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通用行政文件归档与档案管理模板

一、适用范围与常见应用场景

日常行政管理：如通知、请示、报告、函件、会议纪要等常规行政文件的归档；

项目全周期管理：从项目立项、审批、实施到验收各阶段形成的合同、方案、报告、验收材料等文件归档；

重要会议管理：各类工作会议、专题会议的议程、签到表、发言稿、决议等文件归档；

人事变动管理：员工入职、转岗、离职、培训、考核等环节形成的劳动合同、简历、审批表、鉴定材料等文件归档；

资质证照管理：企业营业执照、组织机构代码证、各类许可证、荣誉证书等证照的扫描件及年检材料归档。

二、行政文件归档全流程操作指南

（一）文件收集：明确范围与责任主体

操作目的：保证应归档文件全面、无遗漏，为后续整理奠定基础。

操作内容：

确定收集范围：根据《文件归档范围和文书档案保管期限规定》，明确需归档的文件类型，包括但不限于：

上级单位来文（批复、通知等）；

本单位发文（红头文件、会议纪要等）；

各部门形成的业务文件（项目方案、合同、报表等）；

重要活动材料（会议签到表、照片、视频等）；

证照、合同、协议等具有法律效力或长期保存价值的文件。

明确责任主体：各部门指定专人（如部门助理）作为文件收集责任人，于每月最后一个工作日将本月应归档文件提交至行政部档案管理员处。

操作示例：项目组在“项目验收完成后3个工作日内，将项目立项书、中期报告、验收报告及合同正本整理后提交至行政部档案管理员处。*

（二）文件分类：科学划分与层级管理

操作目的：通过分类实现档案的系统化，便于后续检索与利用。

操作内容：

采用“年度-类别-保管期限”三级分类法：

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；

二级分类（类别）：按文件性质划分为综合类、业务类、人事类、财务类、证照类等（可根据单位实际调整类别名称）；

三级分类（保管期限）：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年及以下）三类。

操作示例：2024年综合类中的“年度工作总结”保管期限为“永久”，2024年人事类中的“员工入职登记表”保管期限为“长期”。

（三）文件整理：规范格式与去除冗余

操作目的：保证文件整洁、有序，符合归档装订要求。

操作内容：

检查文件完整性：核对文件是否齐全，如有缺失需及时补充（如会议纪要需附参会人员签到表）；

去除金属物：拆除文件中的订书钉、回形针等金属物，避免氧化损坏档案；

规范页码编排：采用阿拉伯数字连续编写页码（单页文件可编在右上角），空白页不编号；

修复破损文件：对破损、字迹模糊的文件进行复印或裱糊处理，保证内容清晰可辨；

电子文件备份：纸质文件需同步扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），按“年度-类别-文件名”命名后存储至单位档案管理系统（如OA系统）。

操作示例：行政部2024年1月发布的“关于春节放假的通知”（文号：行办〔2024〕5号），需去除原订书钉，编写页码（共2页），扫描后命名为“2024-综合类-行办〔2024〕5号-关于春节放假的通知.pdf”。

（四）文件编号：唯一标识与可追溯性

操作目的：通过唯一编号实现档案的精准定位与追溯。

操作内容：

采用“年度-类别代码-保管期限代码-流水号”的编号规则，示例：

年份：4位数字，如“2024”；

类别代码：2位字母（综合类=“ZL”、业务类=“YW”、人事类=“RS”、财务类=“CW”、证照类=“ZZ”）；

保管期限代码：1位数字（永久=“1”、长期=“2”、短期=“3”）；

流水号：3位数字（按文件收集顺序从“001”开始编）。

操作示例：2024年综合类、永久保管、第15份文件，编号为“2024-ZL1-015”。

（五）文件登记：台账记录与动态管理

操作目的：通过台账实时掌握档案数量、位置及状态，避免遗失。

操作内容：

使用《行政文件归档登记表》（详见“核心管理表格模板”），登记以下信息：文件编号、文件名称、文号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、归档日期、存放位置（如“档案柜-1-A-3”）、备注（如“原件1份，扫描件1份”）。

操作示例：项目组提交的“项目验收报告”（编号：2024-YW2-008），登记时需填写“形成部门=项目组”“形成日期=2024-03-15”“存放位置=档案柜-2-B-5”。

（六）文件装订与入库：规范存放与保护

操作目的：保证档案物理形态完好，便于长期保存。

操作内容：

装订方式：采用“三孔一线”装订法（孔距8cm，线距1cm），或使用档案夹、文件夹固定文件，避免使用金属夹；

入库登记：将装订好的档案按编号顺序放入档案柜，并在档案柜侧面标注“年度-类别”（如“2024-综合类”）；

环境控制：档案室需保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防潮设备，定期检查档案状态（每季度1次）。

操作示例：档案管理员将编号