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财务报销申请审批标准化流程模板

一、适用范围与常见报销类型

本模板适用于企业内部员工因公支出费用的报销申请审批管理，覆盖日常工作中各类常见报销场景，包括但不限于：

日常办公费用：办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等；

差旅费用：交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、市内交通补助、伙食补助等；

业务招待费用：客户接待餐费、礼品费、活动场地租赁等；

其他合规支出：培训费、市场推广费、小额采购费等，需符合企业财务制度及预算管理要求。

二、标准化操作流程详解

（一）报销申请发起：准备阶段

整理费用票据

员工需在费用发生15个工作日内（特殊情况需提前向财务部说明）取得合规原始票据，包括但不限于增值税发票、定额发票、行程单、付款凭证等，保证票据真实、合法、有效，且抬头为企业全称（或与税务登记一致）、税号完整。

同一事项的票据需合并整理，例如差旅费需附交通票、住宿费发票、行程单等，按时间顺序粘贴在《费用报销粘贴单》上（票据类型较多时需分类标注）。

填写报销申请单

登录企业OA系统或使用纸质《财务报销申请单》，准确填写以下信息：

申请人姓名、所属部门、工号、联系方式；

报销日期、费用归属项目/预算编号（如涉及）；

费用类型（勾选“办公费”“差旅费”等具体类别）；

费用明细：逐项列示每笔费用的发生日期、事项、金额、对应的票据张数及票据号（如发票号码后四位）；

报销总金额（大小写一致，大写需用“壹、贰、叁”等规范填写）；

备注说明（如费用事由、特殊审批需求等）。

（二）部门负责人初审：合理性审核

提交申请

申请人将填写完整的《财务报销申请单》及原始票据提交至直接部门负责人处，电子版需通过OA系统流程发起，纸质版需签字确认。

审核要点

部门负责人需重点审核：

费用是否与部门业务相关，是否符合年度预算及企业费用管理规定；

报销事由是否真实、合理，是否存在超标准支出（如差旅住宿是否超过地区限额标准）；

票据是否齐全、金额与申请单是否一致，附件（如会议通知、出差审批单）是否完备。

审核通过后，在《财务报销申请单》“部门负责人意见”栏签字（电子版需“同意”并提交），注明审核日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）财务部门复审：合规性审核

接收材料

部门负责人审核通过后，申请流转至财务部，由财务审核岗专员负责接收材料（电子版系统自动推送，纸质版需交至财务窗口）。

审核要点

财务审核岗需严格审核以下内容：

票据合规性：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”验证）、抬头税号是否正确、印章是否清晰（发票需加盖销售方发票专用章或财务专用章）、是否有涂改（涂改处需加盖销售方公章）、是否为“作废”或“失控”发票；

金额准确性：报销总金额与票据合计金额是否一致，大小写是否规范，计算是否无误；

标准符合性：费用是否超出企业规定的报销标准（如交通费补贴标准、业务招待费人均限额等），超标部分是否经特殊审批；

附件完整性：是否需补充其他材料（如差旅费需附《出差审批单》，业务招待费需附《客户接待申请表》），跨部门费用是否分摊合理。

审核通过后，在《财务报销申请单》“财务审核意见”栏签字（电子版确认），并提交至对应审批权限的领导；审核不通过时，注明具体问题（如“发票抬头错误”“超标未审批”），退回申请人补充或整改。

（四）领导审批：权限审批

根据企业《财务审批权限管理办法》，按报销金额及费用类型由不同层级领导审批：

小额报销（≤5000元）：由部门总监审批（已在OA系统中设置审批权限）；

大额报销（5000元＜金额≤20000元）：由分管副总审批；

重大报销（＞20000元）：由总经理审批（涉及预算外支出的，需提前提交《预算外费用申请表》并经总经理签批）。

审批人需重点审核：费用是否符合企业战略目标及成本控制要求，是否存在重复报销或违规支出，并在《财务报销申请单》“领导审批意见”栏签署“同意”或“不同意”意见，注明日期。

（五）报销支付：出纳付款

确认审批完成

所有审批流程结束后，财务部出纳岗核对《财务报销申请单》及所有附件，确认审批手续完备、金额无误。

安排付款

电子报销：出纳通过企业网银或薪酬系统将款项支付至申请人绑定的银行卡，支付后通过OA系统发送“报销到账通知”；

纸质报销：出纳通知申请人领取现金或转账支票（需提供收款收据），大额支付（＞50000元）原则上通过银行转账。

资料归档

财务部将已报销的《财务报销申请单》、原始票据、审批附件等资料按月整理、编号、装订，存档保存（保存期限不少于5年），以备审计或查询。

三、财务报销申请单模板

财务报销申请单

基本信息

报销单编号

（系统自动/手工填写）

申请人

*（姓名）

所属部门

*（部门名称）

工号

*（员工工号）

联系电话

*（手机号码，保证畅通）

报销日期

年月*日

费用归属项目/预算

*（如“市场推广费