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采购申请与审批标准化流程操作手册

一、引言

为规范公司采购行为，明确采购申请与审批各环节职责，提高采购效率，控制采购成本，防范合规风险，特制定本操作手册。本手册旨在为各部门采购相关人员提供清晰的流程指引，保证采购活动有序、透明、合规开展。

二、适用范围与场景

本手册适用于公司各部门所有采购行为，包括但不限于：

日常物料采购：办公耗材、生产辅料、维修配件等；

固定资产采购：设备、仪器、车辆等；

服务类采购：咨询、设计、外包服务、物业服务等；

项目采购：专项工程、研发项目所需物资或服务。

典型场景：

行政部需采购一批打印机墨粉；

生产部需补充原材料以保障生产计划；

研发部需采购实验设备用于新项目；

市场部需委托第三方公司进行活动策划服务。

三、标准化操作流程详解

采购申请与审批流程分为“发起申请→部门审核→财务审核→管理层审批→采购执行→归档记录”六个环节，各环节操作要点

（一）采购申请发起

操作人：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）

操作内容：

明确采购需求：根据工作需要确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、用途及到货时间等关键信息。

填写《采购申请单》：通过公司OA系统或线下表格填写《采购申请单》（模板见第四章），需完整填写以下字段：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购详情：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价、预算科目；

需求说明：用途、技术参数（如适用）、到货时间、供应商偏好（如指定供应商需说明理由）。

附件：根据采购类型补充必要材料，如：

固定资产采购：需附技术参数表、选型论证报告；

服务类采购：需附服务需求说明书、供应商资质要求；

大额采购（如超10万元）：需附至少3家供应商的报价单或比价记录。

提交审批：通过OA系统提交申请，或线下提交至部门负责人处。

（二）部门审核

操作人：需求部门负责人（如经理、主管）

审核要点：

必要性审核：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

预算审核：核对采购金额是否在部门年度预算内，超预算采购需说明理由并附预算调整申请；

信息完整性：检查《采购申请单》及附件是否填写完整、规范，关键信息（如规格、数量）是否清晰；

优先级确认：确认采购需求的紧急程度，协调与其他部门资源的冲突。

审核结果：

通过：在OA系统或申请单上签字确认，流转至下一环节；

不通过：注明驳回理由（如“预算不足”“需求描述不清晰”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务审核

操作人：财务部审核人员（如会计、主管）

审核要点：

预算合规性：核对采购金额与预算科目、预算额度是否匹配，跨部门预算采购需确认分摊方案；

成本合理性：审核预估单价、总价是否合理，大额采购需对比历史价格或市场行情，必要时要求补充比价资料；

资金安排：确认公司当前资金状况是否支持采购，若涉及大额支出需评估资金支付计划；

票据合规性：提醒后续需取得合规发票（如增值税专用发票），明确开票要求。

审核结果：

通过：签字确认，流转至管理层审批；

不通过：注明驳回理由（如“超预算且无调整说明”“单价虚高”），退回申请人或部门负责人补充材料。

（四）管理层审批

操作人：根据采购金额及类型，由不同层级管理人员审批（具体权限见下表）：

采购类型

金额范围

审批人

日常物料/服务

≤5000元

部门负责人+分管副总

日常物料/服务

5000元-5万元

分管副总+总经理

固定资产/项目采购

≤10万元

分管副总+总经理

固定资产/项目采购

＞10万元

总经理+董事长

审批要点：

战略匹配性：大额或重要采购需是否符合公司年度战略规划；

风险控制：评估采购行为可能存在的风险（如供应商依赖、质量风险），并确认应对措施；

必要性复核：对超常规采购（如非计划内固定资产）重点审核其必要性。

审批结果：

通过：在审批单上签字，确认采购执行；

不通过：注明驳回理由，终止流程（如“不符合战略规划”“风险过高”）。

（五）采购执行

操作人：采购部专员（如*采购员）

操作内容：

供应商选择：

日常小额采购：从合格供应商库中比价选择；

大额/重要采购：组织招标、询价或谈判，保证“公开、公平、公正”；

特殊情况（如唯一供应商）：需附供应商唯一性说明及审批记录。

下达采购订单：与供应商签订《采购合同》或下达《采购订单》，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、付款方式、质量标准及违约责任等。

跟进交付：跟踪供应商生产/备货进度，保证按时到货/提供服务；到货后组织需求部门验收（如数量清点、质量检测），填写《验收单》。

（六）归档记录

操作人：采购部专员、需求部门申请人

操作内容：

资料收集：整理采购全流程资料，包括《采购申请单》、审批记录、报价单/合同、《验收单》、发票等；

分类归档：按采购类型、日期将资料存档