信访档案管理规范操作手册.docxVIP

信访档案管理规范操作手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范信访档案管理工作，提高信访事项处理的质量与效率，确保信访档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及信访工作条例，结合实际工作情况，特制定本手册。本手册旨在为信访档案管理从业人员提供清晰、具体、可操作的行为指南，促进信访档案管理工作的制度化、规范化和科学化。

1.2定义与适用范围

本手册所称信访档案，是指在信访活动中形成的，反映信访事项处理过程、结果以及相关工作情况的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其形成主体包括信访人、各级信访工作机构、有权处理信访事项的行政机关、企事业单位、社会团体等。

本手册适用于各级各类信访工作机构及相关单位的信访档案管理活动。

1.3管理原则

信访档案管理应遵循以下原则：

*真实准确原则：信访档案的内容必须真实反映信访事项的客观情况和处理过程，数据准确无误。

*完整系统原则：信访档案应收集齐全，各项要素完备，能够完整展现信访事项的来龙去脉和处理全貌，并保持其内在联系。

*规范有序原则：信访档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、移交、销毁等各个环节均应按照规定程序和标准操作，做到条理清晰、井然有序。

*安全保密原则：严格执行国家保密法律法规，建立健全档案安全保密制度，采取有效措施，确保信访档案的实体安全和信息安全，防止失泄密事件发生。

*依法利用原则：信访档案的利用必须在法律法规允许的范围内进行，既要保障档案信息的合理利用，服务于工作需要，又要保护信访人的合法权益，特别是个人隐私和商业秘密。

第二章管理机构与人员职责

2.1管理机构

各单位应明确信访档案管理的负责部门，配备必要的档案管理人员和设施设备，保障信访档案管理工作的顺利开展。该部门应对本单位信访档案工作进行统一规划、组织协调和监督指导。

2.2人员要求

信访档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，熟悉信访业务知识和档案管理专业技能，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。管理人员应定期参加相关业务培训，不断提升专业素养和履职能力。

2.3主要职责

信访档案管理人员的主要职责包括：

*负责信访材料的接收、登记、分类、整理、立卷、归档工作；

*负责信访档案的日常保管、清点、核对，确保档案实体安全；

*负责信访档案的查阅、复制、借阅、传递等利用工作，并严格履行相关手续；

*负责对已超过保管期限的信访档案进行鉴定、销毁或移交；

*负责信访档案管理系统的日常维护和数据备份，确保电子档案的安全与有效利用；

*参与信访档案工作制度的制定与完善，提出改进工作的建议。

第二章操作流程规范

2.1信访材料的接收与登记

2.1.1材料接收

2.1.2初步审核与登记

接收人员对信访材料进行初步审核，确认材料是否符合信访受理条件。对符合条件的，应及时在信访信息系统或专门的登记本上进行登记。登记内容应至少包括：信访编号、信访人姓名（名称）、联系方式、信访事项发生地、信访事项类别、反映的主要问题摘要、接收日期、材料份数及页数等。登记信息应力求准确、简明扼要。

2.1.3材料处理

登记完毕后，原始信访材料应妥善保管，不得遗失、损毁或擅自涂改。对于重复信访或内容相似的信访材料，应注明关联信息，便于后续查阅和合并处理。

2.2立卷与分类

2.2.1立卷原则

信访档案的立卷应遵循“一事一档”或“一人（户）一档”的基本原则，即一个独立的信访事项或同一信访人的系列信访事项应组成一个案卷。对于涉及多个部门或复杂问题的信访事项，可根据处理环节或责任主体适当分卷，但应保持相互关联。

2.2.2分类方法

信访档案可根据实际工作需要进行分类。常见的分类方法包括：

*按信访事项性质分类：如申诉类、求决类、建议类、检举控告类等。

*按信访人所属区域或单位分类。

*按信访事项处理部门分类。

*按信访事项办理状态分类：如待受理、办理中、已办结、已复查、已复核等。

各单位应选择适合自身工作特点的分类方法，并保持分类标准的一致性和稳定性。

2.2.3案卷排列

同一年度或同一类别下的案卷，可按照信访事项受理时间先后顺序或信访编号顺序排列。

2.2.4案卷标题拟定

每个案卷应有规范的标题，标题应能准确概括案卷的核心内容，通常由信访人、信访事项主要内容和处理阶段（如“办理卷”、“复查卷”）等要素构成。

2.3文件材料的整理与排序

2.3.1材料收集与筛选

在信访事项办理过程中，档案管理人员应及时收集与该信访事项相关的各类材料，包括但不限于：信访人提交的原始材料、受理告知书、转送/交办函、调查取证材料、谈话记录、处理意见（答复意见书、复查意见书、复核意见书）、信访人对处理结果的反馈意见、办结报告等