企业合同管理流程与标准合同模板.docVIP

一、企业合同管理适用业务场景

在企业日常运营中，合同管理贯穿于采购、销售、服务合作、人力资源、资产租赁等多个业务环节，适用于以下场景：

业务合作类：如与供应商签订采购合同、与客户签订销售合同、与合作伙伴签订项目外包合同；

服务保障类：如与技术服务商签订软件开发协议、与咨询机构签订服务合同、与物业签订场地租赁合同；

内部管理类：如与员工签订劳动合同、与部门签订目标责任书；

资产处置类：如设备转让合同、知识产权许可使用合同等。

规范的合同管理流程与标准模板，可帮助企业降低法律风险、提高签约效率、明确权责划分，保证业务合规有序开展。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同准备与起草阶段

需求确认

业务部门根据合作需求，明确合同标的（如货物、服务、项目范围）、双方权利义务、核心条款（如价格、履行期限、付款方式），填写《合同需求申请表》，部门负责人*审批通过后启动起草。

涉及采购、销售等需多部门协同的业务，需提前组织财务部、法务部召开需求对接会，确认成本预算、合规要求等关键信息。

资料收集

起草人收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明），保证对方为合法存续的法人/其他组织，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”核实其信用状况。

涉及特殊行业（如医疗、建筑），需收集对方行业许可证、资质证书等证明文件。

模板选用与起草

优先选用企业标准化合同模板库中的对应模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无标准模板时，可参考行业通用模板，但需经法务部*审核合规性。

合同内容需包含以下核心要素：合同编号、签约主体信息（名称、地址、法定代表人）、标的描述（具体、可量化）、数量/质量标准、价款及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力条款等。

（二）合同内部审批阶段

部门审核

起草人完成合同初稿后，提交至业务部门负责人*审核，重点核对业务需求匹配度、条款可行性。

涉及财务条款的，需经财务部*审核，保证价格构成合理、付款方式符合企业资金管理规定，发票类型（如增值税专用发票/普通发票）需明确（注：此处仅为示例描述，不涉及敏感信息）。

法务合规审核

业务部门审核通过后，提交法务部*进行合规性审查，重点检查：

主体资格是否合法，签约人是否具有相应授权；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》等）；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；

知识产权、保密等特殊条款是否符合企业风险防控要求。

法务部*需在3个工作日内反馈审核意见，起草人根据意见修改后重新提交，直至合规。

管理层审批

重大合同（如金额超过10万元、涉及核心业务或长期合作）需提交至总经理或分管副总审批，重点评估合作战略价值、风险可控性；

审批通过后，形成《合同审批表》，由各环节审批人签字确认，完成内部审批流程。

（三）合同签署与用印阶段

文本定稿

审批通过后，起草人制作合同正本（一式两份或多份，根据合作方需求确定），保证文本内容与审批版本一致，无涂改、增删（若有修改需双方盖章确认）。

用印申请

起草人填写《合同用印申请表》，附《合同审批表》、合同文本，提交至行政部或综合管理部审核用印权限。

标准合同由部门负责人审批用印；重大合同需经总经理审批用印。

签署与盖章

双方法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》），并加盖企业公章或合同专用章（公章需备案，合同专用章仅限合同使用）；

若为电子合同，通过企业指定的电子签约平台（如e签宝、法大大等）完成签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力。

（四）合同履行与跟踪阶段

履行交底

业务部门*在合同生效后3个工作日内，向相关部门（如仓储部、项目部、财务部）履行交底，明确合同关键条款（如交付时间、验收标准、付款节点），保证执行到位。

进度跟踪

业务部门*建立《合同履行跟踪表》，定期记录履行进度（如货物交付情况、服务阶段性成果），对可能出现的延迟、变更等情况提前预警，及时与合作方沟通解决。

涉及合同变更（如标的、数量、履行期限调整），需签订《补充协议》，履行与原合同相同的审批流程。

验收与结算

合同标的交付后，业务部门*组织相关部门（如技术部、质检部）按合同约定进行验收，出具《验收确认单》；

财务部*凭《验收确认单》、发票、《合同履行跟踪表》等资料办理付款手续，保证资金支付与合同约定一致。

（五）合同归档与复盘阶段

档案整理

合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批表、补充协议、验收单、付款凭证等资料整理成册，提交至档案管理部门归档；

电子合同同步存储至企业合同管理系统，标注合同编号、关键词（如合作方名称、合同类型），便于检索查询。

复盘分析

每季度/每年度，业务部门与法务部、财务部*对合同管理情况进行复盘，分析履约率、纠纷率、常见风险点，优化合同模板与管理流程。

三、标准合同