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行政管理文档审批流程及管理标准

一、适用情境与范围

本标准适用于公司内部各类行政管理事项的文档审批管理，涵盖但不限于以下场景：

制度规范类：如行政管理新制度的制定、修订废止申请；

资产物资类：如办公设备采购、固定资产报废、物资领用申请；

费用管理类：如行政办公费、活动组织费、维修费报销申请；

人事支持类：如员工入职行政手续办理、办公座位调整、行政物资申领；

后勤保障类：如会议室预定、车辆使用申请、场地租赁审批；

其他需履行审批程序的行政管理事项。

通过标准化流程，保证行政管理工作有序开展，保障资源合理配置，防范管理风险。

二、审批流程操作细则

（一）申请发起

发起主体：事项涉及部门或岗位的负责人/经办人（如需，可由申请人发起）。

准备材料：根据事项类型，准备完整的申请材料，包括但不限于：

《行政管理事项审批表》（需填写事项名称、事由、明细内容、预算金额等基本信息）；

支持性材料（如采购报价单、资产盘点表、费用明细清单、会议方案等）；

涉及跨部门协作的，需附相关部门的初步意见。

提交方式：通过公司OA系统或线下纸质版提交至行政部（根据公司规定选择方式），同步在系统中电子版材料（如有）。

（二）部门初审

审核主体：行政部负责人（或指定岗位人员）。

审核内容：

材料完整性：申请表及附件是否齐全、填写是否规范；

事项合规性：是否符合公司行政管理基本制度、预算规定及流程要求；

必要性审核：如采购申请需核查是否为必需品、是否有闲置资产替代；费用申请需核查预算是否在部门额度内、明细是否合理；

数据准确性：数量、金额、规格等关键信息是否与附件一致。

审核结果处理：

通过：初审通过后，按事项性质流转至下一审批环节（如部门负责人会签、分管领导审批）；

不通过：注明退回原因（如“材料不全”“超出预算”等），反馈至申请人补充修改，修改后重新提交。

（三）跨部门会签（如需）

会签情形：事项涉及其他部门职责或资源的，需启动跨部门会签（如涉及财务部、人力资源部、IT部等）。

会签流程：

行政部根据事项性质，在审批流程中添加会签部门；

会签部门收到流程后，2个工作日内完成审核，重点确认：

财务部：费用预算是否符合规定、报销凭证是否合规；

IT部：设备采购是否符合技术标准、是否与现有系统兼容；

人力资源部：人事类申请是否符合员工管理规定、流程是否合规等。

会签意见需明确“同意”或“不同意”，并注明理由；如有修改建议，需与申请人沟通确认。

（四）领导审批

审批层级划分：根据事项重要性及金额，确定最终审批领导，具体标准如下（示例）：

常规行政事项（金额≤5000元）：行政部负责人审批；

重要事项（5000元＜金额≤20000元）：分管行政副总审批；

重大事项（金额＞20000元或涉及核心资产/制度变更）：总经理审批。

审批内容：

事项是否符合公司战略及行政管理目标；

预算投入是否合理，性价比是否最优；

风险评估：如采购资产的质量风险、活动组织的安全风险等。

审批时限：领导需在收到审批流程后1-3个工作日内完成审批（紧急事项可缩短至24小时），逾期未反馈视为默认同意。

（五）结果反馈与执行

结果通知：审批完成后，行政部负责将审批结果（“同意”“不同意”或“修改后执行”）通过OA系统或书面形式通知申请人及相关部门。

执行要求：

审批通过的，申请人按审批意见执行（如采购流程、报销流程），行政部协助对接资源（如联系供应商、安排车辆）；

审批不通过的，行政部说明具体原因，申请人可根据实际情况调整方案后重新发起申请；

需修改后执行的，申请人完成修改后，行政部复核无误后启动执行程序。

（六）归档管理

归档责任：行政部为归档管理部门，负责审批全流程资料的整理、保存。

归档内容：包括《行政管理事项审批表》、支持性材料（附件）、会签意见、审批记录、执行结果等。

归档要求：

电子版：至公司OA系统指定文件夹，按“年份-月份-事项类型”分类命名；

纸质版：打印装订成册，存入行政档案柜，保存期限不少于3年（重要事项如制度文件、固定资产审批表保存期限不少于5年）。

三、标准化审批表单示例

（一）《行政管理事项审批表》（通用版）

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

事项名称

事项类型□制度规范□资产物资□费用管理□人事支持□后勤保障□其他

预算金额

事项详细说明

（需写明事由、具体内容、需求明细等，可附页）

附件清单

□报价单□清单□方案□其他（请注明）

部门初审意见

负责人签字：日期：

跨部门会签意见

财务部：签字：日期：IT部：签字：日期：其他：签字：日期：

领导审批意见

分管副总：签字：日期：总经理：签字：日期：

执行结果

□已完成□进行中□未执行（说明原因）执行人：日期：

备注

（二）《物资采购申请审批表》（示例）

申请部门

申请人

用途

申请日期

物资