行政前台岗位职能职责.docVIP

广泽控股集团行政前台岗位职责

职务：行政前台

【日常事务】

1、负责企业前台接待工作。

2、负责企业电话接转、收发传真、文档复印等工作。

3、接待用具、清洁用具申请。

4、卫生情况考察和监督，和接待客人后茶具清洁（天天1到2次）。

5、花草定时养护

6、企业职员通讯录整理更新。

7、下班前巡查办公电脑、设备是否关闭，如有些人员加班，则交接到具体某位职员负责。

【人事事务】

1、天天在各大网站公布和刷新招聘信息。

2、通知面试人员面试时间、接听面试电话。

3、做好面试人员简历整理、筛选。

工作标准：

前台接待人职员作标准

1、电话接听

电话机旁边备纸、笔，主动提供留言服务，随时准备统计客人提出要求和帮助处理事项。尤其对客人姓名、电话、时间、地点、事由等关键事项认真统计并立即转达相关部门和责任人。

1.1外线来电

1.1.1电话振铃三声之内必需立即接听

1.1.2接听电话时口齿清楚，声音甜美温和：“您好！广泽控股集团，请问您是哪里？您找哪位？”并立即统计对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。假如因故迟接，要一直电者说“对不起，让您久等了”前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并保持轻松、愉快声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类谦词。

1.1.3如所找其人确定不在办公室，应立即回应：“您好。****现在不在位上，请问可否联络其它工作人员。”

1.1.4如对方不一样意联络其它工作人员，应回应：“请问您有急事吗？可否留下您联络方法，我会立即帮您通知。”并慎重通知对方其所找人员手机号码。（企业工作人员联络方法不得随意透露）。如对方同意留下联络方法，应统计好并立即通知相关工作人员。

1.1.5如对方同意联络其它工作人员，应通知办公室电话。

1.2内线来电

1.2.1电话振铃三声之内必需立即接听。

1.2.2接听电话时口齿清楚，声音甜美温和：“您好，前台，请问有什么事情需要帮忙吗？”

2、来访人员接待

2.1礼貌待客，起身微笑服务。“您好，请问您找那位？您有预约吗？”

2.2如有预约应立即电话确定并做好来访人员登记。在不离开工作岗位基础上有效地把客人指导到相关部门（指一下方向即可）。

2.3如来访人员没有预约，电话确定对方是否同意接待。

2.3.1假如来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相关同事或领导，***单位***来访，不知道是不是方便接待。在不方便接待情况下，处于对来访者礼貌和方便，应委婉拒绝并立即送客。“对不起！您所找人员现在不在位上，需要转达您讯息吗？等她回来后我会立即地通知她。”

2.3.2如同意接待，做好来访人员登记。在不离开工作岗位基础上有效地把客人指导到相关部门

2.3.3假如要找人正在忙，能够请其稍等，用规范礼仪引领来访者入洽谈室或会议室坐下，并为其倒水。假如等了很长时间，访客要找人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。

3其它

3.1应主动跟进出企业领导问好。

3.2主动沟通和协调各部门之间关系，对职权范围外工作立即汇报。

3.3管理好前台设备，如发觉设备使用不正常时，应立即向相关人员汇报，并立即处理。

3.4维护好前台卫生。保持接待区域内卫生。

3.5监督卫生阿姨工作，负责其签到工作。

3.6负责领导办公室茶具清洁，客人接待完成离开后。

3.7负责办公室花草养护工作。见花草养护统计表。

4企业前台礼仪规范

面带笑容，保持开朗心态，有利于营造友好、融洽工作气氛；保持身体清洁卫生，这不仅是健康需要，更是文明表现，有利于和人交往；头发梳理整齐、面部保持清洁；女职员不化浓妆；指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳指甲油；能够使用清新、淡雅香水。

5前台行为规范

5.1举止文明大方，注意坐姿、站姿；

5.2严禁打闹嬉戏、严禁上班时间大声喧哗；

5.3注意文明办公，严禁上网聊天

5.4严格遵守《文明办公条约》

人事事务

6.1、天天在各大网站公布和刷新招聘信息，做好公布登记（公布网站、时间、岗位）。

6.2通知面试人员面试时间、接听面试电话，做好登记（人员起源网站、人员姓名、电话，应聘岗位，通知时间）。

6.3做好面试人员简历整理、筛选（可录用人员，安排主管面试；不可录用人员简历存档，并注明不录用原因）。