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跨部门沟通协调会议记录表范本

一、适用场景与价值

跨部门项目推进（如新产品研发、市场活动落地）中的资源调配与进度同步；

跨流程协作问题解决（如订单履约异常、客户投诉处理）；

部间职责边界澄清与流程优化（如销售与技术需求对接、财务与报销流程协同）。

通过规范记录会议内容，可避免沟通偏差、明确责任主体，保证跨部门协作高效落地，为后续工作复盘与追溯提供依据。

二、会议记录全流程操作指南

1.会前准备：聚焦目标，提前铺垫

明确会议核心议题：根据协作需求确定1-3个核心议题（如“Q3产品上线进度协调”“客户投诉跨部门处理流程优化”），避免议题发散。

提前通知参会方：至少提前2个工作日发送会议通知，包含议题、目标、时间、地点（或线上会议）、需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单），并要求各部门确认参会人员。

梳理背景信息：记录人需提前收集与议题相关的背景资料（如项目历史进展、已存在的卡点），保证会议记录有上下文支撑。

2.会中记录：客观全面，突出重点

记录基础信息：准确填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会部门及人员（姓名用“”代替，如“市场部-张”“技术部-李*”）、缺席人员及原因。

聚焦议程讨论：按议题顺序记录，重点捕捉：

各部门观点陈述（如“销售部提出客户反馈功能优先级需调整”）；

分歧点与争议（如“技术部认为当前资源无法满足需求，建议延期”）；

一致共识（如“同意优先处理A功能，B功能纳入下期规划”）。

明确决议与行动项：对每个议题的结论性内容单独记录，包含“具体措施”“责任部门/人”“完成时间”（如“由技术部-王*负责接口开发，8月15日前完成”）。

3.会后跟进：闭环管理，保证落地

整理记录初稿：会后24小时内完成会议记录整理，保证内容客观（不添加个人观点）、条理清晰（按议题-讨论-决议-行动项结构呈现），并经主持人审核确认。

分发与归档：通过企业内部渠道（如OA系统、邮件）将最终版分发给所有参会人员及相关部门负责人，同步抄送上级领导；原件按项目/部门分类归档，保存期限不少于1年。

跟踪行动项进展：记录人需在责任截止日前3天提醒责任人，并在会后1周内汇总行动项完成情况，形成《会议决议跟进表》，同步至各参会方。

三、跨部门沟通协调会议记录表（模板）

会议基本信息

会议名称

*项目跨部门协调会（2024年Q3）

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点*

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

主持人

总经办-赵*

记录人

运营部-孙*

应到人数

8人（市场部2人、技术部3人、销售部2人、财务部1人）

实到人数

7人（财务部-周*请假，已提前提交材料）

缺席原因

外出培训

参会人员

部门

姓名（*代替）

市场部

张、刘

技术部

李、王、陈*

销售部

杨、黄

财务部

周*（请假）

会议议程与讨论记录

一、议题1：Q3“星火计划”产品上线进度协调?背景：产品原定8月20日上线，市场部反馈客户需求新增“数据可视化模块”，技术部评估开发周期需延长10天。?讨论：-市场部-张：客户已确认该模块为刚需，若延期将影响3个重点客户签约，建议协调资源优先开发。-技术部-李：当前团队3人参与紧急项目，新增模块需2人专职开发，建议销售部同步调整客户预期。-销售部-杨：可向客户说明延期原因，争取1周缓冲期，但需明确最终上线时间。?决议：1.数据可视化模块纳入上线范围，技术部抽调1人支援，保证9月5日前完成开发与测试；2.市场部于8月10日前向重点客户发送《延期说明函》，同步新上线时间；3.总经办-赵负责协调外部开发资源，作为备用方案。

责任人/完成时间

二、议题2：跨部门费用报销流程优化?背景：销售部反馈报销周期长（平均15天），因财务部需多次核验业务单据，影响客户垫资积极性。?讨论：-财务部-周（书面材料）：当前需核验合同、发票、行程单等5项材料，单笔审核耗时2天，建议业务端提前提交电子版预审。-销售部-黄：业务人员外出多，电子版提交不便，能否简化非核心材料（如小额交通费无需提供行程单）？-运营部-孙：可上线“报销预审系统”，业务端拍照材料，财务线上初审，减少退单率。?决议：1.财务部于8月20日前出台《报销材料简化清单》，明确500元以下交通费、200元以下招待费无需提供明细单据；2.运营部与技术部协作，9月10日前完成“报销预审系统”原型开发，财务部配合测试；3.下月起试行“电子材料优先”报销流程，退单率目标降至10%以下。|责任人/完成时间|财务部-周（8月20日前出台清单）运营部-孙、技术部-王（9月10日前完成系统原型）财务部-李*（9月起牵头试行流程）|

三、其他事项?市场部申请下月开展“客户体验日