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团队会议组织与会议纪要编写规范

一、适用场景与价值

本规范适用于团队内部各类工作会议的组织与记录，包括但不限于：

常规进度同步会：项目周会、月度总结会，跟踪任务进展，协调资源；

专项问题研讨会：针对具体问题（如技术瓶颈、流程优化）进行深度讨论，形成解决方案；

决策推进会：明确方案方向、分工落地，保证决策可执行；

跨部门协调会：联动多团队协作，对齐目标，减少沟通成本。

规范化的会议组织与纪要编写，能提升会议效率、保证信息传递准确、推动责任落实，为团队协作提供清晰指引。

二、会议组织全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议必要性

优先考虑“是否必须开会”：若问题可通过1对1沟通、文档同步解决，则取消会议，避免时间浪费。

明确会议核心目标（如“确定项目排期”“解决A模块bug”），目标需具体、可衡量。

制定会议议程

按目标拆分议题，明确每个议题的讨论重点、预计时长（建议单场会议不超过1.5小时，议题不超过5个）。

示例议程：

项目进度同步（20分钟）：各负责人汇报本周完成情况、下周计划；

A模块bug问题研讨（30分钟）：定位原因、解决方案分工；

新功能需求评审（20分钟）：优先级排序、排期确认；

其他事项（10分钟）。

发送会议通知

提前1-3天通过团队协作工具（如企业钉钉）发送通知，包含：

会议主题（如“项目周会-2024年X月X周”）；

时间（精确到分钟，如“14:00-15:30”，注明时区）；

地点/线上会议（线上会议需提前测试设备，并发送会议ID、密码）；

议程及会前准备材料（如“请各负责人提前提交进度表至群文件”）；

必参人员（标注“必须参加”），可选人员标注“欢迎旁听”。

准备会议物资

线上会议：提前调试麦克风、摄像头、共享屏幕，保证网络稳定；

线下会议：准备投影仪、白板、马克笔、签到表、会议资料（打印版或电子版）。

（二）会中执行：聚焦目标，高效推进

开场与议程确认

主持人提前5分钟到场，引导参会人员签到（线上会议开启签到功能）；

开场重申会议目标、议程及时长规则（如“每个议题严格控制在预计时间内，超时将提醒转入下一项”）。

引导讨论，控制节奏

按议程逐项推进，主持人需：

鼓励全员发言，避免少数人主导（如“关于这个问题，请还没发表意见的同事补充”）；

及时打断跑题发言（如“这个问题与当前议题关联度不高，可会后单独沟通，我们聚焦解决方案”）；

记录关键信息（指定专人记录或主持人同步记录，重点记录讨论结论、不同意见、待办事项）。

形成结论，明确行动项

每个议题结束时，主持人需总结结论（如“关于A模块bug，确定由张负责技术修复，李配合测试，本周五17:00前提交测试报告”）；

未达成一致的事项，明确下一步行动（如“需进一步调研用户需求，由王*牵头，下周一前提交调研初稿”）。

（三）会后跟进：闭环管理，推动落地

整理会议纪要

记录人需在会后24小时内完成纪要初稿，内容需客观、简洁，突出“结论”和“行动项”。

审核与分发纪要

纪要初稿提交主持人审核（重点检查行动项是否明确、信息是否准确）；

审核通过后，在2小时内发送至所有参会人员及相关方，抄送团队负责人；

线上会议同步会议录音/录像（如有），随纪要一并发送。

跟踪行动项进展

行动项负责人需在截止时间前更新完成状态（如通过任务工具标注“进行中”“已完成”“延期”）；

主持人/会议组织者每周跟进行动项进展，未按时完成的需及时沟通原因，协调资源解决。

三、会议纪要编写步骤详解

（一）信息收集与整理

收集材料：会议笔记、录音（需经本人同意后转录）、参会人员补充信息；

核对信息：保证关键信息（人名、时间、结论）准确无误，模糊表述需与参会人确认（如“尽快”明确为“X月X日前”）。

（二）结构化撰写纪要

纪需包含以下核心模块，按顺序排列：

1.会议基本信息

项目

内容示例

会议主题

项目周会-2024年3月第2周

时间

2024年3月11日14:00-15:30

地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议ID：X）

主持人

张*（项目经理）

记录人

李*（运营专员）

必参人员

张、李、王、赵、刘*

缺席人员

陈*（请假，已同步会议资料）

列席人员

无

2.议程概要与讨论记录

按议程顺序逐项记录，每项包含：

议题：如“项目进度同步”；

讨论要点：简要概括主要观点（避免逐字记录，提炼关键词）；

结论：明确最终结果（如“当前项目整体进度正常，无延期风险”）。

3.决议事项与行动项

核心模块，需单独列表，明确“做什么”“谁负责”“何时完成”“如何验收”：

序号

决议/行动项描述

负责人

截止时间

完成状态

备注（验收标准/所需支持）

1

完成A模块bug修复并提交测试报告

张*

2024-03-15

未开始

需技术部协助复现环境

2

提交新功能需求调研初稿

王*