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业务洽谈标准化问答记录模板

适用业务场景

标准化操作流程

一、洽谈前：明确目标与准备

梳理洽谈核心议题

根据洽谈目的（如合作模式、需求细节、价格方案、交付周期等），提前列出需沟通的关键问题清单，避免洽谈中遗漏重点。

示例：若洽谈“软件开发合作”，核心议题可包括“功能模块需求”“开发周期”“费用支付方式”“售后支持范围”等。

确认参与方信息

提前与对方沟通参会人员名单（包括姓名、职务、联系方式），明确双方对接人，保证洽谈决策链清晰。

准备资料与工具

携带相关资料（如产品手册、合作方案、报价单、过往案例等），以及记录工具（如笔记本电脑、录音设备需提前征得对方同意）。

二、洽谈中：实时记录关键信息

记录基本信息

在洽谈开始时，准确填写记录模板中的基础字段，包括：

洽谈时间（年/月/日上/下午具体时段）

洽谈地点（线上会议需注明平台名称，线下注明具体会议室）

参与方（我方：姓名+职务；对方：姓名+职务+所属单位）

主谈人（双方主要沟通协调人）

聚焦问答核心内容

按照“议题-提问-解答-共识”的逻辑顺序记录，重点关注：

对方提出的需求/疑问：准确记录问题表述（如“贵司产品是否支持定制化开发？”）；

我方的解答/方案：简明扼要回应（如“支持，可根据客户需求调整功能模块，定制周期约15个工作日”）；

双方达成的共识：用“确认”“明确”“约定”等词标注（如“确认定制开发周期为15个工作日，验收标准以附件《需求说明书》为准”）。

标注待办与分歧点

对未当场解决的问题（如“需内部确认报价细节”），明确记录“待办事项”“负责人”“完成时限”；对存在分歧的内容（如“付款方式存在争议”），需客观描述双方观点，避免主观评判。

三、洽谈后：整理确认与归档

24小时内完成记录整理

根据洽谈笔记或录音（需合规），补充完善模板中的问答细节，保证语言简洁、信息完整，避免模糊表述（如“尽快”“大概”等）。

双方签字确认

将整理好的记录模板通过邮件或书面形式发送给对方，由双方主谈人或授权人签字（或电子签章），确认内容真实有效。

归档与同步

将签字确认的记录归档至公司业务管理系统，同步抄送相关项目成员，保证后续执行责任到人。

洽谈记录模板表单

基础信息

内容

洽谈时间

______年______月_日上/下午_:____至______:______

洽谈地点

□线上（平台：____________）□线下（地点：____________）

我方参与人员

姓名：职务：__________；姓名：职务：__________

对方参与人员

姓名：职务：__________单位：__________；姓名：职务：__________单位：__________

主谈人（我方）

__________

主谈人（对方）

__________

洽谈议题与问答记录

序号

1

2

3

关键结论与承诺

1.双方确认以“区域代理+定制开发”模式推进合作，具体方案由我方于______年______月_日前提供。2.价格方案按附件《报价单》执行，维护条款按本次沟通约定。3.交付周期待我方评估加急资源后，于_年_月_日前回复。

后续行动安排

事项

提交独家代理方案

评估加急交付可行性

签字确认

我方签字：____________职务：__________日期：__________对方签字：____________职务：__________日期：__________

执行要点提示

信息准确性优先：记录时需核对关键数据（如时间、金额、周期），避免因笔误导致后续争议；对专业术语或缩写需标注说明（如“SaaS”需注明“软件即服务”）。

保持客观中立：记录问答内容时，不加入个人主观判断，仅还原双方原话及真实意思，分歧点需同时呈现双方观点。

保密与权限管理：洽谈记录涉及商业机密，仅限项目相关人员查阅，严禁对外泄露；电子版需加密存储，纸质版需归档至保密柜。

灵活调整适配场景：若洽谈涉及多个议题，可按议题拆分记录表单；若为高频合作，可针对特定业务场景（如“供应商接洽”“客户投诉处理”）定制子模板。

定期复盘优化：每月对洽谈记录进行复盘，分析高频问题与争议点，持续优化沟通话术与流程，提升洽谈效率。