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企业文档管理与存档标准化指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于企业内部各类文档的全生命周期管理，涵盖业务流程文件、合同协议、项目资料、人事档案、财务凭证、技术文档、会议纪要等核心文档类型。典型应用场景包括：

日常办公管理：如部门请示报告、制度文件、会议记录的规范存档；

项目全周期管控：从项目立项、执行到验收各阶段文档的系统化整理；

合规与审计支持：满足内外部审计、法律纠纷对文档可追溯性的要求；

知识沉淀与复用：通过标准化管理实现文档资源的共享与高效调用；

风险防控：避免因文档丢失、泄露或管理混乱导致的业务中断或合规风险。

二、标准化管理操作流程

（一）文档分类与编码规则制定

明确分类维度

按业务属性：分为综合管理类（如公司章程、制度流程）、业务运营类（如销售合同、客户资料）、项目管理类（如立项报告、验收文档）、技术支持类（如产品手册、研发记录）、人事财务类（如劳动合同、财务报表）等；

按密级程度：划分为公开级（可内部全员查阅）、内部级（限相关部门查阅）、保密级（需经审批查阅）、绝密级（仅核心人员查阅）；

按载体形式：分为电子文档（Word、PDF、Excel等格式）、纸质文档（纸质文件、合同、图纸等）。

制定编码规则

编码需唯一、可扩展，建议结构为：部门代码-文档类型代码-年份-流水号。

示例：HR-RL-2024-001（人力资源部-人事类-2024年-第1号）、SA-CT-2024-015（销售部-合同类-2024年-第15号）。

部门代码可使用部门名称首字母（如HR代表人力资源部，SA代表销售部），文档类型代码需提前统一明确（如RL代表人事，CT代表合同）。

（二）文档创建与审核

文档创建规范

电子文档需统一命名（格式：编码-文档名称-版本号，如HR-RL-2024-001-员工手册-V1.0）；

纸质文档需使用公司标准模板（可从内部管理系统），字体、字号、页边距等格式需符合模板要求；

涉及多方协作的文档，需明确主责人（通常为发起部门负责人），保证内容准确、完整。

审核与审批流程

普通文档：由主责人起草后，提交部门负责人审核，再交至对应归档部门备案；

重要文档（如合同、制度、项目立项文件）：需增加法务部、财务部或分管领导审核环节，最终由总经理或授权人批准；

审核需在1-3个工作日内完成，审核意见需明确“通过”“修改后通过”或“不通过”，并记录在《文档审批表》中（见模板一）。

（三）文档存储与归档

电子文档存储

统一存储至公司指定的文档管理系统（如OA系统、SharePoint或专业档案管理系统），禁止存储在个人电脑或私人云盘；

存储时需填写文档元数据，包括编码、名称、密级、责任人、创建日期、关联项目/部门等，便于检索；

电子文档需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据需异地存储（如服务器与灾备中心），防止单点故障。

纸质文档存储

纸质文档需经审核批准后，由归档部门统一编号、装订（左侧装订，加装封面、目录），存入标准档案盒；

档案盒需标注编码、文档名称、年份、盒内文件清单及密级，存入符合要求的档案室（防火、防潮、防虫、防盗、防光）；

纸质与电子文档需保持一致，如电子文档有更新，纸质文档同步更新并标注最新版本号。

（四）文档借阅与传递

借阅申请与审批

借阅人需填写《文档借阅申请表》（见模板二），说明借阅目的、文章样式、借阅期限（一般不超过3个工作日）；

公开级文档由部门负责人审批，内部级文档由归档部门负责人审批，保密级及以上文档需经分管领导审批。

借阅与归还管理

电子文档借阅：通过系统设置权限，借阅人仅可在指定设备上查阅，禁止或转发（保密级及以上文档需添加水印）；

纸质文档借阅：归档部门登记借阅信息后，由专人领取并交付借阅人，借阅人当场核对文档完整性；

到期需及时归还，如需续借需提前1天申请，续借不超过2次；逾期未还或损坏文档，需按公司规定承担责任。

（五）文档更新与销毁

文档更新管理

文档内容需定期评审（制度类文档每年至少1次，技术类文档根据项目进展更新），由原主责人发起变更流程；

更新后需重新审核、编码，旧版本文档自动失效（电子文档标记“已作废”，纸质文档加盖“作废”章并单独存放），避免误用。

文档销毁管理

超过保存期限的文档（如合同到期保存5年、一般项目文档保存3年、临时性文件保存1年），由归档部门编制《文档销毁清单》（见模板三），经部门负责人及分管领导审批后销毁；

电子文档需彻底删除（使用专业数据擦除工具，防止恢复），纸质文档需使用碎纸机销毁（保密级及以上文档需双人监督并记录销毁过程）；

销毁清单需保存至少2年，以备追溯。

三、常用管理模板与表单

模板一：文档审批表

文章样式

文档名称

版本号

创建部门

创建人

创建日期

HR-RL-2024-001

员工考勤管理制度

V1.0

人力资源部

*丽