标准化采购申请与审批流程操作手册.docVIP

标准化采购申请与审批流程操作手册

引言

为规范企业采购行为，明确采购申请与审批各环节职责，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，降低运营风险，特制定本操作手册。本手册旨在为各部门采购需求发起、审核、审批及执行提供标准化指引，保障采购流程顺畅有序。

适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业各部门所有采购活动的申请与审批流程，涵盖但不限于以下场景：

日常办公类采购：如办公用品、文具耗材、清洁用品等；

生产运营类采购：如原材料、零部件、生产设备维护配件等；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等；

固定资产类采购：如电脑、打印机、办公家具等单价或批量金额达到规定标准的资产。

凡涉及上述场景的采购需求，均需按本流程执行，特殊情况（如紧急采购）需在备注中说明并经分管领导特批。

标准化操作流程详解

一、采购需求发起

责任主体：采购需求部门申请人（*）

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付时间等关键信息。

填写《采购申请单》：通过企业OA系统或指定表单工具，完整填写《采购申请单》（详见第四章模板），保证信息真实、准确，无遗漏项。

附件准备：根据采购类型补充必要材料，如：

固定资产采购需提供《固定资产采购审批表》及技术参数说明；

服务类采购需提供《服务需求说明书》（含服务范围、标准、期限等）；

批量采购需提供《市场询价记录》（至少3家供应商报价，若为独家采购需说明原因）。

时间要求：常规采购需至少提前3个工作日发起申请；紧急采购需在申请单中标注“紧急”并说明原因，经部门负责人确认后可启动加急流程。

二、部门负责人审核

责任主体：需求部门负责人（*）

操作内容：

审核需求必要性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划及实际工作需要，避免重复采购或过度采购。

审核预算合理性：核对采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算采购需说明资金来源（如追加预算说明）。

审核材料完整性：检查《采购申请单》及附件是否齐全、规范，信息是否准确无误。

审核结果处理：

审核通过：在OA系统中“通过”，流转至采购部门；

审核不通过：注明驳回理由（如“需求不合理”“预算超支且未说明资金来源”等），退回申请人修改后重新发起。

时间要求：收到申请后1个工作日内完成审核。

三、采购部门复核

责任主体：采购部门专员（）、采购经理（）

操作内容：

采购专员复核：

核对采购需求与部门审核意见的一致性；

审核采购方式合规性：根据采购金额及物品类型，确定是否采用公开招标、询比价、单一来源采购等方式（如金额低于5000元可采用询比价，高于50000元需启动招标流程）；

查询历史采购记录：确认是否可沿用现有供应商框架协议，或需启动新供应商寻源。

采购经理复核：

审核采购方案可行性（如市场价格合理性、交付周期匹配度）；

审核采购方式是否符合企业《采购管理制度》规定；

涉及跨部门协作的采购需求，协调明确各方职责。

复核结果处理：

复核通过：流转至财务部门；

复核不通过：注明理由（如“采购方式不合规”“市场价格异常”等），退回需求部门或采购专员调整后重新流转。

时间要求：收到申请后2个工作日内完成复核。

四、财务部门预算审核

责任主体：财务部门专员（）、财务经理（）

操作内容：

预算额度审核：核对采购预算是否在部门可用预算范围内，超预算采购需核查《预算追加审批表》是否完整。

成本合理性审核：对比历史采购价格及市场价格，评估预估单价是否合理，必要时要求采购部门提供比价依据。

资金支付方式审核：根据采购类型确认支付方式（如预付款比例、分期付款条件等），保证符合企业资金管理规定。

审核结果处理：

审核通过：流转至分管领导审批；

审核不通过：注明理由（如“预算不足”“成本过高”等），退回需求部门调整预算或采购方案。

时间要求：收到申请后1个工作日内完成审核。

五、分管领导审批

责任主体：分管采购/财务副总（）、总经理（）

操作内容：

根据采购金额分级审批：

金额≤10000元：由分管采购副总审批；

10000元＜金额≤50000元：由分管采购副总及财务经理双签审批；

金额＞50000元：由分管采购副总、财务经理及总经理会签审批。

审批要点：

采购事项是否符合企业发展战略；

投入产出比是否合理；

涉及重大采购项目（如新设备引进），需附可行性分析报告。

审批结果处理：

审批通过：审批完成，流转至采购部门执行采购；

审批不通过：注明理由，退回需求部门终止采购或重新规划。

时间要求：收到申请后1-3个工作日内完成审批（根据审批层级调整）。

六、审批结果反馈与采购执行

责任主体：采购部门专员（）、需求部门申请人（）

操作内容：

结果反馈：采购部门在审批完成后1个工作日内，通过OA系统或书面形式向需求部门反馈审批结果，明确“同意采