人力资源外包服务合同2026年员工档案协议.docxVIP

人力资源外包服务合同2026年员工档案协议

甲方（服务外包方）：[人力资源服务机构名称]

法定代表人/负责人：[姓名]

注册地址：[地址]

统一社会信用代码：[代码]

乙方（使用方）：[公司名称]

法定代表人/负责人：[姓名]

注册地址：[地址]

统一社会信用代码：[代码]

鉴于甲方具备提供人力资源外包服务，特别是员工档案管理服务的专业能力和资质；乙方因业务发展需要，委托甲方提供员工档案管理服务；甲乙双方经友好协商，依据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国个人信息保护法》及其他相关法律法规，达成如下协议：

第一条服务内容

1.1甲方根据乙方要求及国家相关法律法规规定，为乙方名下全体员工提供员工档案管理服务，包括但不限于：

（1）接收、整理、分类、编号乙方移交的员工入职、在职、离职等相关档案资料；

（2）按照国家及地方档案管理要求，对员工档案进行安全、规范、长期的物理或电子化保管；

（3）建立和维护员工档案管理系统（如有），确保档案信息准确、完整、可追溯；

（4）根据乙方合法合规的需求，提供员工档案的查询、复印、证明材料提取等配套服务；

（5）保管期满档案的鉴定、移交或销毁工作，并确保符合法律法规要求；

（6）建立并执行严格的档案安全管理制度，防止档案遗失、损毁、篡改或未经授权的访问、泄露；

（7）向乙方定期（例如：每季度/每年）提供档案管理服务工作报告。

1.2乙方应按照约定，及时、准确、完整地向甲方移交员工档案资料，并配合甲方完成档案信息的核实、更新等工作。

第二条档案移交与接收

2.1乙方应移交的档案资料清单包括但不限于：员工入职登记表、身份证复印件、学历学位证明、专业技术职称证明、劳动合同、培训记录、绩效考核记录、奖惩记录、员工异动文件（调岗、晋升、降级等）、离职手续办理单据等。

2.2档案移交方式：乙方应通过[书面送达/电子系统上传]等方式，将纸质档案及/或电子档案资料移交至甲方指定人员或系统。

2.3甲方在收到乙方移交的档案资料后，应进行核对确认，并在[]日内完成接收、整理、编号工作，并向乙方出具接收确认记录。

第三条档案保管

3.1甲方承诺对所保管的员工档案资料承担保管责任，确保档案资料的安全、完整。

3.2甲方应采取必要的安全防护措施，包括但不限于：选择安全的物理保管场所（具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等条件），或采用符合安全标准的数据中心进行电子化存储；建立严格的库房/系统访问权限控制，限制非授权人员接触；实施数据备份和灾难恢复机制，防止数据丢失。

3.3档案保管期限：甲方对乙方员工档案的保管期限自档案移交之日起不少于[根据相关法律法规及乙方要求，约定具体年限，例如：三年/五年/十年或更长]，对于涉及特定情形（如兵役登记等）的档案，将按照国家特别规定要求保管更长时间。

3.4保管期间，如发生档案资料的自然损坏（如纸张老化、电子数据丢失等），在甲方无过错的情况下，费用由[]承担。

第四条档案利用与查阅

4.1甲方仅能按照乙方的合法合规要求，为完成档案管理服务而使用员工档案资料。

4.2乙方因合法合规目的（如：处理劳动争议、审计、内部管理、办理社保公积金等）需要查阅、复印或提取员工档案的，应向甲方提出书面申请，说明查阅目的、所需材料清单及数量。

4.3甲方在收到乙方符合条件的申请后，应在[]个工作日内提供查阅或配合提取。涉及个人隐私或可能泄露商业秘密的内容，甲方有权进行必要的遮盖或说明。

4.4乙方授权其[指定部门/人员]凭有效身份证明及授权委托书查阅档案，甲方应记录查阅时间、人员及内容。

4.5甲方应依照乙方合法合规的要求，及时、准确地提供员工档案证明材料（如：档案证明、工资证明、社保参保证明等），乙方应提前[]日提出书面申请并说明用途。

第五条档案安全与保密

5.1甲方必须严格履行保密义务，对其接触、管理的所有员工个人信息及档案内容承担保密责任，未经乙方书面授权，不得向任何第三方（包括关联公司非直接关联部门）泄露、转让、出租任何档案信息或其衍生信息。

5.2甲方应与其员工、相关接触人员签订保密协议，明确其在工作中对员工档案信息的保密义务和违约责任。

5.3严禁任何形式的未经授权的档案查阅、复制、篡改、损毁、丢失行为。如发生任何泄密、丢失、损毁事件，甲方应立即采取补救措施，并在事件发生后[]小时内书面通知乙方，并承担由此给乙方造成的一切损失（包括直接经济损失和商誉损失）。

5.4乙方应对其授权人员查阅、使用档案的行为进行管理和监督，并对授权人员的违约行为承担连带责任。

第六条档案转交与返还

6.1员工离职：乙方应在员工离职手续办理完毕后[]日内，书面通知甲方，并配