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企业内部文件归档与管理规范

一、适用范围与核心应用场景

本规范适用于企业内部各部门在文件形成、流转、归档及后续管理全流程的操作，涵盖但不限于行政管理文件、项目管理文件、人力资源文件、财务基础文件、合同文件等非涉密企业内部资料。核心应用场景包括：新员工入职需归档员工入职材料及培训记录；项目立项至结题需全程跟踪归档项目过程中的方案、报告、会议纪要等；年度审计需系统整理年度各类管理文件备查；部门交接需规范移交文件档案保证信息连续性。

二、标准化操作流程

（一）文件收集：明确责任与范围

责任主体：各部门文件管理员为文件收集第一责任人，负责本部门日常文件的初步整理与汇总；项目负责人需同步收集项目全周期文件。

收集范围：

行政类：通知、会议纪要、内部管理制度、工作报告等；

项目类：立项申请、可行性研究报告、进度计划、验收报告等；

人力资源类：员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核表等；

财务基础类：费用报销单（不含发票）、预算表、财务分析简报等；

其他：部门间往来函件、重要业务合同复印件等。

收集要求：文件需为最终定稿版本，内容完整、字迹清晰（电子文件需为PDF或Word格式，避免使用临时格式），并标注文件形成日期及责任人。

（二）文件分类：建立逻辑框架

一级分类：按部门划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“项目部”等。

二级分类：按文件类型划分，如“行政管理”“会议管理”“培训管理”“项目立项”“项目执行”等。

三级分类：按年份或项目周期划分，如“2024年度”“项目（2024.01-2024.06）”等。

示例：行政部→行政管理→2024年度→通知文件

（三）文件编号：保证唯一性与可追溯

编号规则：采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”组合，其中：

部门代码：行政部（XZ）、人力资源部（RL）、财务部（CW）、项目部（XM）等；

文件类型代码：通知（TZ）、会议纪要（HYJY）、报告（BG）、合同（HT）等；

流水号：按文件收集顺序三位数编码，如001、002……

编号示例：XZ-TZ-2024-001（行政部2024年第1号通知文件）。

标注要求：纸质文件需在首页右上角标注编号；电子文件需将编号作为文件名前缀（如“XZ-TZ-2024-001关于事项的通知.pdf”）。

（四）信息登记：动态记录档案状态

登记主体：各部门文件管理员负责本部门文件登记，档案管理员定期汇总至企业总档案系统。

登记内容：文件名称、编号、形成日期、文件类型、页数（纸质）/大小（电子）、存放位置（如“行政部档案柜-1-3”）、电子文件存储路径、归档人、借阅记录（如有）。

（五）实体与电子文件存放

纸质文件：

使用统一规格档案盒（长310mm×宽220mm×厚30mm），盒面标注“一级分类-二级分类-年份-文件数量”（如“行政部-行政管理-2024年-共25份”）；

档案盒内附《文件归档目录》（模板见下文），按编号顺序排列；

存放于专用档案柜，按分类顺序依次存放，标注区域标识（如“A区-行政部档案”）。

电子文件：

按分类建立文件夹层级（如“企业档案\2024年”）；

文件名需包含编号及核心关键词（如“XZ-TZ-2024-001关于事项的通知.pdf”）；

定期备份（每月1次），备份介质包括企业服务器及移动硬盘，异地备份至少保存1份。

（六）借阅与归还：规范流转痕迹

借阅申请：借阅人需填写《文件借阅申请表》（模板见下文），经部门负责人审批后，提交至档案管理员；涉密文件需经分管领导额外审批。

借阅时限：普通文件不超过3个工作日，项目文件不超过5个工作日，确需延期的需重新申请。

归还要求：借阅人需检查文件完整性，归还时档案管理员核对无误后，在《文件借阅登记表》中记录归还日期；若文件损坏或丢失，需按企业规定承担相应责任。

（七）定期盘点与更新

盘点频率：每季度末由档案管理员组织各部门文件管理员进行一次全面盘点，核对纸质文件与电子文件的一致性。

更新内容：对新增文件及时归档登记，对已销毁文件标注“已销毁”，保证档案系统与实际存放状态同步。

（八）到期处置：合规清理与移交

保管期限：参考《企业文件档案保管期限表》，普通文件保管3-5年，重要项目文件保管10年以上，永久保存文件需单独标注。

销毁流程：

部门提出销毁申请，附《文件销毁清单》（含文件编号、名称、形成日期、保管期限、销毁原因）；

档案管理员会同部门负责人、法务专员（如有）共同鉴定，确认无保存价值后，报分管领导审批；

销毁时需有2人以上在场，监销人签字确认，纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件彻底删除并备份记录。

移交要求：对于需移交至档案馆或上级单位的文件，按接收方要求整理，填写《档案移交清单》，双方签字确认后留存备查。

三、关键表单模板

表1：文件归档登记表

文件编号

文件名称

形成日期

文