固定资产管理维护标准流程.docVIP

一、适用业务场景

本标准流程适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的固定资产全生命周期管理，涵盖资产从新增、验收、建档、使用、维护、检查到报废处置的各个环节。适用于行政部、财务部、使用部门及相关岗位人员，旨在规范固定资产管理行为，保证资产安全、完整及高效利用，降低管理成本，防范资产流失风险。

二、标准操作流程

（一）固定资产新增与验收

需求提出与审批

使用部门根据业务需要填写《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途及使用人，经部门负责人审核后，按单位审批权限报批（如单位分管领导、总经理等）。

审批通过后，由行政部（或采购部门）统一组织采购。

资产到货与初步验收

资产到货后，行政部组织使用部门、采购部门共同进行开箱验收，核对资产名称、规格型号、数量、外观质量及配件是否与采购合同一致，并填写《固定资产到货验收记录表》。

若发觉资产不符或质量问题，行政部需及时联系供应商处理（如退换货、索赔等），直至验收合格。

正式验收与资产编码

验收合格后，由技术部门（或专业人员）对资产功能进行检测，确认正常使用后，行政部分配唯一资产编码（规则可参考“部门代码-资产类别-年份-流水号”，如“XC-01-2023-001”），并粘贴资产标签（标签包含编码、名称、购置日期等基本信息）。

验收人员（行政部经办人某、使用部门接收人某、技术检测人某）在《固定资产新增验收登记表》上签字确认，完成资产新增流程。

（二）固定资产建档与入账

信息录入与台账登记

行政部在资产验收后5个工作日内，将资产信息（编码、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放地点、保修期限等）录入固定资产管理系统，建立电子台账。

同时登记纸质《固定资产台账》，保证电子台账与纸质台账信息一致。

财务入账与价值管理

行政部将《固定资产新增验收登记表》、采购发票（复印件）、验收证明等资料交财务部，财务部根据相关凭证进行固定资产账务处理，登记固定资产明细账，保证账实、账账相符。

（三）固定资产日常维护与保养

制定维护计划

行政部根据资产类别、使用频率及厂家保修要求，于每年年初制定《年度固定资产维护计划》，明确维护周期（如月度、季度、年度）、维护内容（清洁、润滑、紧固、调试等）、责任部门及维护人员。

执行维护操作

日常维护由使用部门责任人负责，每日使用前后检查资产状态（如办公设备清洁、电源检查等），发觉异常及时报修。

定期维护（如季度保养、年度检修）由行政部组织，可委托专业机构或由单位技术人员执行，维护过程需填写《固定资产日常维护记录表》，记录维护日期、内容、执行人、资产状态等信息。

维护结果反馈

维护完成后，使用部门需确认资产恢复正常使用，并在维护记录表签字确认；若涉及更换配件或大额维修，行政部需及时更新资产台账信息。

（四）固定资产定期检查与评估

年度全面检查

每年12月，行政部组织财务部、使用部门开展固定资产年度全面检查，采用实地盘点、技术检测等方式，核对资产数量、状态（在用、闲置、维修、待报废等）、存放地点及责任人是否与台账一致。

资产状态评估

对检查中发觉的闲置资产，行政部协调调配至需求部门；对功能下降、维修成本较高的资产，组织技术部门评估是否继续使用或申请报废；对遗失、损坏资产，使用部门需提交《资产异常情况说明》，明确责任并按单位规定处理。

检查报告与问题整改

检查结束后，行政部编制《固定资产年度检查报告》，汇总检查结果及问题清单，报单位领导审批后，督促相关部门整改（如补充标签、调整台账、追责等），并跟踪整改落实情况。

（五）固定资产维修与报废管理

维修申请与执行

资产出现故障时，使用部门填写《固定资产维修申请表》，说明故障现象、原因及维修需求，经部门负责人审核后报行政部。

行政部根据故障等级（小修、中修、大修）确定维修方式：小修可由单位技术人员自行处理；中修、大修需委托专业机构维修，维修前需签订维修协议，明确维修费用、周期及质量保证。

维修完成后，使用部门验收确认，行政部更新资产台账（如维修记录、零部件更换情况等）。

报废鉴定与处置

符合以下情形之一的资产可申请报废：①达到或超过规定使用年限且无法继续使用；②技术落后、维修成本过高且无使用价值；③损坏严重、修复后无法安全使用；④因法律法规或政策原因需强制淘汰。

使用部门提交《固定资产报废申请表》，附技术鉴定意见（由技术部门或专业人员出具），经行政部审核、单位领导审批后，由行政部统一处置。

处置方式包括：①报废残值回收（如变卖、拆解），回收款项交财务部入账；②捐赠给合规单位（需履行审批手续）；③环保处理（如电子废弃物交专业机构回收）。

报废资产台账信息由行政部及时更新，财务部进行账务核销，保证资产账面价值与实际状态一致。

三、常用记录表单模板

（一）《固定资产新增验收登记表》

资产编