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会议纪要标准化编写及存档规范

一、规范适用对象与场景

本规范适用于各类需要形成正式记录的会议场景，包括但不限于：公司内部战略会议、部门工作例会、跨部门协调会、项目推进会、专题研讨会、客户沟通会等。通过标准化编写与存档，保证会议信息传递准确、责任分工明确、过程可追溯，为后续工作推进、决策执行及历史查阅提供可靠依据。

二、会议纪要标准化编写流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心信息

提前获取会议通知，记录会议名称、时间（起止时间精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人。

确认参会人员范围（核心成员、列席人员）及缺席人员（需注明原因，如“*经理因出差缺席”）。

梳理会议议程与目标

根据会议通知，整理会议主要议题、讨论重点及预期目标，提前熟悉背景资料（如项目方案、上次会议纪要等），避免记录时遗漏关键信息。

准备记录工具

电子记录：优先使用Word、Excel或专业会议纪要模板，设置好标题层级、待办事项标记格式；

纸质记录：准备专用会议记录本，提前标注页码、日期，预留“决议事项”“待办任务”等专项记录区域。

（二）会中记录：保证信息完整

聚焦核心内容，避免“流水账”

重点记录：会议结论（明确、无歧义的决议）、待办事项（具体任务、负责人、截止时间）、关键数据（如预算金额、时间节点、考核指标）、争议焦点及最终处理意见。

简化记录：对一般性讨论过程可概括记录，避免逐字逐语转录；对重复性发言或与主题无关内容可。

规范信息标注，便于后续整理

区分“讨论内容”“决议事项”“待办任务”三类信息，可使用符号标记（如“【决议】”“【待办】”）；

涉及人员、部门、数据时，需当场核对准确性（如“*部门负责的方案”需确认部门名称无误，“Q3完成率95%”需确认数据来源）。

特殊场景处理

若会议中产生临时动议或紧急决议，需记录提出人、支持人及反对人（如有）、表决结果（如“一致同意”“3票赞成，1票反对”）；

若讨论内容涉密，需在记录中标注“内部保密”，后续按保密规定处理。

（三）会后整理：形成规范文本

信息核对与补充

会议结束后24小时内，根据录音（需提前征得主持人同意）、会议笔记及参会人员反馈，核对记录的准确性，补充遗漏的关键信息（如未明确的待办截止时间、需后续确认的细节）。

对模糊表述进行修改，如“尽快完成”需明确具体日期，“相关部门配合”需指定具体部门（如“*市场部配合”）。

结构化排版与语言精简

按模板框架整理内容，保证逻辑清晰：会议基本信息→会议议程→各议题讨论情况→决议事项→待办任务→附件；

语言需简洁、客观，避免口语化表达（如“我觉得”改为“会议认为”，“搞定”改为“完成”），不添加个人观点或评论。

审核与定稿

初稿完成后，提交主持人审核（重点核对决议、待办事项的准确性）；

若涉及跨部门事项，需同步发送至相关部门负责人确认，避免责任分歧；

审核通过后，最终定稿并标注定稿日期（如“定稿日期：2023年10月27日”）。

三、会议纪要标准模板

会议纪要

会议基本信息

项目

内容

会议名称

A公司2023年Q4产品规划会

会议时间

2023年10月26日14:00-16:30

会议地点*总部301会议室（线上：腾讯会议X）

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

经理、主管、专员、代表（共8人）

缺席人员

*经理（因出差）

列席人员

技术部工程师

会议议程

Q3产品复盘总结（汇报人：*经理）

Q4产品功能规划讨论（负责人：*主管）

跨部门资源协调（市场部、技术部）

会议总结（主持人：*总监）

各议题讨论情况

Q3产品复盘总结

*经理汇报：Q3产品用户增长达20%，但功能A用户投诉率上升15%，主要原因为交互流程复杂（详见附件1：《Q3用户反馈报告》）。

与会讨论：主管建议优化功能A的引导页；专员提出增加新手教程模块。

Q4产品功能规划讨论

*主管提案：优先开发功能B（用户需求占比30%）和功能C（技术可行性已验证），暂缓功能D开发（资源不足）。

表决结果：一致同意功能B、C优先级排序，功能D纳入Q1规划。

决议事项

【决议】功能A优化方案由主管牵头，11月15日前完成原型设计，技术部配合11月30日前开发上线。

【决议】Q4产品功能开发资源分配：*技术部抽调3名工程师支持功能B开发，2名支持功能C开发。

待办任务

任务描述

负责人

截止时间

协助部门

备注

功能A原型设计

*主管

2023-11-15

*设计部

需包含用户引导流程

功能A开发上线

技术部工程师

2023-11-30

-

需同步更新测试用例

Q4产品需求文档终稿

*专员

2023-11-10

*市场部

整合用户反馈数据

附件

《Q3产品用户反馈报告》

《Q4功能B需求说明书（草案）》

分发范围

主持人：总监；参会人员：经理、主管等；存档部门：行政部、