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商务洽谈要点及谈判结果整合工具

一、适用场景

本工具适用于各类商务洽谈场景，包括但不限于：

合作项目洽谈（如联合研发、市场合作、渠道共建等）

合同续签与条款修订（如服务期限、价格调整、权责细化等）

采购与供应链协商（如原材料采购、批量定价、交付周期等）

资源合作与利益分配（如技术授权、品牌联名、收益分成等）

纠纷处理与方案对齐（如服务履约争议、责任界定、补偿协商等）

通过系统化记录洽谈要点与整合谈判结果，可提升沟通效率、避免信息遗漏，并为后续合作落地提供清晰依据。

二、操作流程

（一）洽谈前：目标与信息准备

明确谈判目标

确定核心诉求（如价格上限、合作期限、资源投入等）与底线（如可接受的最优条件、让步空间等）。

划分优先级（将诉求分为“必须达成”“可协商”“可放弃”三类，聚焦关键利益）。

收集对方背景信息

调研对方企业状况（如主营业务、市场地位、近期动态）、参与人员职位（决策者/执行者）及历史谈判风格（如偏好数据驱动、注重关系维护等）。

预判对方可能的诉求与底线，准备应对方案（如价格浮动空间、替代合作模式等）。

准备洽谈材料

整理我方方案（如合作框架、报价单、技术参数等）、支持性文件（如案例数据、资质证明）及谈判预案（针对分歧点的解决思路）。

（二）洽谈中：要点实时记录

开场与议程确认

简要说明洽谈目的与议程（如“今日重点确认合作范围、价格及交付节点”），双方确认后按流程推进。

核心议题讨论与记录

按议题分类记录关键信息，包括：

对方诉求：明确提出的需求（如“要求付款周期缩短至30天”）；

我方回应：立场说明与理由（如“付款周期为60天，因需覆盖生产成本”）；

讨论焦点：存在分歧的点（如价格、交付时间）及双方论据；

初步共识：无争议的条款（如“合作范围确定为华东地区市场”）。

提问确认：对模糊信息及时追问（如“您提到的‘额外支持’具体包含哪些资源？”），避免误解。

控制洽谈节奏

聚焦核心议题，避免偏离主题；对分歧点优先协商，若无法达成一致，记录待办事项并约定后续沟通时间。

（三）洽谈后：结果整理与确认

即时整理洽谈记录

洽谈结束后1小时内，根据现场笔记补充完整信息，保证记录准确（如数字、条款、责任人等无遗漏）。

梳理谈判结果

区分“已达成的共识”与“未决事项”，明确未决事项的后续行动（如“需法务团队审核合同条款，3个工作日内反馈”）。

结果确认与归档

将整理后的结果邮件发送给对方（抄送相关参与人员），注明“如无异议，将以此为后续合作依据”；

双方确认后，将洽谈记录、结果确认邮件等资料归档，作为合同附件或执行依据。

（四）执行中：结果落地与跟进

制定行动计划

根据谈判结果拆分任务（如“合同拟定由经理负责，预算报批由主管完成”），明确责任人、时间节点及交付标准。

定期复盘与调整

每周跟进任务进展，对执行中的偏差（如对方延迟提交资料）及时沟通协调，保证按结果推进。

三、洽谈记录与结果整合表

基本信息

内容

洽谈主题

（例：2024年度华东区域产品合作洽谈）

洽谈时间

年月日时分-时分

洽谈地点

（例：公司会议室A/线上会议）

我方参与人员

姓名：经理、专员（职位：销售总监、商务专员）

对方参与人员

姓名：总监、经理（职位：采购总监、运营经理）

记录人

姓名：*专员

洽谈核心议题记录

序号

议题名称

1

合作范围

2

产品单价

3

交付周期

谈判结果汇总

达成的共识条款

1.合作范围：暂定华东5省市（3个月内评估南京、合肥试点可行性）；2.交付周期：订单≥5万元时12个工作日，其他15个工作日；3.付款方式：签约后30%预付款，交付验收后70%尾款。

未决事项及后续行动

1.价格分歧：我方3个工作日内提供阶梯报价方案（采购量15万件以上92元/件），对方反馈审核意见；2.新增区域试点：双方市场部于2周内联合调研并提交报告。

附件清单

1.我方产品报价单；2.对方需求清单；3.洽谈现场纪要（双方签字版）

后续跟进计划

责任人（我方）

经理（统筹）、专员（资料整理）

时间节点

1.阶梯报价方案提交：年月日；2.试点调研报告完成：年月日

下次沟通安排

年月日14:00线上会议（议题：价格方案与试点调研结果讨论）

四、关键提示

准备充分是前提

洽谈前务必梳理目标与底线，避免现场被动；携带纸质材料备份，防止电子文件意外丢失。

记录客观且及时

区分“事实陈述”（如“对方提出单价降至90元”）与“个人判断”（如“对方压价不合理”），仅记录前者；对关键条款（如数字、时间）当场与对方确认，避免歧义。

聚焦利益而非立场

立场（如“必须降价10元”）往往表面化，需挖掘背后利益（如“对方需控制成本提升利润率”），从共同利益点寻找解决方案（如优化包装降低物流成本间接让利）。

结果需闭环确认

洽谈后24小时内发送