采购合同管理审批表模板与填写指南.docVIP

采购合同管理审批表通用模板与填写指南

一、适用业务范围与场景

二、审批流程详解与操作步骤

1.申请人发起申请

采购专员或需求部门负责人作为申请人，根据采购结果（如招标、询价、谈判等）填写审批表，并收集以下基础材料：

供应商资质文件（营业执照复印件、相关行业许可证等，加盖供应商公章）；

采购需求说明（含技术参数、规格型号、数量、质量标准等）；

价格构成明细（单价、总价、费用是否含税等）；

合同草案（需明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款）。

填写完成后，在“申请人签字”处签署姓名及日期，提交至部门负责人审核。

2.部门负责人审核

需求部门负责人（如生产部负责人、行政部负责人等）对采购的必要性、技术参数合理性及与业务需求的匹配性进行审核，重点确认：

采购内容是否符合部门年度计划或临时需求；

技术要求是否清晰、无歧义，避免后续履约争议；

数量及规格是否与实际需求一致，是否存在超量采购。

审核通过后，在“部门审核意见”栏签署“同意”并签字、日期；若需修改，注明修改意见并退回申请人调整。

3.法务部门审核

法务专员或法务部门负责人对合同条款的合法性、合规性及风险点进行审核，重点关注：

合同主体是否具备完全民事行为能力，供应商资质是否在有效期内；

合同条款是否违反《民法典》《招标投标法》等法律法规，是否存在“霸王条款”；

违约责任是否明确、对等，争议解决方式是否约定为“向企业所在地有管辖权的人民法院诉讼”；

知识产权、保密条款等特殊约定是否完整（如涉及技术采购）。

审核通过后，在“法务审核意见”栏签署“同意”并签字、日期；若存在法律风险，标注具体条款及修改建议，退回申请人与供应商协商调整。

4.财务部门审核

财务专员或财务部门负责人对合同涉及的预算、付款方式及资金安排进行审核，重点确认：

采购总金额是否在年度或季度预算范围内，超预算采购是否已履行预算调整审批；

付款条件是否合理（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等），是否符合企业财务制度；

价格是否公允，是否低于市场均价或历史采购价格（需附价格对比说明）；

税务处理是否规范（如发票类型、税率、开票时间等）。

审核通过后，在“财务审核意见”栏签署“同意”并签字、日期；若涉及预算或资金问题，注明“暂缓审批”并说明理由，待预算落实后重新提交。

5.管理层审批

根据合同金额及企业授权体系，由不同层级管理层进行最终审批：

单笔合同金额≤10万元：由分管采购副总或总经理审批；

单笔合同金额＞10万元：需提交总经理办公会或董事会集体审议，由总经理或董事长审批。

管理层重点审核采购的战略必要性、金额合理性及对企业整体运营的影响，审批通过后在“管理层审批意见”栏签署“同意”并签字、日期；若未通过，注明“不同意”及核心原因，审批流程终止。

6.归档与执行

审批完成后，原件由行政部或档案管理部门统一归档，复印件分发至采购部门、财务部门、需求部门及供应商。采购部门凭审批完成的合同及审批表与供应商签订正式合同，并跟踪合同履行情况（如交货、验收、付款等），保证双方按约定执行。

三、采购合同管理审批表模板

采购合同管理审批表

合同基本信息

合同编号

（由采购部门按“年份-部门-序号”规则填写，如2024-采-001）

合同名称

（需与合同草案名称一致，如“公司办公电脑采购合同”）

供应商全称

供应商统一社会信用代码

供应商联系人及电话

（联系人姓名用*代替，电话仅用于业务沟通，不对外公开）

采购标的名称

规格型号/服务内容

采购数量

单价（元）

总金额（元）

（大小写需一致，大写：____________________元）

合同履行期限

（自_年_月_日至_年__月__日）

付款方式

（如：预付30%，验收合格后付60%，质保期满付10%）

采购依据

（如：2024年度第__季度采购计划、项目立项批文等）

申请人签字

_______________日期：____年__月__日

部门审核意见

_______________（签字）日期：____年__月__日

法务审核意见

_______________（签字）日期：____年__月__日

财务审核意见

_______________（签字）日期：____年__月__日

管理层审批意见

_______________（签字）日期：____年__月__日

附件清单

1.供应商营业执照复印件2.询价/招标文件3.技术协议4.其他：______

四、填写规范与常见问题提示

1.信息填写要求

完整性：表格中所有带“*”或未标注“可选”的项目均为必填项，不得遗漏，如合同编号、总金额（大小写）、供应商全称等；

准确性：供应商信息、金额、日期等关键数据需与合同草案及附件完全一致，避免笔误；

规范性：合同名称应简明扼要体现采购内容