）是否齐全完整，符合形成规律。（三分）

*文件材料的格式、用纸、书写、签章、印制等是否符合规范要求。（四分）

2.档案收集的及时性与完整性（六分）

*是否建立健全文件材料归档制度，并得到有效执行。（二分）

*各类文件材料是否按规定时限和范围收集归档，无遗漏、延误现象。（四分）

3.电子文件的捕获与归档（五分）

*电子文件的形成、流转、捕获是否规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（三分）

*电子文件是否按照规定格式和要求进行整理、鉴定和归档，与相应纸质文件或元数据的关联是否准确。（二分）

（二）档案的整理与著录（总分值：二十分）

1.分类与排列（六分）

*档案分类方案是否科学合理，符合本单位实际和档案管理要求，并保持相对稳定。（三分）

*案卷或文件的排列是否有序，遵循文件的形成规律或事由联系，便于管理和利用。（三分）

2.编号与编目（七分）

*档号编制是否规范、唯一，符合相关标准规定。（三分）

*案卷目录、卷内文件目录、全引目录等编目是否准确、清晰、规范，著录项目是否完整。（四分）

3.著录质量（七分）

*档案著录是否依据相关著录规则，著录信息是否准确、规范，能够准确揭示档案内容特征和形式特征。（四分）

*标引是否规范，主题词或关键词的选用是否恰当，有助于提高检索效率。（三分）

（三）档案的保管与保护（总分值：二十二分）

1.库房条件与设施（六分）

*档案库房是否符合《档案馆建筑设计规范》等相关标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。（三分）

*库房内温湿度控制、通风、照明等设施是否完备并运行良好。（三分）

2.档案装具与存放（五分）

*档案装具（如档案盒、档案柜、密集架等）是否符合标准，质量良好，数量充足。（二分）

*档案存放是否规范，排列整齐，易于存取，避光通风。（三分）

3.安全保密与应急管理（五分）

*是否建立健全档案安全保密制度，落实保密措施，无失泄密事件发生。（二分）

*是否制定档案安全应急预案，并定期组织演练，具备应对突发灾害事故的能力。（三分）

4.档案保管状况与保护措施（六分）

*档案日常管理规范，定期进行清点核对，账物相符。（二分）

*对破损、褪色、霉变等受损档案是否及时进行修复与复制。（二分）

*是否积极采取有效措施，对重点档案、珍贵档案进行特殊保护。（二分）

（四）档案的利用服务（总分值：十五分）

1.检索工具的完备性与有效性（四分）

*是否配备多种类型的档案检索工具（如目录、索引、指南等），且体系健全，便于查找。（二分）

*检索工具是否准确、及时更新，检索效率高。（二分）

2.利用服务的规范性与满意度（六分）

*档案利用制度健全，利用手续规范，服务态度热情周到。（三分）

*能够根据利用需求，提供便捷高效的查档、阅档、复制、证明等服务，用户满意度较高。（三分）

3.利用效果与反馈（三分）

*是否对档案利用效果进行跟踪与统计分析，总结经验，改进工作。（二分）

*重视利用者反馈，不断提升服务质量。（一分）

4.利用监督与知识产权保护（二分）

*严格执行档案利用纪律，监督利用行为，防止档案损毁、涂改、勾画、抽取、伪造。（一分）

*尊重档案的知识产权，规范档案的出版、汇编等利用行为。（一分）

（五）档案信息化建设（总分值：十五分）

1.档案管理系统应用（五分）

*是否配备或开发适用的档案管理系统，并有效应用于档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。（三分）

*系统功能是否满足实际工作需求，操作是否便捷，运行是否稳定。（二分）

2.档案数字化成果质量（五分）

*纸质档案数字化转换过程是否规范，扫描图像质量（清晰度、完整性、准确性）是否符合相关