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行政文书格式与流程编写指南

第一章适用范围与核心价值

行政文书是企事业单位内部管理的重要载体，用于规范工作流程、传达决策信息、记录事务过程及明确责任分工。本指南适用于以下场景：

日常行政管理：如通知、公告、会议纪要、工作计划等；

事务协调与决策：如请示、报告、函件、审批表等；

制度规范发布：如管理办法、规定、细则等；

工作记录与追溯：如工作报告、总结、台账等。

规范编写行政文书，可保证信息传递准确、流程执行高效、责任边界清晰，是提升组织管理标准化、专业化水平的基础工具。

第二章标准化操作流程

一、明确文书类型与核心目标

在编写前，需根据工作场景确定文书类型（如“通知”“请示”“会议纪要”等），并明确核心目标：是告知事项、请求批准、汇报工作，还是规范流程？例如“部门年度工作总结”需聚焦目标完成情况与问题分析，“设备采购请示”需突出必要性与预算依据。

二、收集基础信息与素材

围绕文书目标，收集必要信息，包括：

事实依据：如事件发生时间、涉及人员/部门、数据资料等；

政策支持：如公司制度、上级文件、相关法律法规条款；

关联方意见：如跨部门协作事项需提前沟通并获取确认意见。

三、规范格式与内容撰写

（一）通用格式要素

行政文书通常包含以下要素（根据类型可增减）：

居中，字体为二号小标宋简体，如“关于召开2024年第一季度安全生产工作会议的通知”；

主送机关：顶格书写，字体为三号仿宋GB2312，如“各部门、各子公司：”；

字体为三号仿宋GB2312，首行缩进2字符，行距为28磅，结构一般包括“开头（背景/目的）-主体（事项/要求）-结尾（执行说明/联系方式）”；

附件：如需附件，在下空一行左空2字符书写“附件：1.X”，附件名称后不加标点；

发文机关：右下角书写，字体为三号仿宋GB2312，如“行政部”；

成文日期：发文机关下方，字体为三号仿宋GB2312，用阿拉伯数字标注，如“2024年3月15日”。

（二）内容撰写要点

逻辑清晰：采用“总-分-总”结构，主体部分分条列项时，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号，层级分明；

语言准确：避免口语化、模糊表述（如“尽快”“大概”），使用“于3月20日前完成”“预算控制在5万元以内”等明确表述；

数据详实：涉及数据需注明来源（如“根据财务部2024年2月报表显示”），保证可追溯。

四、履行审批与签发流程

文书完成后，需按审批层级流转，保证内容准确、责任明确：

拟稿人自查：检查格式、内容、数据无误后，提交部门负责人审核；

部门负责人审核：重点审核事项必要性、部门协作可行性，签署“同意”或“修改后重报”意见；

分管领导审批：涉及跨部门或重要资源事项，需分管领导审批，确认符合公司战略或制度要求；

签发：由公司主要领导或授权领导签发（如总经理签发“公司管理制度类文书”），签发后标注“签发人：X”。

五、印发归档与执行跟踪

印发：签发后的文书需统一编号（如“行文〔2024〕5号”），打印、盖章后按分发范围送达（涉密文书需按保密流程管理）；

归档：电子版存入公司OA系统指定文件夹，纸质版由行政部统一编号、装订后归档，保存期限不少于3年（重要文书保存期限不少于10年）；

执行跟踪：如涉及事项需落地执行，责任部门需在文书要求的时限内反馈进展，行政部定期跟踪并记录台账。

第三章常用文书模板

一、《行政发文审批表》

文件编号

行文〔2024〕______号

拟稿部门

行政部

拟稿人

*明

审核人

*华

标题

关于举办2024年新员工入职培训的通知

主送机关

各部门、各子公司

摘要

为帮助新员工快速融入公司，定于4月10日-12日开展入职培训，内容包括企业文化、规章制度、岗位技能等，请各部门组织新员工报名，并于3月30日前反馈名单。

附件

1.2024年新员工入职培训安排表2.参训人员回执表

部门负责人意见

同意。请各部门积极配合，保证新员工全员参与。签字：*华2024年3月15日

分管领导意见

同意。培训需结合岗位需求，增加实操环节。签字：*强2024年3月16日

总经理意见

同意印发。签字：*军2024年3月18日

印发范围

各部门、各子公司

印发份数

20份

归档情况

已归档（归档号：XZ2024031501）

二、《会议纪要模板》

会议名称

2024年第一季度安全生产工作会议

会议时间

2024年3月20日14:00-16:00

会议地点

公司三楼会议室

主持人

*强（分管副总）

参会人员

军（总经理）、华（行政部）、明（生产部）、红（设备部）及各部门负责人

记录人

*玲

会议主题

总结一季度安全工作，部署二季度重点任务

会议内容

一、一季度安全工作总结（生产部*明汇报）1.情况：未发生重大安全，轻微工伤2起，同比减少1起；2.隐患排查：共排查隐患15项，整改完成13项，整改率.7