行政办公室日常事务管理规范.docxVIP

行政办公室日常事务管理规范

一、总则

为确保行政办公室各项工作规范、高效、有序进行，营造整洁、有序、和谐的办公环境，保障公司整体运营的顺畅，特制定本规范。本规范适用于公司行政办公室全体人员及涉及办公室事务的相关人员，旨在明确职责、规范流程、提升效能。全体人员应自觉遵守，严格执行。

二、办公环境管理

（一）日常维护

办公区域应保持清洁、整齐、通风、采光良好。每日上班前，由值日人员或保洁人员对公共区域（包括地面、桌面、接待区等）进行清扫。个人工位由使用者负责整理，物品摆放有序，文件资料及时归档，下班前清理桌面无关杂物，关闭个人电脑及周边设备电源。

（二）环境秩序

严禁在办公区域内吸烟、饮食（指定茶水间或休息区除外）、喧哗、嬉戏打闹。办公时间应保持安静，不大声交谈，接打电话时注意控制音量。公共设施（如饮水机、打印机、空调等）由专人负责定期检查和维护，发现故障及时报修。

三、办公用品与设备管理

（一）办公用品管理

1.申领与发放：办公用品实行统一采购、按需申领制度。各部门按月或按季度提交办公用品申领计划，经行政办公室审核汇总后统一采购。办公用品入库时需核对数量、规格，建立台账。领用采取登记制度，倡导节约，杜绝浪费。

2.库存管理：行政办公室应定期对办公用品库存进行盘点，确保常用办公用品库存充足，避免断供。对于易损耗或用量较大的物品，应设定合理的最低库存量。

（二）办公设备管理

1.使用规范：计算机、打印机、复印机、传真机等办公设备，使用者应熟悉其基本操作方法，严格按照操作规程使用。严禁私自拆卸、改装设备。

2.维护保养：各类设备应指定专人负责或由行政办公室统一协调进行定期维护保养，保持设备清洁，及时处理小故障。设备出现故障时，使用者应立即停止使用并向行政办公室报修，由行政办公室联系专业人员维修。

3.耗材管理：打印机、复印机等设备的耗材（如墨盒、硒鼓、纸张等）由行政办公室统一管理，及时更换，确保设备正常运行。

四、会务与接待管理

（一）会议管理

1.会前准备：接到会议通知后，行政办公室应根据会议性质、规模和要求，及时预订会议室，准备会议所需的设备（如投影仪、麦克风、白板等）、资料、饮品等。提前做好会场布置，调试好设备，确保会议顺利进行。

2.会中服务：会议期间，行政办公室人员应做好现场协调、服务工作，如分发资料、添水、处理临时突发情况等。重要会议应安排人员做好会议记录。

3.会后整理：会议结束后，及时清理会场，回收会议资料，关闭设备电源，整理会议纪要并按规定分发、存档。

（二）接待管理

1.日常接待：对外来访客，应热情、礼貌接待，主动询问事由，及时与相关部门或人员联系。对于重要访客，需提前做好接待方案，包括迎接、引导、座谈安排、餐饮住宿（如需）等。

2.接待规范：接待时应使用规范文明用语，举止得体。根据访客级别和公司规定，安排适当的接待场所和接待标准。

五、文书与档案管理

（一）文件处理

1.收文：收到外来文件、信函后，应及时登记、编号，根据文件内容和性质，呈送相关领导批阅，并按照领导批示意见及时分办、传阅、催办。

2.发文：公司对外发文或内部重要通知，需按照规定的格式和审批流程进行拟稿、审核、签发、编号、打印、用印、分发。发文过程应确保内容准确、格式规范、传递及时。

3.传阅：文件传阅应遵循保密原则和指定范围，及时传递，不得随意滞留、横传或带出办公区域。阅文人应在文件传阅单上签字，并对文件内容保密。

（二）档案管理

1.归档范围：公司各类具有保存价值的文件、资料、合同、会议纪要、财务凭证、人事档案等均应纳入归档范围。

2.归档要求：档案应按照年度、类别、部门等进行分类整理，做到条理清晰、检索方便。归档文件应齐全、完整，手续完备。电子档案应与纸质档案同步管理，确保数据安全。

3.档案借阅：借阅档案需履行借阅手续，经相关领导批准后方可借阅。借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、复制（经批准除外）或转借他人。档案借阅期限一般不超过规定时间，到期需及时归还。

六、信息沟通与印章管理

（一）信息传达

行政办公室是公司信息传递的重要枢纽，应确保各类信息（如下级请示、上级指示、内外通知等）及时、准确、无误地传达至相关部门和人员。建立健全信息沟通机制，可通过会议、文件、邮件、公告栏等多种形式进行信息交流。

（二）印章管理

1.印章保管：公司各类印章（如公章、合同专用章、财务专用章等）应由专人负责保管，并存放在安全可靠的地方。保管人员应严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。

2.用印审批：使用印章必须履行审批手续，经相关领导签字批准后方可用印。用印前应认真核对用印文件的内容、份数、审批手续等，确认无误后方可盖章。重要文件用印需进行登记备案。严禁在空白纸张、介绍信或未