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企业采购申请审批表货比三家流程指导

一、适用范围与启动条件

本流程适用于企业内所有达到一定金额标准或涉及重要物资/服务的采购事项，旨在通过规范化的货比三家机制，保证采购的经济性、合规性和合理性。具体启动条件包括：

采购单项预算金额超过【具体金额，如：人民币5000元】（或企业规定的最低比选标准）；

采购物品为非独家代理产品或非定制化服务（有明确供应商授权或技术专利限制的除外）；

属于日常办公用品、生产设备、后勤服务、IT耗材等常规采购品类（特殊专业设备可参照执行，需额外说明技术参数匹配要求）。

二、流程执行步骤详解

步骤一：需求确认与申请发起

需求部门职责：

采购申请人（需求部门经办人*）根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、用途及期望到货日期；

填写《企业采购申请审批表》（见模板表格），附《采购需求说明书》（需部门负责人*签字确认），详细说明采购的必要性和预算依据。

提交申请：将审批表及附件提交至本部门负责人*进行初审。

步骤二：供应商信息收集与初步筛选

采购部门职责：

收到审批表后，通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐渠道等途径，收集至少3家潜在供应商信息；

若企业无合格供应商库，需通过线上（如：企业采购平台、行业门户网站）或线下（市场调研、同行推荐）方式主动寻源，保证供应商具备合法经营资质（如营业执照、相关行业许可证等）。

供应商筛选标准：

初步筛选剔除资质不全、信誉不良（如存在严重违约记录、行政处罚）的供应商；

对于同类采购，优先选择近1年内合作过且评价良好的供应商（需提供合作证明）。

步骤三：供应商比选与评估

信息获取：

向筛选后的3家及以上供应商发出《比选询价函》（可通过邮件、书面函件或企业采购系统发送），明确采购需求、报价截止时间、报价要求（需包含单价、总价、报价有效期、供货周期等）。

比选维度：

价格（40%）：对比各家供应商总价及单价，取均价或合理低价区间；

质量与资质（30%）：审核供应商产品合格证、质量检测报告、行业认证（如ISO体系）、售后服务承诺等；

交付能力（20%）：评估供应商供货周期、物流配送能力、应急响应机制；

信誉与配合度（10%）：参考过往合作评价、市场口碑及沟通响应效率。

形成比选报告：

采购专员*汇总各供应商报价及评估信息，填写《供应商比选评估表》，明确推荐供应商及理由，附各供应商报价单、资质文件等佐证材料。

步骤四：审批流程执行

部门审批：

需求部门负责人审核比选报告，确认采购需求与比选结果的匹配性，签字后提交采购部门负责人。

采购部门审批：

采购部门负责人审核比选流程规范性、评估维度合理性，确认无倾向性或遗漏后，提交至财务部门。

财务与终审：

财务部门*审核预算符合性、价格合理性，重点评估是否存在虚高报价或成本优化空间；

根据采购金额分级审批（如：5000-20000元由分管副总审批；20000元以上由总经理审批），审批意见需在审批表“审批意见”栏明确签署“同意”或“不同意，需重新比选”。

步骤五：结果公示与合同签订

结果公示：

审批通过后，在企业内部公告栏或采购管理系统公示比选结果（含推荐供应商、报价、主要优势），公示期不少于【2个工作日】（无异议后proceed）。

合同签订：

公示无异议，由采购专员与推荐供应商签订采购合同，合同需明确标的物详情、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款，合同文本需经法务部门（或指定合规人员）审核备案。

步骤六：执行与归档

采购执行：

供应商按合同约定交付货物/服务，需求部门负责验收，填写《采购验收单》（需验收人、需求部门负责人签字确认），保证数量、质量符合要求。

资料归档：

采购专员*将采购申请审批表、比选评估表、供应商报价单、合同、验收单等资料整理成册，按月度归档至行政部或档案室，保存期限不少于【3年】。

三、采购申请审批表（货比三家专用）

基本信息

申请部门

_______________申请日期：______年_月_日

申请人

_______________联系方式：_______________

采购物品/服务名称

规格型号/技术参数

需求数量

_______________预算金额（元）：_______________

用途说明

期望到货日期

_______________

供应商比选情况（至少填写3家）

序号

1

供应商名称

联系人/联系方式

报价（元）

报价有效期

供货周期

主要优势（质量/价格/服务等）

资质文件（可附页）

推荐供应商（√）

审批意见

需求部门负责人

签字：_______________日期：______年_月_日

采购部门负责人

签字：_______________日期：______年_月_日

财务部门

签字：_______________日期：_____