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材料采购流程标准操作规程

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司材料采购行为，确保采购过程的透明、高效与合规，保障生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，控制采购风险，特制定本规程。本规程依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，并结合实际采购工作经验制定。

1.2适用范围

本规程适用于公司所有生产性、非生产性材料（包括原材料、辅助材料、备品备件、办公用品等）的采购活动。特殊材料或有专项采购规定的，从其规定，但原则上应符合本规程的基本精神。

1.3基本原则

材料采购应遵循“质量优先、价格合理、及时供应、廉洁高效”的原则，确保采购物资符合规定标准，以最优的成本满足公司需求。

二、采购流程

2.1需求提出与审批

2.1.1需求申请

各需求部门根据生产计划、项目进展或实际消耗情况，填写《材料采购申请表》。申请表应清晰、准确地列明所需材料的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、建议品牌（如有）、预计单价（如有）、需求日期及用途等信息。申请表需由部门负责人签字确认。

2.1.2需求审批

《材料采购申请表》按公司规定的审批权限逐级报批。审批过程中，相关部门（如技术部、财务部）可对需求的合理性、必要性及技术参数的准确性进行审核。对于超出预算或预算外的采购需求，需按额外审批程序办理。

2.2供应商寻源与评估

2.2.1供应商信息收集

采购部门根据经审批的采购需求，负责收集潜在供应商信息。信息来源可包括行业目录、展会、网络平台、同行推荐、供应商主动接洽等。

2.2.2供应商评估与准入

采购部门会同相关技术、质量部门对潜在供应商进行评估。评估内容通常包括供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、质量保证体系、供货周期、价格竞争力、售后服务及财务状况等。通过评估的供应商纳入《合格供应商名录》进行动态管理。对于关键或大宗材料，应至少确保有两家以上合格供应商。

2.3采购执行

2.3.1询比价

对于金额较小、市场价格透明或常规性的材料采购，采购部门可向两家及以上合格供应商发出询价单，获取报价。询价单应包含清晰的采购需求信息及报价截止日期。采购部门对收到的报价进行比较分析，不仅考虑价格，还需综合评估质量、服务等因素。

2.3.2招投标（适用于规定金额以上或特殊要求的采购）

对于达到公司规定招标标准的材料采购，应按照公司招标管理办法组织公开招标、邀请招标或竞争性谈判等采购方式。招投标过程应遵循公开、公平、公正的原则，并接受监督。

2.3.3确定供应商

根据询比价结果或招投标评审结果，采购部门提出供应商选择建议，按审批权限报请相关领导审批。审批通过后，确定最终供应商。

2.4合同签订

2.4.1合同起草与评审

确定供应商后，采购部门负责起草采购合同。合同内容应包括但不限于：供需双方基本信息、材料名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间、交付地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式及合同有效期等。合同文本需经过法务部门（或指定人员）审核，涉及大额或复杂条款的，必要时可组织财务、技术等相关部门进行联合评审。

2.4.2合同签订

经评审无误的合同，由授权代表与供应商正式签订。合同签订应采用书面形式，双方签字盖章后生效。

2.5订单下达与执行

采购合同签订后，采购部门根据合同约定及实际需求进度，向供应商下达正式采购订单。订单应明确具体的交货批次、数量和时间。采购部门需与供应商保持沟通，跟踪订单生产及发货进度，确保按期供货。如遇异常情况可能导致延期，应及时协调并向相关部门通报。

2.6到货验收

2.6.1数量与外观检验

材料到货后，仓库或使用部门会同采购部门（必要时包括质量部门）根据采购订单、送货单及合同约定，对到货材料的数量、规格型号、包装完整性等进行初步检验。

2.6.2质量检验

对于需要进行质量检验的材料，由质量部门按照既定标准或抽样方案进行检验，并出具检验报告。检验合格后方可入库；不合格品按合同约定或公司不合格品控制程序处理，如退货、换货或让步接收（需特定审批）。

2.6.3入库

验收合格的材料，由仓库办理入库手续，生成入库单。入库单是后续付款的重要依据之一。

2.7付款结算

采购部门根据采购合同、入库单、检验合格报告（如需）及供应商开具的合法合规发票，按照公司财务制度及合同约定的付款条件，整理付款申请资料，报请财务部门审核付款。财务部门对付款资料的完整性、合规性进行审核后，按审批流程办理付款手续。

三、采购过程管理与控制

3.1采购档案管理

采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购过程中的各类文件资料（如采购申请、审批记录、询价单、报价单、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、订单、送货单、验收单、检验报告、发票、付款凭证等）进行妥善保管，确保其完整性、准确性和可追溯性。