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机关单位档案管理规范实务指南

前言

机关单位档案作为党和国家机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源体系的核心构成。科学规范地做好档案管理工作，对于机关单位提升治理能力、维护历史真实面貌、保障合法权益、服务决策参考具有不可替代的基础性作用。本指南旨在结合当前机关单位档案管理工作的实际需求与发展趋势，从实务操作角度出发，系统梳理档案管理各环节的规范要求与关键要点，为机关单位档案工作人员提供一套兼具指导性与可操作性的工作指引，以期推动机关档案管理工作迈向标准化、规范化、科学化轨道。

一、档案管理的基本原则与总体要求

机关单位档案管理工作应严格遵循以下基本原则：

1.统一领导，分级管理：坚持党和国家对档案工作的统一领导，按照隶属关系和管理权限，明确各级机关档案管理职责，形成上下协同、权责清晰的管理体系。

2.全程管理，前端控制：将档案管理理念融入文件产生、流转、办理的全过程，从源头上确保文件材料的规范性和完整性，为后续归档工作奠定基础。

3.规范标准，安全保密：严格执行国家有关档案工作的法律法规和标准规范，建立健全档案安全保密制度，确保档案实体与信息的安全，严防失泄密事件发生。

4.依法利用，服务发展：在遵守保密规定和知识产权保护的前提下，积极开发档案信息资源，为机关决策、工作查考、公众服务等提供有效支持，充分发挥档案的价值。

总体要求上，机关单位应将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，明确分管领导，设立或明确档案管理部门，配备专职或兼职档案工作人员，并将档案工作所需经费列入单位预算，保障档案工作的正常开展。

二、档案的收集与归档

档案收集与归档是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作的成效。

（一）归档范围的确定

机关单位应依据国家相关规定，结合本单位职能和工作实际，科学界定文件材料的归档范围。通常包括：

*本单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，如决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、统计报表、合同、协议、调研材料等。

*反映本单位历史沿革、机构设置、人员编制、重要活动、荣誉奖励等方面的文件材料。

*与本单位业务工作密切相关的上级机关、同级机关和下级机关的重要文件材料。

*其他按照规定应当归档的文件材料。

同时，应明确不归档文件材料的范围，如重份文件、临时性事务性文件、无查考利用价值的一般性文件等，并按规定处理。

（二）归档时间与要求

*归档时间：通常情况下，文书档案应在次年上半年完成归档；专门档案（如会计档案、人事档案等）应按照相应专业档案管理规定的时限进行归档；项目档案应在项目竣工验收后及时归档。

*归档要求：

*归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。

*文件材料的制成材料应符合耐久性要求，字迹清楚、图样清晰、签章完备。

*电子文件应连同其元数据、背景信息一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。对于纸质文件扫描形成的电子档案，其扫描质量和格式应符合相关标准。

*归档的文件材料应按照规定的顺序整理完毕，并填写归档文件移交清单，办理交接手续。

（三）归档责任

机关单位各部门应明确兼职档案员，负责本部门形成文件材料的收集、整理和向单位档案管理部门移交工作。档案管理部门负责指导和督促各部门做好归档工作，并对接收的档案进行审核验收。

三、档案的整理与编目

档案整理与编目是对归档文件材料进行系统化、条理化处理，使其便于管理和利用的关键环节。

（一）整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）分类方法

机关单位档案通常采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的分类方法进行分类。具体分类方案应根据单位实际情况确定，并保持相对稳定。

*年度：将文件材料按其形成或处理的年度进行划分。

*组织机构（或问题）：在年度下，按文件材料形成的部门（组织机构）或文件内容所反映的问题进行划分。一般情况下，机构稳定的单位宜采用组织机构分类法；机构变动频繁或业务综合性强的单位可考虑采用问题分类法。

*保管期限：在组织机构（或问题）下，按文件材料的保存价值划定不同的保管期限（永久、定期，定期一般分为长期和短期）。

（三）文件排列与编号

*排列：在同一分类层级内，文件材料应按照一定的顺序排列，如事由结合时间、重要程度等。

*编号（档号编制）：应按照国家档案行业标准《档号编制规则》，为每一件档案或每一盒档案编制唯一的档号，确保其唯一性和可追溯性。档号通常由全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号（或卷号）等要素构成。

（四）编目

编目