行政部岗位职能职责和新规制度.docxVIP

行政部各岗位工作职责

行政主管岗位职责：

企业整体办公室日常监督和管理工作；

部门内部建设和管理，工作分配及制度更新等工作；

企业行政管理制度制订和修改；

和各分企业沟通、办公用具采购等各项审批工作；

对分企业相关制度制订和修订工作；

和库房沟通和相关事务管理；

帮助人事部培训主管，完善培训中心建设等工作；

主管领导临时交代事宜。

前台岗位职责：

接转总机电话，接待来访用户；

管理、控制门禁，给新职员录门禁指纹；

办公用具、生日礼品等物品采购、登记、领用；

收发快递，并每个月结算费用；

绿植更换及费用结算；

库房及其它门室钥匙管理；

部分固定资产保管；

安排面试人员登记、填表；

更新职员通讯录；

主管领导临时交代事宜。

行政文员岗位职责：

车辆日常维护和保养，如加油、维修、保险；

依据《会议室管理措施》，对办公区域全部会议室管理和协调工作；

机房监督检验工作，确保机房正常运转，无不良情况；

跟踪租赁车辆协议实施情况，包含协议续签、续费、收发票等；

为了确保整齐办公环境，和各部门领导保持日常沟通工作；

打印机墨粉监管，如发觉墨粉不足，立即沟通租赁打印机企业准备墨粉；

总裁办外出用车司机；

8．负责和物业沟通事宜；

9.主管领导临时交代事宜。

会议室使用管理措施

一、制订目标

为加强企业会议室规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合企业实际情况，特制订本制度。本制度适适用于企业总部各中心。

二、申请使用会议室步骤

使用部门及行政部共同准备会场所需物品

使用部门及行政部共同准备会场所需物品

行政部门天天立即查阅

部门自行填写《会议室使用记录表》

会场使用使用部门负责清理场所

会场使用

使用部门负责清理场所

三、管理措施

第一条、现在，企业总部共有五个会议室，其中两个会议室已安装投影设备，其它三个会议室无投影设备。第四会议室和第五会议室将长久开放，供各部门临时议事使用，其它会议室则由行政部统一管理。

第二条、除长久开放会议室外，其它会议室门上全部有《会议室使用记录表》（见附件），用于统计此会议室近期会议使用安排。工作日期间，各部门需最少提前一天在所需会议室《记录表》上填写使用情况，视为预约使用。填写前请关注《记录表》上已经有会议使用登记，以免发生使用时间冲突。

第三条、填写《会议室使用记录表》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人数、是否使用投影设备、部门及申请人等，如有需要行政部协办事项需提前注明，方便行政部依据情况做好相关协调安排。

第四条、若周六日使用，需提前半天填写《会议室使用记录表》，并到行政部领用对应会议室钥匙备用，并于工作日立即归还。

第五条、会议室使用需遵照领导优先，先登记先使用，先紧急后通常，先全局后部门标准，各部门之间可本着关键、紧急、优先标准自行协商处理。如遇特殊情况，紧急会议可先通知行政部责任人，立即开启会议室先行使用，事后补办相关登记。

第六条、部门应在所预约时间抵达会议室，并开始使用。若超出15分钟未到，且无特殊情况说明，则会议室使用权由行政部另作安排。

第七条、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请，部门及个人应按预约时间内使用完成，若后续时间无其它安排，可超时使用。但若紧接时间段内已安排了其它部门使用，超时部门必需离开会议室，终止使用该会议室。

第八条、各部门在会议期间要宣导参会人员，珍惜公共设施，严禁吸烟，会后如发觉设备故障和公物损坏应立即通知行政部，方便立即修理。

第九条、会后使用部门立即整理、关闭投影仪、空调等电器设备，椅子立即归位，门窗关闭，室内洁净整齐，各项全部恢复到会前使用状态，不然行政部有权决定将此部门登记黑名单，30天内全部会议室将不对本部门开放。

第十条、未经许可，任何部门和个人不得私自使用会议室，不得私自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室物品，需得到行政处责任人许可，借用完成后，需立即归还。

办公用具采购管理制度

一、总则：

1.全部办公用具采购必需经由行政部采购方可有效，部门自行采购企业将不给予报销。

2.消耗性办公用具采购标准上经总裁办签字同意后可直接采购；其它办公用具需经总裁签字同意后方可采购。

3.非消耗性办公用具和固定资产类办公用具采购由部门上报需求，行政部审批经过后，报总裁同意后方可采购。

4.职员领取日常办公用具时根据核定数量填写领用表并签字，行政部在出库单进行统计并建立台帐。

5.职员离职前应如数交回或转交所领用非消耗性办公用具，由行政部确定。

二、办公用具申请和领用：

各部门指定一个人员，统计部门内办公用具需求，于每个月10号和20号来前台领取所需办公用具，如遇休息日能够顺延至工作日。

如不属于常规易耗办公用具并无备库存，请提前填写《办公用具采购申请单》，部门责任人签字后交前台采购。

领用时，各部门仍需规范填写《办公用具领用