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合同审批及签署管理工具包

一、工具包应用场景

本工具包适用于企业内部各类合同（如采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议等）的全流程管理，覆盖从需求提出到合同归档的关键环节。具体场景包括：

业务部门发起合同需求：当部门需要外部合作（如供应商采购、服务外包）时，通过工具包启动合同审批流程。

跨部门协同审核：涉及法务、财务、业务负责人等多部门协作时，明确审核职责与标准。

合同变更与续签管理：对已签署合同的条款调整或到期续签，提供规范化操作路径。

合同档案与追溯：保证所有合同文件（含审批记录、签署版、附件）完整存储，便于后续查阅与审计。

二、标准化操作流程

总览：合同审批及签署管理遵循“需求发起→起草→内部审批→法务审核→对方确认→签署归档”的主流程，特殊情况（如变更、终止）需启动对应子流程。

步骤1：需求发起与合同起草

责任主体：业务部门需求人、合同起草人（通常为业务对接人或法务专员）。

操作说明：

需求人填写《合同需求申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、核心需求（如服务期限、交付标准）等，提交部门负责人审批。

部门负责人审核需求合理性，签字确认后交由合同起草人。

起草人根据需求内容，参照《合同模板库》（企业内部标准模板）拟定合同初稿，包含以下核心要素：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）；

合同标的、数量、价款、支付方式、履行期限；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

附件（如技术规格书、验收标准等）。

输出物：《合同需求申请表》、合同初稿（含电子版及纸质版盖章页）。

步骤2：内部多部门审批

责任主体：业务部门负责人、财务部门、法务部门（视合同复杂程度可增加分管领导）。

操作说明：

业务部门负责人：审核合同内容是否符合业务需求、条款是否与前期沟通一致，重点关注标的、金额、交付节点等。

财务部门：审核付款方式、金额是否符合财务制度，发票类型、税务责任是否明确，资金安排是否合理。

分管领导（如涉及）：从公司战略、资源匹配角度审核合同必要性，对重大合同（如金额超万元）签署审批意见。

审批方式：通过OA系统或纸质《合同审批流程表》（见模板2）逐级流转，各部门需在2个工作日内完成审核，逾期未反馈视为同意。

输出物：各部门审批通过的《合同审批流程表》、合同修订版。

步骤3：法务部门审核

责任主体：法务专员/法务部门负责人。

操作说明：

法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性及风险点，包括：

主体资格（合作方是否具备履约能力、有无经营异常或法律纠纷）；

条款完整性（是否缺失必备条款，如违约责任、争议解决）；

法律风险（如格式条款是否公平、知识产权归属是否明确、保密条款是否覆盖合作全周期）。

对审核发觉的问题，法务部门需在《合同法务审核意见表》（见模板3）中注明修改建议，反馈至业务部门调整。

审核通过后，法务部门在合同文本上加盖“法务审核专用章”，确认法律效力。

输出物：《合同法务审核意见表》、法务审核通过版合同。

步骤4：对方确认与最终定稿

责任主体：业务部门对接人、法务部门、对方合作方。

操作说明：

业务部门将法务审核通过后的合同发送至对方合作方，确认对方对条款无异议。

若对方提出修改意见，业务部门需与法务部门协商调整，重大修改需重新启动内部审批流程。

双方确认无误后，打印合同最终版（一式X份，根据签署方数量确定），保证文本内容与电子版完全一致，无涂改、增删。

输出物：双方确认的合同最终版（纸质+电子版）。

步骤5：合同签署与归档

责任主体：授权签署人、行政档案管理员。

操作说明：

签署授权：由法定代表人或其书面授权的授权代表（需附《授权委托书》，见模板4）代表公司签署合同，签署人需核对合同主体信息、金额等关键条款无误后签字并加盖公司公章（或合同专用章）。

对方签署：督促对方合作方在合同对应位置签字盖章，保证双方签署日期一致（或按约定时间签署）。

归档管理：行政档案管理员在合同签署后5个工作日内完成归档，包括：

合同审批流程全套文件（含需求表、审批表、法务意见表）；

合同最终签署版（纸质版扫描+原件）；

对方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书）；

合同附件（如技术协议、验收单等）。

归档后建立《合同管理台账》（见模板5），记录合同编号、名称、签署方、金额、履行期限、归档日期等信息，便于后续查询。

输出物：签署完成的合同原件、《合同管理台账》。

三、核心工具模板

模板1：合同需求申请表

申请部门

申请日期

需求人

合作方名称

统一社会信用代码

联系人/电话

合同标的

□采购□服务□租赁□合作□其他：__________

合同金额

大写：________________小写：________________

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

核心需求（可附页）

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