会议组织与记录模板会议决策事项跟进反馈.docVIP

会议组织与记录模板：会议决策事项跟踪反馈工具

一、适用场景：哪些工作场景下需要这套模板？

在团队协作、项目管理或跨部门沟通中，若存在以下情况，可使用本模板提升会议效率与决策落地效果：

项目推进会议：需明确任务分工、时间节点及验收标准，避免责任不清；

问题解决会议：针对突发或长期存在的问题，形成决策方案并跟踪解决进度；

跨部门协调会议：涉及多角色协作时，统一目标、明确接口人，减少推诿；

周期性复盘会议：回顾前期决策执行情况，总结经验并调整后续计划；

重要决策传达会议：需将高层决议细化至具体行动项，保证全员理解并执行。

二、操作流程：从会前准备到事项跟踪的完整步骤

（一）会前筹备：让会议“有的放矢”

明确会议目标

召集人需提前确定本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免议题发散。

示例：若目标为“明确项目A的职责分工”，则议程需围绕“现有问题梳理”“责任部门划分”“时间节点确认”展开。

确定参会人员及分工

必邀人员：决策人（如部门经理）、执行人（如项目负责人）、相关接口人（如技术支持*）；

可选人员：需知晓信息但无需参与决策的人员（如实习生*）；

分工：指定主持人（控场）、记录人（全程记录决策及待办）、材料准备人（提前分发背景资料）。

准备会议材料及议程模板

提前1-2天向参会人发送会议通知（含目标、时间、地点、议程、背景材料）；

使用“会议议程表”（见模板1）细化议题，标注每个议题的负责人和预计时长，保证高效推进。

（二）会中执行：聚焦决策，避免“议而不决”

开场重申目标与规则

主持人开场时明确会议目标（如“今天需确定3个问题的解决方案及责任人”），并约定发言规则（如每人发言不超过3分钟，避免跑题）。

逐项讨论，记录关键信息

按议程顺序推进，记录人需实时记录：

讨论要点（不同观点的核心分歧）；

决策结果（明确“是什么”，避免“大概”“可能”等模糊表述）；

待办事项（需包含“做什么、谁负责、何时完成”，如“由技术部*在8月15日前完成系统接口调试”）。

确认决策与待办的准确性

每完成一个议题的讨论，主持人需复述决策结果和待办事项，参会人确认无异议后再进入下一议题，避免后续争议。

（三）会后整理：24小时内输出纪要，同步信息

整理会议纪要

记录人需在会后24小时内完成“会议纪要”（见模板4），内容需包含：

会议基本信息（名称、时间、参会人等）；

各议题讨论摘要（重点记录决策依据，而非所有发言）；

决策事项清单（明确结果）；

待办事项跟踪表（责任人、截止时间、状态）。

纪需经主持人审核无误后，通过邮件或企业等工具发给参会人及相关部门。

建立决策事项跟踪表

以“决策事项跟踪表”（见模板3）为核心工具，将会议中形成的待办事项逐一录入，标注“初始状态”（如“未开始”），并同步给责任人。

（四）持续跟踪：保证“事事有回音，件件有着落”

定期更新进度

责任人需在截止时间前1天更新事项进展（如“已完成80%，预计延期2天”），并在跟踪表中标注当前状态（“进行中”“已完成”“延期”“受阻”）。

项目负责人/会议发起人每周至少review一次跟踪表，对“延期”“受阻”事项及时介入协调（如资源支持、调整计划）。

闭环反馈

当事项完成后，责任人需在跟踪表中成果（如报告、截图），并通知相关人员确认；

对于未按时完成的事项，需在下次会议中复盘原因（如“资源不足”“需求变更”），并明确新的解决措施。

三、核心模板：可直接套用的表格工具

模板1：会议议程表

序号

议题名称

负责人

预计时长

讨论要点

预期决策结果

备注

1

项目A进度汇报

张*

20分钟

当前阶段成果、风险点

确认风险应对方案

附进度报告

2

需求优先级讨论

李*

30分钟

客户需求整理、资源评估

确定3个高优先级需求及排期

附需求清单

3

下次会议安排

王*

10分钟

时间、议题、参会人

明确下次会议时间及目标

-

模板2：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

项目A周例会（2024年8月5日）

会议时间

2024年8月5日14:00-15:00

会议地点

3楼会议室A（线上会议：腾讯会议ID56）

主持人

张*

记录人

刘*

参会人员

张（产品部）、李（技术部）、王（运营部）、赵（设计部）

缺席人员

陈*（出差，已提前同步会议材料）

会议目标

1.同步项目A当前进度；2.确认3个高优先级需求的开发排期；3.明确下次会议重点

模板3：决策事项跟踪表

事项编号

决策内容/待办事项

责任部门/人

计划完成时间

当前状态

实际完成时间

进展说明/成果

附件/支撑材料

备注01

完成客户需求优先级排序

李*/技术部

2024-08-10

进行中

-

已完成80%，剩余2个需求需确认

需求排序表（V1.2）

需客户*确认