企业文件档案管理规范流程.docxVIP

企业文件档案管理规范流程

在现代企业的运营体系中，文件档案作为承载信息、记录历史、支撑决策的重要载体，其规范化管理对于保障企业有序运营、防范风险、提升效率具有不可替代的作用。一个严谨、高效的文件档案管理流程，不仅能够确保信息的准确性与安全性，更能为企业的持续发展提供坚实的信息支撑。本文将从实践角度出发，详细阐述企业文件档案管理的规范流程与核心要点。

一、文件的形成与办理：源头把控，规范伊始

文件的生命周期始于其形成与办理阶段，这一阶段的规范与否直接影响后续档案管理的质量。

1.1文件的起草与拟制

业务部门在日常工作中产生或需要对外发出的文件，应由相关责任人根据业务需求进行起草。起草过程中，应遵循企业统一的文件格式标准，明确文件的标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期等要素。内容应力求准确、简洁、规范，避免使用模糊不清或易产生歧义的表述。涉及专业性较强的内容，需经过相关专业人员审核。

1.2文件的审核与签发

为确保文件内容的合规性、准确性和严肃性，文件在正式发出前必须经过严格的审核程序。通常包括部门负责人审核、相关职能部门会签（如需）、分管领导审核等环节。审核通过后，由企业指定的签发人（如企业负责人、授权领导）进行签发。未经签发的文件不得对外发出或作为正式依据。

1.3文件的编号与用印

签发后的文件，应由文书管理部门或指定人员按照企业文件编号规则进行统一编号，确保每份文件都有唯一的标识。文件用印应严格按照企业印章管理规定执行，确保用印位置准确、印迹清晰、手续完备。

二、文件的归档：明确范围，及时收集

文件办理完毕或处理告一段落后，对于具有保存价值的文件材料，应及时进行归档，这是实现文件向档案转化的关键步骤。

2.1归档范围的界定

企业应根据自身业务特点和管理需求，制定明确的文件归档范围和不归档范围。通常，归档范围包括：反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本企业工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；以及本企业需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料等。不归档范围则包括：重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件、与本企业工作无关的文件等。

2.2归档时间与要求

办理完毕的文件，一般应在次年规定时间内完成归档。对于一些时效性强或项目性的文件，可根据项目周期或工作需要，在项目结束后及时归档。归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。电子文件的归档应与其元数据一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

2.3归档手续的履行

文件形成部门应将符合归档要求的文件材料整理后，填写《文件材料归档移交清单》，经部门负责人审核签字后，向企业档案管理部门（或档案员）办理移交手续。档案管理部门（或档案员）应对接收的文件材料进行清点核对，确认无误后在移交清单上签字，双方各执一份备查。

三、档案的整理与保管：科学分类，安全守护

档案的整理与保管是档案管理的核心环节，旨在通过系统化的整理，便于档案的管理和利用，并确保档案的安全与完整。

3.1档案的系统整理

档案管理部门（或档案员）接收归档文件后，应对其进行系统整理。整理工作通常包括：

*分类：按照企业档案分类方案，将档案划分为不同的类别，如文书档案、会计档案、业务档案、科技档案等，并在大类下视情况进行细分。

*编号：采用科学的档案编号方法（如年度-机构-保管期限-件号或年度-问题-保管期限-件号等），为每份档案赋予唯一的档号，确保其有序排列。

*排列：按照档号顺序或一定的逻辑关系（如时间顺序、重要程度等）对档案进行排列。

*编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，以便于检索。对于电子档案，应建立相应的数据库和检索系统。

3.2档案的库房与设备管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》等相关要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材、监控设备等。库房内严禁存放易燃易爆物品和与档案无关的杂物。

3.3档案的日常保管

档案管理人员应定期对档案库房的温湿度进行监测和调控，做好防火、防盗、防虫、防霉等工作。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复和复制。涉密档案的保管应严格遵守国家和企业保密规定，单独存放，专人负责。

四、档案的利用：服务需求，严格审批

档案利用是档案管理的最终目的，通过提供档案信息服务，满足企业各项工作对档案信息的需求。

4.1档案利用的方式

档案利用方式主要包括：查阅、复制、摘录、借阅等。企业内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案或重要档案，需经更高层级领导批准。

4.2档案利用的规定

查阅档案时，应在指定的