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企业采购申请审批流程标准化手册

一、流程适用范围与触发条件

本手册适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖日常办公物资、生产原材料、设备工具、服务外包等采购场景。当员工或部门因工作需要获取物资、服务或外部资源时，均需通过本流程发起申请，保证采购行为合规、高效，资源使用合理。具体触发场景包括但不限于：

部门日常运营所需耗材补充（如文具、清洁用品等）；

生产计划所需原材料、零部件采购；

设备新增、维修或升级改造采购；

项目执行涉及的外部服务采购（如咨询、设计、运维等）；

其他经企业确认需纳入流程管理的采购需求。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购申请发起

责任人：需求部门申请人

操作说明：

申请人确认采购需求必要性，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额等核心信息；

登录企业采购管理系统（或填写纸质申请表），填写《采购申请单》（详见第三章模板），相关支撑材料（如技术参数要求、比价依据、项目立项批文等）；

提交申请后，系统自动流转至下一审批节点（部门负责人）。

输出物：《采购申请单》（含附件）

（二）需求部门审核

责任人：需求部门负责人

操作说明：

接收系统流转的申请后，1个工作日内完成审核，重点关注：

采购需求是否与部门工作计划匹配；

物资规格/服务内容是否清晰、合理；

预算金额是否在部门年度预算额度内；

审核通过：“同意”，流转至财务部门；审核不通过：注明原因，“驳回”，返回申请人修改后重新提交。

关键动作：确认需求真实性、合理性，把控部门预算执行。

（三）财务预算审核

责任人：财务部审核专员

操作说明：

接收申请后，1个工作日内完成预算审核，重点核查：

预算科目是否正确；

预算金额是否符合企业采购标准（如单次采购上限、年度总额控制）；

是否存在超预算情况（若超预算，需确认是否有预算调整批文）；

审核通过：“同意”，流转至对应管理层；审核不通过：注明原因（如“预算科目错误”“超预算未调整”），驳回至需求部门。

关键动作：保证采购支出符合财务管理制度，规避预算超支风险。

（四）管理层审批

责任人：按采购金额分级审批（示例：企业可根据自身规模设定标准，如以下）

金额≤5000元：部门负责人+财务部双审通过后即生效；

5000元＜金额≤20000元：需增加部门分管副总审批；

金额＞20000元：需增加总经理审批；

重大采购（如金额＞50000元或涉及核心设备）：需提交总经理办公会集体审议。

操作说明：

审批人根据采购重要性、预算匹配度等，在1-3个工作日内完成审批；

审批通过：系统《采购审批确认单》，流转至采购部门；审批不通过：注明具体意见，驳回至需求部门。

关键动作：分级授权，保证重大采购决策审慎合规。

（五）采购任务执行

责任人：采购部专员

操作说明：

接收审批通过的申请后，1个工作日内与需求部门确认采购细节（如交付时间、质量标准、特殊要求等）；

按企业采购制度选择采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等），完成供应商筛选、价格谈判；

确定供应商后，签订采购合同，同步将合同信息录入系统；

跟踪订单履约进度，保证物资/服务按时交付，并组织需求部门验收。

输出物：采购合同、验收单

（六）流程归档

责任人：采购部+行政部（档案管理）

操作说明：

采购执行完成后，采购专员将《采购申请单》《审批确认单》《合同》《验收单》等材料整理归档；

纸质材料存入采购档案盒，电子材料至企业档案管理系统，保存期限不少于3年。

关键动作：保证采购全流程可追溯，符合档案管理规范。

三、标准化模板工具

表3-1：企业采购申请单

基本信息

填写说明

申请部门

需求部门全称

申请人

员工姓名（某）

联系方式

内部办公电话

申请日期

YYYY-MM-DD

采购明细

物资/服务名称

需采购的具体物品或服务（如“A4打印纸”“年度审计服务”）

规格/型号

详细技术参数或服务内容描述

单位

采购计量单位（如“箱”“项”“台”）

数量

需求数量

预算单价（元）

不含税预估单价

预算总价（元）

总价=单价×数量

资金来源

预算科目（如“办公经费-2024年”“生产成本-原材料”）

用途说明

详细说明采购原因及使用场景（如“用于季度会议材料打印”）

附件清单

（可附技术参数、比价记录、立项文件等）

文件名称及数量（如“技术规格书1份”）

审批流程

需求部门负责人

签字：__________日期：__________

财务部审核

签字：__________日期：__________

分管副总（若需）

签字：__________日期：__________

总经理（若需）

签字：__________日期：__________

备注

其他需说明事项（如“紧急采购”“指定供应商”）

四、关键执行要点与风险提示

（一）预算与时效管理

申请人需提前3个工作日发