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行政事务处理工作手册与指引

一、引言

本手册旨在规范行政事务处理流程，提升工作效率，保证各项行政工作有序开展。适用于公司内部行政管理人员及需对接行政事务的全体员工，涵盖日常办公、会议组织、文件管理、访客接待等常见场景，为行政工作提供标准化操作指引。

二、日常办公事务处理

（一）办公用品申领与管理

适用情境

员工因日常办公需要（如笔、纸、文件夹等耗材）或部门因新增配置（如办公设备、工具）需申领办公用品时适用。

操作流程指引

需求提出

员工根据实际工作需要，填写《办公用品申领表》（见表1），注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领人信息。

部门新增配置需附《新增办公设备申请说明》，详细阐述设备必要性、使用场景及预算。

部门审批

申领人将表格提交至部门负责人审核，部门负责人确认申领合理性后签字批准。

库存核查

行政部收到申请后，核对办公用品库存台账，确认是否有可用库存或需采购。

若库存充足，直接进入领用登记环节；若库存不足，启动采购流程。

领用登记

申领人至行政部领取物品，在《办公用品领用登记表》（见表2）上签字确认，注明领用日期、物品明细及数量。

行政部更新库存台账，保证账实一致。

采购与补充（库存不足时）

行政部根据申领需求，制定采购计划，按公司采购流程选择供应商、下单采购。

新采购物品入库后，及时更新库存台账，通知申领人领用。

相关表格模板

表1：办公用品申领表

申领日期

申领部门

申领人

联系方式

物品名称

规格型号

申领数量

用途说明

部门负责人审批意见：

签字：

日期：

表2：办公用品领用登记表

领用日期

物品名称

规格型号

领用数量

领用人

库存余量

管理员签字：

日期：

执行要点

申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，非必需品不得重复申领。

行政部每月25日前对办公用品进行盘点，保证库存清晰，提前预警易耗品短缺。

贵重设备（如打印机、投影仪）申领需经部门负责人及行政总监双重审批。

（二）办公环境维护与管理

适用情境

日常办公区域清洁、绿植养护、设施报修等环境维护工作。

操作流程指引

清洁管理

行政部每日安排保洁人员对公共区域（走廊、会议室、前台等）进行清洁，下班前30分钟完成。

员工需保持个人工位整洁，垃圾随手丢弃至指定垃圾桶，不得堆积杂物。

绿植养护

行政部定期联系绿化服务商对办公区域绿植进行浇水、修剪、更换（每两周1次）。

员工发觉绿植枯萎或需调整，可向行政部反馈，由专业人员处理。

设施报修

员工发觉办公设施故障（如灯具、空调、门窗损坏），填写《设施报修单》（见表3），注明故障位置、问题描述及报修人信息。

行政部收到报修单后，2小时内响应，4小时内安排维修人员到场处理（紧急情况如断电、漏水需30分钟内响应）。

维修完成后，报修人确认设施正常使用，在报修单上签字反馈。

相关表格模板

表3：设施报修单

报修日期

报修部门

报修人

联系方式

故障位置

故障描述（可附照片）

优先级（一般/紧急）

处理结果：

维修人员签字：

完成时间：

报修人确认：

签字：

日期：

执行要点

禁止在办公区域吸烟、使用大功率电器，保持通风良好。

设施报修需真实描述问题，不得虚报、瞒报，以免影响维修资源调配。

行政部每季度对办公设施进行全面检查，提前排查潜在故障。

三、会议组织与管理

（一）常规工作会议组织

适用情境

部门例会、项目推进会、跨部门协调会等常规内部会议。

操作流程指引

会议筹备

会议发起人明确会议主题、目标、预期成果，确定参会人员（含主持人、记录人）、时间（避开部门高峰期，如周一上午、周五下午）及时长（建议单次会议不超过90分钟）。

发起人提前3个工作日向行政部提交《会议需求表》（见表4），注明会议所需物料（投影仪、白板、麦克风等）、茶水安排及特殊需求。

会议通知

行政部根据需求表内容，通过邮件或企业发送《会议通知》（见表5），至少提前2个工作日送达参会人员，通知需包含会议主题、时间、地点、议程及参会要求。

参会人员收到通知后，需在1个工作日内反馈是否参会，无法参会需提前向会议发起人请假。

会前准备

行政部提前1小时布置会场：调试设备（投影、音响、灯光）、摆放座位牌、准备会议材料（纸质版按人数+5份备用）、设置茶水区（矿泉水、茶杯、茶叶）。

会议发起人提前30分钟到场，检查议程是否合理、材料是否齐全，与主持人沟通会议流程。

会议召开

主持人按议程主持会议，控制会议节奏，保证发言紧扣主题；记录人详细记录会议要点、决议事项及负责人、完成时限。

参会人员需提前5分钟入场，将手机调至静音或震动，不随意走动或打断他人发言。

会后跟进

会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》（见表6），经会议发起人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门。

行政部收回会议材料，清理会场，关闭设备电源。

决议事项负责人需按纪要时限推进工作，行政部每周跟踪进