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公司信息保密制度及操作流程

前言

在当前高度竞争的商业环境中，信息作为公司核心资产的地位日益凸显。商业秘密、客户数据、技术资料、财务信息等敏感内容一旦泄露，不仅可能导致公司经济损失，更可能动摇市场地位，甚至引发法律风险。因此，建立健全并严格执行信息保密制度，规范全体员工的信息处理行为，是保障公司持续健康发展的基石。本制度旨在明确保密责任，规范操作流程，强化保密意识，确保公司信息安全。

一、总则

（一）目的与意义

本制度旨在保护公司的信息资产，防止未经授权的访问、使用、披露、复制或销毁公司保密信息，维护公司的合法权益和竞争优势。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生、顾问及其他为公司提供服务的人员），以及所有涉及公司保密信息的外部合作单位及其人员。所有人员在接触和处理公司信息时，均须遵守本制度的规定。

（三）核心定义

1.公司信息：指公司在运营管理过程中产生、获取或拥有的各类数据、文件、报告、记录、程序、技术、知识等。

2.保密信息：指一旦泄露可能对公司造成不利影响或损失的公司信息，包括但不限于商业秘密、技术信息、经营信息、客户信息、财务信息、人事信息等。

3.商业秘密：指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。

二、保密信息的范围与等级

（一）保密信息范围界定

公司保密信息主要包括但不限于以下类别：

*经营决策信息：包括公司发展战略、未公开的重大投资计划、并购重组方案、重要会议纪要、价格策略、营销策略等。

*技术信息：包括研发项目资料、技术方案、设计图纸、源代码、算法、工艺流程、技术参数、实验数据、技术诀窍等。

*客户与市场信息：包括客户名单、客户联系方式、客户需求、交易记录、市场调研报告、招投标信息等。

*财务信息：包括公司财务报表、成本数据、预算方案、投融资计划、银行账户信息等。

*人事信息：包括员工个人敏感信息、薪酬福利、绩效考核、组织架构调整方案等。

*内部管理信息：包括未公开的规章制度、管理流程、内部通讯录、保密协议等。

*其他：公司认为需要保密的其他信息。

（二）保密等级划分（参考）

根据信息的重要性及泄露可能造成的影响程度，公司保密信息可划分为不同等级（如“绝密”、“机密”、“秘密”），不同等级信息对应不同的保护措施和访问权限。具体等级划分标准及标识方法由公司指定部门另行制定并更新。

三、保密责任

（一）全体员工责任

公司全体员工均有义务保守公司的保密信息。无论其职位高低、在何部门，均应自觉遵守本制度及相关规定，将保密意识融入日常工作中。

（二）管理层责任

各级管理人员为本部门保密工作的第一责任人，应带头遵守保密制度，加强对下属员工的保密教育和监督检查，确保本部门保密措施落实到位。

（三）特定岗位责任

涉及核心技术、财务、高层管理等关键岗位的员工，应承担更严格的保密义务，并可能需要签署额外的专项保密协议。

四、保密措施与操作流程

（一）文件资料管理

1.制作与标记：保密文件在制作时应明确其保密等级，并在文件首页或醒目位置加盖或标注相应的保密标识。

2.分发与传递：保密文件的分发应严格控制范围，仅限于确因工作需要知悉的人员。传递过程中应确保安全，可通过公司内部安全通讯系统或专人送达，禁止通过非加密电子邮件、即时通讯工具（如非工作微信、QQ）等不安全渠道传递。

3.使用与保管：员工应在授权范围内使用保密文件，使用完毕后应及时存放在带锁的文件柜或指定的安全区域。不得将保密文件随意摆放或带离工作区域。

4.复制与销毁：复制保密文件需经授权批准，并做好登记。废弃的保密文件（包括打印废纸、U盘等存储介质）应使用碎纸机粉碎或通过公司指定的专业销毁方式处理，严禁随意丢弃。

（二）计算机及信息系统安全

1.账户与密码：员工应妥善保管自己的计算机账户、网络账户及各类系统账户密码，定期更换，且不应设置过于简单的密码或将密码告知他人。

2.内部网络使用：严禁使用未经授权的外部存储设备接入公司内部网络。公司内部敏感信息系统应设置访问权限控制。

4.设备管理：公司配发的计算机、笔记本电脑、手机等设备，严禁安装未经授权的软件，严禁私自拆卸或改装。员工离职时，必须交还所有公司设备及存储介质，并确保其中保密信息已清除或归还。

5.数据备份：重要保密信息应按照规定进行定期备份，备份介质应妥善保管并加密。

（三）会议与沟通保密

1.内部会议：涉及保密信息的会议，应控制参会人员范围，明确保密要求。会议记录及相关材料应按保密文件管理。

2.外部沟通：未经授权，任何员工不得向公司外部人员（包括亲友、竞争对手、媒体等）泄露公司保密信息。对外宣传、接受采访等活动，应由指定部门统一口