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企业白条报销审批流程标准模板

一、总则

为规范企业财务管理，加强对非标准凭证（以下简称“白条”）报销行为的管控，确保财务支出的真实性、合规性与合理性，明确各环节责任，防范财务风险，特制定本标准流程。本流程适用于企业内部所有部门及员工因特殊情况无法取得合规发票或其他标准报销凭证时的费用报销审批。

本流程所指“白条”，主要包括但不限于在经营活动中因客观原因暂时无法取得正式发票、财政票据等法定原始凭证，而以收款收据、付款证明、情况说明等非正式凭证作为报销依据的情况。白条报销应遵循“真实性原则、必要性原则、从严控制原则”，严禁虚构业务、虚报冒领。

二、白条报销的适用范围与限制

（一）适用范围

1.小额零星支出：如支付给个人的小额服务费、搬运费、临时维修费等，单笔金额应控制在企业规定的限额以内。

2.紧急或特殊情况：因突发事件、紧急采购等特殊原因，确实无法及时取得正式发票，且事后难以补开的支出。

3.其他经审批认可的特殊支出：需在申请时详细说明原因，并提供充分佐证材料。

（二）限制条件

1.白条报销不得用于购买固定资产、大额材料采购等应取得正式发票的业务支出。

2.严禁将可取得正式发票的支出故意转为白条报销，以规避税务监管或内部审批。

3.对于经常性发生的同类支出，企业应积极寻求合规解决方案，逐步减少白条使用。

三、白条报销审批流程

（一）申请与初审

1.申请人提交申请：经办人（申请人）因特殊情况需白条报销时，应填写《白条报销申请单》（可参照附件格式），详细注明报销事由、发生日期、涉及金额、收款方信息（如为个人，需注明姓名及联系方式），并对事项的真实性作出承诺。

2.原始凭证要求：申请人需提供能够证明经济业务发生的原始凭证，如收款方手写或自制的收据、付款截图、服务确认单、情况说明书等，并尽可能提供其他佐证材料（如现场照片、聊天记录、证人证言等）。

3.部门负责人审核：申请人所在部门负责人对申请事项的真实性、必要性及费用的合理性进行初审。审核通过后，在申请单上签署意见并签字确认。部门负责人应对本部门发生的白条支出承担管理责任。

（二）财务部门审核

1.合规性审核：财务部门首先审核该笔支出是否符合本流程规定的白条报销适用范围，是否属于严禁使用白条的情形。

2.真实性与完整性审核：对申请事由的真实性、提供的原始凭证及佐证材料的完整性、相关性进行审核。必要时，财务人员可向申请人或相关人员进行核实。

3.金额审核：复核报销金额的计算是否准确，是否符合企业相关费用标准或合同约定（如有）。

4.签署审核意见：财务审核人员根据审核情况，签署明确的审核意见。对于符合要求的，转下一审批环节；对于不符合要求的，应说明原因并退回申请人。

（三）审批权限与层级

白条报销因其特殊性，审批权限应严于普通发票报销。具体审批层级根据企业组织架构及授权体系设定，通常应至少包括以下层级（企业可根据自身情况调整金额阈值及审批人）：

1.部门负责人：对本部门白条支出的真实性和必要性负责，进行初步审批。

2.财务负责人/财务总监：对白条支出的合规性、财务风险及整体把控负责。

3.分管副总经理/总经理：根据金额大小及事项重要性进行审批。

4.总经理/董事长：对于金额较大或特殊性质的白条支出，需由企业最高管理层进行最终审批。

（四）付款与账务处理

1.审批通过：经所有必要层级审批通过后，财务部门方可安排付款。

2.付款方式：原则上应采用银行转账方式支付至收款方账户，减少现金支付。如确需现金支付，应严格遵守企业现金管理规定。

3.账务处理：财务部门应按照企业会计准则及内部会计制度，对白条报销业务进行规范的账务处理，并在会计凭证摘要中注明“白条报销”及相关审批情况，以便后续核查。同时，应充分考虑其税务影响。

4.白条管理：对于作为报销依据的白条，财务部门应统一编号、登记，并作为会计凭证的附件妥善保管。

（五）归档与备查

所有白条报销的申请单、审批文件、原始凭证（白条）及相关佐证材料，均应按照会计档案管理规定进行整理、装订和归档保存，保存期限应符合相关法规要求。

四、责任划分

1.申请人责任：对白条报销事项的真实性、合法性、合规性承担首要责任，对所提供材料的真实性、完整性负责。如有虚报、冒领等行为，将承担相应责任。

2.审批人责任：各层级审批人对其审批范围内的白条报销事项的真实性、必要性、合规性负有审核和监督责任。因审核不严导致企业损失的，将承担相应管理责任。

3.财务部门责任：对白条报销的合规性、财务手续的完整性、支付的准确性及账务处理的规范性负责。

五、管理要求与注意事项

1.从严控制：企业应加强源头管理，鼓励员工尽可能取得合规发票，从严控制白条报销的范围和频次。

2.定期清理：财务