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跨部门协作项目流程模板

适用工作情境

全流程操作指引

第一阶段：项目筹备与启动（1-3个工作日）

目标：明确项目必要性，组建跨部门团队，统一核心目标。

步骤1：发起立项申请

任务：由项目发起部门（如市场部、战略部）填写《项目立项申请表》，明确项目背景、目标（需量化，如“3个月内完成新产品上市，首月销售额达500万元”）、预期成果、涉及部门及初步时间规划。

负责人：发起部门负责人

输出物：《项目立项申请表》

步骤2：召开项目启动会

任务：邀请发起部门负责人、各协作部门负责人、核心成员参与，宣读立项背景，共同确认项目目标、关键里程碑（如“需求确认完成日”“方案评审日”“上线日”），明确各部门核心职责（如研发部负责技术开发，销售部负责渠道准备）。

负责人：项目总协调人（可由发起部门指定或高层指定）

输出物：《项目启动会议纪要》（含目标、职责、里程碑）

步骤3：组建项目组与分工

任务：根据职责划分，确定各部门接口人（如研发部接口人工、市场部接口人莉），明确总协调人（统筹全局）、执行组长（推进日常任务）、专项负责人（如技术、设计、文案等细分领域）。

负责人：项目总协调人

输出物：《项目组分工表》（含姓名、部门、角色、职责）

第二阶段：需求确认与方案设计（3-7个工作日）

目标：细化需求，输出可落地的执行方案，明确资源与风险。

步骤1：跨部门需求收集

任务：各协作部门根据项目目标，提交《部门需求清单》（如研发部需“产品功能原型图”，销售部需“客户画像及卖点提炼”），总协调人汇总整理，组织需求评审会，保证需求无冲突、可落地。

负责人：各部门接口人、总协调人

输出物：《跨部门需求清单》《需求评审会议纪要》

步骤2：制定项目执行方案

任务：由执行组长牵头，整合各部门需求，制定《项目执行方案》，内容包括：分阶段任务清单（含负责人、起止时间）、资源需求（人力、预算、工具）、风险预案（如“技术延期风险：提前储备备用开发人员”）。

负责人：执行组长、各部门专项负责人

输出物：《项目执行方案》

步骤3：方案审批与资源确认

任务：将《项目执行方案》提交项目总协调人及发起部门负责人审批，确认资源到位（如财务部审批预算、人力部协调人员调配）。

负责人：项目总协调人、发起部门负责人

输出物：《方案审批确认表》

第三阶段：任务执行与进度跟踪（持续进行）

目标：按计划推进任务，及时发觉并解决问题，保证进度可控。

步骤1：任务分解与下发

任务：执行组长将《项目执行方案》中的阶段任务拆解为具体行动项，通过项目管理工具（如飞书、钉钉任务）下发至责任人，明确任务描述、交付标准、截止时间。

负责人：执行组长、各部门责任人

输出物：《项目任务清单》（实时更新）

步骤2：定期进度同步

任务：

每日：责任人更新任务进度（如“已完成”“进行中”“阻塞”），阻塞项需注明原因及协助需求；

每周：召开跨部门进度会（30-60分钟），总协调人同步整体进度，协调解决阻塞问题（如“研发部需设计部提供素材，设计部延期2天，需调整后续排期”）；

每月：提交《项目月度报告》至发起部门，汇总成果、问题及下月计划。

负责人：总协调人、各部门接口人

输出物：《每日进度看板》《周进度会议纪要》《项目月度报告》

步骤3：风险与问题管理

任务：各责任人发觉风险（如“供应商无法按时交付物料”）或问题（如“客户临时增加需求”）时，立即录入《项目风险/问题登记表》，明确等级（高/中/低）、责任人、解决时限，总协调人跟踪处理结果。

负责人：责任人、总协调人

输出物：《项目风险/问题登记表》

第四阶段：验收复盘与收尾（3-5个工作日）

目标：确认项目成果，总结经验教训，完成成果交接。

步骤1：成果验收

任务：由发起部门牵头，组织各协作部门依据《项目执行方案》中的“预期成果”标准进行验收（如“新产品功能上线测试通过率≥98%”“市场活动参与人数达目标120%”），填写《项目验收表》，签字确认。

负责人：发起部门负责人、各部门接口人

输出物：《项目验收表》

步骤2：项目复盘会

任务：邀请项目组全体成员参与，总结项目亮点（如“跨部门沟通效率提升，提前3天完成需求确认”）、不足（如“风险预警不及时，导致进度延误2天”）、改进措施（如“建立每日风险同步机制”），形成《项目复盘报告》。

负责人：总协调人

输出物：《项目复盘报告》

步骤3：资料归档与成果交接

任务：总协调人收集项目全流程文档（立项申请、会议纪要、方案、验收报告等），整理归档；将项目成果（如产品原型、活动总结、优化流程文档）移交至业务归属部门（如新产品移交销售部，流程优化移交运营部）。

负责人：总协调人、成果接收部门接口人

输出物：《项目资料清单》《成果交接确认表》

配套工具表格

表1：项目立项申请表

项目名称

项目编号

发起部门

项目背景与目标

（描述项目必要性及量化目