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采购合同审核及签订指导手册

一、适用场景与业务背景

本手册适用于企业各类采购业务中合同的审核与签订流程，涵盖货物采购、服务采购、工程采购等场景。当采购部门完成供应商选择、价格谈判等前期工作后，需通过规范的合同审核与签订流程，明确双方权利义务、控制法律风险、保障采购合规性。手册供采购专员、法务专员、财务专员、业务部门负责人及相关管理人员协同使用，保证采购合同从起草到归档的全流程标准化管理。

二、合同审核与签订全流程操作指引

（一）合同前置准备

需求与资料收集

采购专员根据采购结果，收集《采购申请单》《供应商报价单》《技术规格说明书》《供应商资质文件》（包括营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）等基础资料。

对于特殊采购（如涉及进口设备、专利技术等），需补充提供《进口报关单》《技术转让协议》等专项文件。

合同草案拟定

优先使用企业标准合同模板（如《采购合同（通用版）》《采购合同（服务专用版）》），根据采购类型调整条款内容。

明确合同核心要素：合同双方主体信息、采购标的名称/规格/数量、质量标准、交付时间与地点、验收方式、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式等。

（二）业务部门初步审核

需求匹配性审核

核对合同标的、数量、技术参数是否与《采购申请单》《技术规格说明书》一致，保证满足业务部门实际需求。

审核交付时间、地点是否与生产/项目计划匹配，避免影响后续工作进度。

供应商资质与商务条款审核

复核供应商营业执照、经营范围、生产/经营许可等资质文件是否在有效期内，保证供应商具备履约能力。

审核价格条款（含单价、总价、税费约定）、交付周期、运输方式等商务条款是否与谈判结果一致，是否存在异常价格波动或不合理附加条件。

输出成果

业务部门负责人审核通过后，在《合同审核意见表》中签署“同意”意见；若需修改，需标注具体修改内容及建议，退回采购专员调整。

（三）法务专项审核

主体资格与合法性审核

核对合同双方主体信息（名称、地址、法定代表人等）与资质文件是否一致，避免与无民事行为能力或超越经营范围的供应商签约。

审查供应商是否为“三无企业”或存在重大诉讼、失信记录（可通过企业信用信息公示系统或第三方信用平台核实）。

条款合规性与风险审核

重点审核以下条款：

质量条款：质量标准是否明确（如国标、行标或约定标准），验收方法、异议期限是否合理；

交付条款：交付时间、地点、风险转移节点是否清晰（如“交付后风险转移至买方”）；

付款条款：支付条件（如“验收合格后30日内支付”）、支付方式（银行转账/承兑汇票）、逾期付款违约金是否约定明确；

违约责任：双方违约情形对应的违约金比例、赔偿范围是否公平，是否约定“定金罚则”或“违约金上限”；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）。

排除“霸王条款”（如“供应商对货物质量问题不承担责任”等违反公平原则的条款）。

输出成果

法务专员出具《法律审核意见书》，对合法条款签署“同意”；对存在风险的条款，标注修改意见（如“建议将‘质量异议期7天’延长至15天”）；对法律风险条款（如主体不适格、核心条款缺失），需否决合同并说明理由。

（四）财务合规审核

资金与税务条款审核

核对合同金额是否在采购预算范围内，超预算部分需附《预算调整审批单》；

审核付款方式是否符合企业财务制度（如大额支付是否需银行转账，禁止现金交易）；

明确税费承担方（如“价款含增值税13%，由供应商开具增值税专用发票”），发票类型、开具时间需与付款条件挂钩（如“付款前提供足额发票”）。

履约能力与资金风险审核

评估供应商财务状况（如资产负债率、现金流），避免因供应商资金链断裂导致交付违约；

对于大额采购，可要求供应商提供履约保证金（一般不超过合同金额的10%），并在合同中明保证证金退还条件。

输出成果

财务专员在《合同审核意见表》中签署“同意”或“需修改”意见，涉及资金预算或税务风险的，需附书面说明。

（五）跨部门联合会签

意见汇总与整改

采购专员收集业务部门、法务、财务的审核意见，整理形成《合同修改清单》，与供应商沟通修改合同条款；

对于无法达成一致的争议条款（如违约金比例、争议解决方式），由采购部门牵头组织相关部门与供应商协商，必要时提请分管领导协调。

联合会签确认

修改后的合同经业务部门、法务、财务负责人依次会签，确认所有意见已落实，形成《联合会签记录表》。

（六）管理层最终审批

审批分级管理

根据合同金额及重要性，实行分级审批：

金额≤10万元：由采购部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：由分管副总审批；

金额＞50万元或涉及重大战略采购（如核心设备、长期服务）：由总经理审批。

审批内容

管理层重点审核合同整体商业合理性、风险控制措施、成本效益是否符合企业战略目标