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跨部门协调会议记录表工具指南

一、适用场景与价值

当企业内部需多部门协作完成项目、解决冲突、分配资源或推动流程优化时，跨部门协调会议是高效沟通的核心载体。本工具适用于以下典型场景：

项目推进：如新产品开发、市场活动落地，需协调研发、市场、销售等部门的资源与时间节点；

问题解决：如客户投诉处理、流程断点排查，需联合责任部门明确根因与解决方案；

资源调配：如年度预算分配、人力支持协调，需平衡各部门需求与整体目标；

制度落地：如新流程推行、合规要求宣贯，需保证各部门理解一致并执行到位。

通过标准化记录会议内容，可避免信息遗漏、责任模糊，为后续执行与复盘提供依据，提升跨部门协作效率。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与框架

确认会议核心目标：组织者（通常为项目负责人或牵头部门负责人）需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线时间节点”“解决生产与供应链的交付冲突”），避免议题发散。

确定参会人员与分工：根据议题邀请相关部门负责人或核心执行人（如研发、市场、运营部门代表），明确主持人（控场）、记录人（负责填写本工具）、观察员（如有必要）。

准备会议材料：提前分发会议议程（含议题、时间分配）、背景资料（如项目进度表、问题数据表），让参会人员提前熟悉内容，提高讨论效率。

（二）会中记录：聚焦关键信息

会议进行时，记录人需围绕“议题-讨论-决议-行动”四要素动态记录，保证内容客观、准确：

开场与议程确认：记录主持人开场时间、会议目标重申、参会人员签到情况（如有缺席，注明原因）。

议题讨论记录：按议程顺序，逐项记录讨论要点：

发言要点：记录各部门核心观点（如“研发部门：需额外2周完成功能测试”“市场部门：建议提前1周启动预热”），避免冗长描述，提炼关键词；

分歧与共识：标注存在争议的问题（如“对测试时间存在1周分歧”）及最终共识（如“同意压缩研发内部排期，优先保障核心功能测试”）。

决议与行动项明确：对每个议题的结论进行总结，重点记录：

决议事项：明确最终的解决方案或决策（如“确定Q3产品上线时间为9月15日”）；

责任分工：每项决议需指定唯一负责人（如“研发部工负责完成功能测试，市场部工负责预热方案”）；

时间节点：明确各行动项的完成期限（如“8月30日前提交测试报告”）；

所需支持：记录部门间需协调的资源（如“运营部需提供3名用户支持人员协助测试”）。

会议总结：记录主持人总结的核心结论、待跟进事项及下次会议安排（如有）。

（三）会后跟进：保证落地闭环

整理与分发记录：会议结束后24小时内，记录人需根据会议笔记整理正式记录，经主持人审核无误后，分发给所有参会人员及相关部门负责人（可通过企业内部系统或邮件发送，标注“请确认反馈”）。

跟踪行动项进度：负责人需按时间节点推进行动项，记录人每周汇总进度，在下次会议前或通过工作群同步，对逾期事项及时预警。

归档与复盘：会议记录（含原始笔记、最终版记录、进度跟踪表）需归档至企业共享文档库，便于项目复盘或问题追溯。

三、跨部门协调会议记录表模板

会议基本信息

会议名称

例：Q3新产品上线跨部门协调会

会议日期

年月日

会议时间

开始：：—结束：：

会议地点

例：3楼会议室/线上会议（腾讯会议）

主持人

（部门）*工

记录人

（部门）*工

参会人员（部门+姓名）

研发部：工、工；市场部：工、工；运营部：工；生产部：工

缺席人员及原因

（如有）*工（部门）：因出差请假

会议类型

□项目启动□问题解决□资源协调□流程优化□其他：

议程与讨论记录

议题1：确定产品上线时间节点

汇报部门/人

研发部*工

讨论要点

-研发部：当前开发进度80%，需2周完成功能测试，预计9月10日提测；-市场部：建议9月15日上线，预留5天预热时间；-生产部：物料生产周期需10天，需9月5日前确定最终版本。

分歧点

研发部测试时间与市场部预热时间存在1周重叠。

共识点

压缩研发内部排期，优先保障核心功能测试，9月5日前提测，9月15日上线。

议题2：解决测试资源不足问题

汇报部门/人

运营部*工

讨论要点

-运营部：现有2名测试人员，需支持3轮用户测试，人力不足；-研发部：可抽调1名开发人员协助功能测试，不参与用户测试。

共识点

运营部新增1名测试人员，研发部派*工协助功能测试，8月20日前到位。

决议与行动计划

序号

决议事项

1

研发部9月5日前完成核心功能开发并提测

2

市场部8月25日前完成预热方案初稿并评审

3

运营部8月20日前新增1名测试人员，研发部*工协助功能测试

4

生产部8月10日前根据研发部提测版本确认物料需求

其他信息

附件清单

1.Q3产品开发进度表；2.市场部预热方案框架

下次会议安排

时间：9月6日14:00；地点：线上会议；议题：