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外贸公司业务规章制度

做了十年外贸，从跟着师傅跑展会的新人，到带二十人团队的业务主管，我最深的体会是：外贸行业像走钢丝，看似风光无限，实则每一步都要踩准节奏。而我们手中的”安全绳”，正是这套凝结了无数经验与教训的业务规章制度。它不是冰冷的条文，而是前辈们用客户流失、货款损失、清关受阻的代价换来的”生存指南”。今天就以从业者的视角，聊聊这套伴随我们成长的”行动手册”。

一、制度根基：从”人治”到”法治”的底层逻辑

刚入行时，公司还是”老带新”的作坊式管理。记得有次前辈为了冲业绩，私下答应客户”30天交货”，结果工厂排期紧张，最后拖了15天，客户不仅扣了5%尾款，还终止了年度合作。那时我就想：如果有明确的交货期评估流程，这种错误本可以避免。

1.1制度的核心价值

外贸业务涉及”跨语言、跨法律、跨文化”三重屏障，任何环节的随意性都可能引发连锁反应。我们的制度设计始终围绕三个核心：

风险兜底：用流程框定”不能碰的红线”（如未经审核不得承诺特殊条款）；

效率护航：通过标准化操作减少重复沟通（如统一的PI模板避免反复修改）；

经验传承：把老业务的”隐性知识”转化为可复制的”显性规范”（如常见国家清关要求清单）。

1.2适用范围与基本准则

制度覆盖从客户开发到售后维护的全业务周期，适用于销售、跟单、单证、财务等所有业务相关岗位。核心准则有三条：

第一，合规优先：所有操作必须符合我国外贸法、目标国进口法规及国际惯例（如《国际贸易术语解释通则》）；

第二，数据留痕：邮件、合同、聊天记录等关键信息需归档，保存期不少于5年（曾有客户拖欠货款，靠三年前的聊天记录打赢了仲裁）；

第三，团队协同：禁止”信息孤岛”，销售需同步客户需求给生产部，跟单需反馈工厂问题给财务部，确保每个环节”有输入、有输出”。

二、操作全流程：环环相扣的”业务地图”

外贸业务像搭积木，少了任何一块都可能塌架。我们把流程拆分为五大阶段，每个阶段都有明确的”动作清单”和”注意事项”。

2.1客户开发阶段：从”广撒网”到”精准钓”

新手常陷入误区：以为客户越多越好。但我们的制度规定：开发客户前必须完成”三查”——查企业资质（通过当地工商数据库验证注册信息）、查行业地位（海关数据看进口量）、查信用记录（第三方平台如邓白氏）。曾有业务员接了个”新客户”，后来才发现是老赖公司换了壳，货款至今没收回。

开发渠道也有规范：展会客户需当场填写《客户信息表》（含采购周期、竞品信息）；线上询盘需在24小时内回复（响应速度影响客户印象分）；社媒开发禁止过度营销（曾因频繁私信被脸书封过账号）。最关键的是，所有客户需录入CRM系统，按”潜在-试单-核心”分级管理，避免资源浪费。

2.2订单签订阶段：细节里的”魔鬼与天使”

合同不是签完就完事，我们有套”六审”机制：

一审术语：FOB要明确起运港，CIF需确认保险覆盖范围（曾有客户要求加保战争险，业务员漏看导致纠纷）；

二审付款：30%预付款是底线，远期信用证需经财务评估开证行信用；

三审交货：需结合工厂排期、物流时效倒推，留足7-10天缓冲期（遇到过船公司临时跳港，缓冲期救过急）；

四审质量：要约定具体标准（如”ISO2000”比”合格”更明确），必要时附封样；

五审违约：延迟交货、质量不达标等情形的赔偿比例要写清（曾靠这条追回10万违约金）；

六审法律：争议解决条款选”中国国际经济贸易仲裁委员会”更有利于我方。

所有合同必须经部门主管、法务、财务三方会签，杜绝”先签后审”的情况（新人最易犯的错）。

2.3生产跟单阶段：从”催货”到”控品”

很多人以为跟单就是”催工厂交货”，其实核心是质量管控。我们的制度要求：

产前：需确认物料批次（避免用边角料）、工艺文件（与样品一致）；

产中：每完成30%进度要去工厂抽检（曾发现油漆色差，及时返工避免整批报废）；

产后：必须做出厂检验（第三方机构或公司QC），不合格品标注”返工/报废”，严禁私自放行。

跟单员每天要填写《生产进度表》，同步给销售和客户（客户最讨厌”消失的跟单员”）。遇到交期延误，24小时内要书面告知客户并协商解决方案（拖延只会让客户更生气）。

2.4物流发运阶段：单证是”命根子”

提单、装箱单、原产地证…每一份单证都可能影响清关。我们的要求是”三单一致”：合同、单证、货物信息必须完全匹配（曾因HS编码报错，货物在目的港被滞留1个月）。

订舱要提前15天（旺季舱位紧张），选择合作过的船公司（避免小公司突然倒闭）。装柜时必须拍照留证（箱号、封号、货物摆放），防止运输过程中调包。特别注意：电放提单需客户书面确认，避免钱货两空（有客户拿到电放件后拖延付款）。

2.5售后维护阶段：“一锤子买卖”变”长久合作”

很多公司做完订单就不管客户，我们却把售后当”二次开发”。制度规定：

货物到港后3天内，主动询