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企业用户接待步骤及标准

6月

用户接待是企业对外形象窗口，是树立企业良好形象关键步骤，为了不停加强企业竞争力，提升用户满意度，形成标准化接待工作程序，特制订本步骤。

步骤图：

序号

步骤

说明

责任部门

1

接待申请

申请接待部门需提前填写《用户来访接待通知单》依据接待申请要求，在用户抵达前应作好相关接待安排，立即和用户联络了解具体到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并立即落实。

责任部门

2

确定接待等级

安排接待人员

确定来访接待等级，企业依据工作需要安排接待人员，担负接待任务人员必需严格根据标准落实整个接待过程。通常情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。

责任部门

3

确定行程安排

申请接待部门依据工作内容制订行程安排

责任部门

4

接车（接机）

接待人员在接到接待任务后，必需确定来访人员班机（班车）何时抵达，抵达地点，航班号（车次），来访人员姓名、特征。用车，先落实企业有没有车辆以后进行，如无法安排车辆应通知用户并告之坐车方法，尤其是飞机，可通知其坐机场高速专线或打出租车。

责任部门

5

安排住宿，餐饮

依据班次时间或来访人员需要安排住宿、餐饮前后次序。

责任部门

6

会谈工作安排

申请接待部门制订会谈工作

责任部门

7

送行，电话回访

来访人员离开，由接待人员陪同送车，如有企业赠予纪念品，一定要提醒或直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己视线范围以后，才能离开,估量她们抵达时间，适时去电进行咨询接待工作情况，了解用户对企业产品和企业形象等等方面意见。立即做好汇报上报企业，方便改善。

责任部门

接待等级及标准定义：

等级

项目

A级

B级

C级

员工、职员等级

总监、部门经理等级

总经理、董事长等级

接待人员

对应部门1人

对应部门责任人

企业总经理、董事长

陪同人员

该项目部门责任人及员工

和项目对应责任人

车辆

无

现代依兰特103

宝马

接机（火车）

无

本部门随行

部门经理随行

住宿

企业不负担住宿费

200元/天以内

三星级

500元/天以内

四，五星级

房间准备

入住时办理

入住时办理或提前

提前办理房卡

餐饮

早

自行处理

20元/人

50/人

午

自行处理

50/人

500/人

晚

自行处理

50/人

500/人

会议

企业会议室

企业会议室

企业会议室

外部会议室

会议用具准备

资料

设备

纸笔、企业资料

日程表、纸笔、企业资料等

日程表、投影仪、纸笔、企业资料

茶歇

用具

茶、烟、纸巾等

茶、烟、水果、纸巾、笔记本、翻页笔、烟灰缸等

茶、烟、水果、纸巾、笔记本、翻页笔、烟灰缸等

纪念礼品

无

500元/人

1000/人

送行

司机

本部门随行

部门经理随行

用户来访接待申请单

部门

信息

申请部门

申请人

申请日期

抵达

信息

来访企业名称

抵达日期

航班(车，船次)

估计离开日期

出发地

抵达地

出发时间

抵达时间

访客

信息

姓名

性别

电话

备注

接待

要求

接待

接待等级

□A级□B级□C级

迎接地点

□机场□火车站□其它

其它要求

□需持鲜花迎接□需在迎接地点欢迎□车型有特殊要求

礼品

礼品类别

□电器类□文化类□工艺品类□生活类

礼品名称

元/件

礼品总数

送行

送到地点

送到人员

费用

费用预算

费用负担(部门)

交流

内容

其它

要求

□录像□拍照□翻译□会议纪录□其它

配合部门

部门经理审批

签字：日期：

总经理审批

签字：日期：