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办公室行政管理高效流程手册

一、流程适用范围

本手册适用于企业、事业单位及各类组织机构的办公室行政管理场景，涵盖办公物资管理、会议组织、访客接待、办公环境维护、文件流转、差旅管理等日常行政事务，旨在通过标准化流程提升行政工作效率，保障办公秩序规范有序。

二、操作步骤详解

（一）办公物资管理流程

物资需求提报

各部门根据实际工作需要，填写《办公物资需求申请表》（见表1），注明物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期及申请人信息。

部门负责人对需求的合理性进行审核，保证与部门工作计划匹配，避免过度申领。

需求汇总与审批

行政专员于每周五17:00前收集各部门需求申请表，汇总形成《办公物资需求汇总表》。

行政主管根据库存情况及预算额度，对汇总需求进行审批，重点核查重复申领、非必要物资及超预算需求，审批结果于下周一12:00前反馈至各部门。

采购执行

审批通过后，行政专员根据物资类型选择采购方式：常规办公用品（如纸张、笔）通过固定供应商协议采购；特殊物资（如专业设备）需进行比价或询价，填写《采购审批单》报行政总监审批。

采购完成后，要求供应商提供正规采购清单，保证物资名称、数量、金额与审批一致。

入库登记

物资送达后，行政专员与采购人共同核对物资规格、数量及质量，确认无误后填写《物资入库登记表》（见表2），更新库存台账，并在物资外包装粘贴标签（注明名称、入库日期、编号）。

如发觉物资不符或质量问题，需在24小时内联系供应商退换货，同步更新审批流程记录。

领用与发放

员工领用物资时，填写《物资领用登记表》，注明领用部门、领用人、物资名称、数量及领用日期。

行政专员核对领用申请与库存情况，对常规物资实行“按需领用”，对高价值或消耗性物资（如打印机墨盒）实行“以旧换新”管理，保证领用记录可追溯。

库存盘点

行政专员每月末组织一次全面库存盘点，核对台账数量与实际库存，编制《库存盘点表》（见表3），对盘盈、盘亏情况分析原因（如自然损耗、管理疏漏），形成书面报告报行政主管审批后处理。

（二）会议组织与管理流程

会议发起与审批

发起人根据工作需要，填写《会议申请表》（见表4），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（如投影仪、白板笔）及预计时长。

部门负责人审核会议必要性，跨部门会议由行政部协调相关部门负责人联合审批，审批通过后纳入会议管理日程。

会议准备

行政专员提前1个工作日完成以下准备工作：

确认会议室availability，布置会场（调试设备、摆放座椅、准备席卡、茶水等）；

发送会议通知至参会人（含会议、议程、需携带资料等），重要会议需电话确认；

准备会议签到表、会议记录模板及相关材料（如PPT、纸质资料）。

会议召开

参会人员提前10分钟签到，由行政专员引导入座；

主持人按议程主持会议，控制会议节奏，保证讨论聚焦主题；

行政专员负责会议记录（重点记录决议事项、责任人及完成时限），必要时使用录音设备辅助（需提前告知参会人）。

会后跟进

会议结束后2个工作日内，行政专员整理会议纪要，经主持人审核无误后分发至参会人员及相关部门；

对会议决议事项，建立《会议事项跟踪表》（见表5），明确责任部门及完成时限，每周更新进度，保证闭环管理。

（三）访客接待流程

访客信息登记

前台接待员接到访客到访通知后，主动询问访客姓名、单位、事由、受访部门及人员、预计停留时间，填写《访客登记表》（见表6）。

如为外部访客，需核实访客身份信息（如证件号码件），必要时受访部门人员到前台陪同。

接待准备

前台接待员提前确认受访人员是否在岗，如受访人员外出，及时协调其他相关人员或与访客改期；

根据访客级别及事由，准备接待物料：普通访客提供茶水，重要访客可准备矿泉水、水果或公司宣传资料；

预约会议室时，需提前30分钟检查会议室设备（空调、投影仪、网络）及环境整洁度。

接待实施

前台引导访客至接待区或会议室，通知受访人员；

受访人员到达后，前台礼貌退场，如需全程陪同，由受访部门人员负责；

接待过程中，注意言行举止得体，遵守保密规定，不随意谈论公司敏感信息。

送客与记录

访客离开时，受访人员送至公司门口或电梯口，前台送客时礼貌道别；

前台更新《访客登记表》，标注离访时间，每日下班前将当日访客记录汇总至行政部归档。

（四）办公环境维护流程

日常清洁管理

行政部与专业清洁服务公司签订清洁协议，明确清洁范围（办公区、会议室、走廊、卫生间等）、频次（每日两次：上午8:00前、下午18:00后）及标准（地面无杂物、桌面整洁、设施无灰尘）。

清洁人员每日填写《清洁工作记录表》（见表7），行政专员每周抽查清洁质量，对不合格项要求清洁公司限时整改。

设施设备报修

员工发觉办公设施（如空调、灯具、打印机）损坏时，通过OA系统或填写《设施报修单》（见表8）报行政部，注明损坏位置、问