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2026-01-31 发布于江苏
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企业IT系统设备管理表.doc

适用场景与价值

在企业信息化建设进程中，IT设备（如电脑、服务器、打印机、网络设备等）作为核心资产，其全生命周期管理直接影响运营效率与数据安全。本管理表适用于企业IT部门、行政部门及各业务单元，覆盖设备从采购入库、领用分配、日常维护、故障维修到报废处置的全流程管理场景。通过标准化记录与跟进，可实现设备资产可视化、责任明确化、流程规范化，有效避免设备闲置、流失或管理混乱，为企业降本增效与合规审计提供数据支撑。

全流程操作指南

一、设备入库登记

采购验收：设备到货后，由IT部门联合行政部门共同开箱验收，核对设备型号、规格、数量与采购订单一致性，检查外观及配件（如电源适配器、说明书等）是否完好。

信息录入：验收合格后，IT管理员在管理表中填写“设备编号”（唯一编码，规则建议为“设备类型-年份-流水号”，如“PC-2024-001”）、“设备名称”“型号规格”“品牌”“资产编号”（若企业有固定资产编码则关联）、“采购日期”“采购金额”“供应商”“存放地点”（如仓库或IT部门）等基础信息，并设备采购合同、验收单等扫描件至附件栏。

贴标入库：为设备粘贴资产标签（含设备编号），登记完成后将设备存放至指定仓库，状态标记为“在库”。

二、设备领用分配

申请发起：使用部门因新增人员或设备更换需领用设备时，由申请人（如部门助理或部门负责人）填写《IT设备领用申请表》，注明申领设备类型、数量、用途及使用人信息，经部门负责人审批后提交至IT部门。

审批与发放：IT部门审核申请合理性（如核查现有设备是否可复用、预算是否匹配），审批通过后通知领用人前往仓库领取。领用时需在管理表中登记“领用日期”“使用部门”“使用人”“领用事由”，并由领用人签字确认，设备状态同步更新为“在用”。

权限配置：针对电脑、服务器等设备，IT管理员需在领取后1个工作日内完成系统权限配置（如域账号、软件安装、网络访问权限等），并记录配置详情。

三、日常维护与故障处理

定期巡检：IT部门每月对在用设备进行巡检（重点检查服务器、网络设备等关键资产），记录设备运行状态（如CPU使用率、内存占用、网络连通性等），巡检结果录入“维护记录”栏，包括巡检日期、维护人员、维护内容、设备状态（正常/异常）。

故障报修：使用人发觉设备故障时，需及时通过IT服务台（或指定联系人）报修，说明故障现象、发生时间及影响范围。IT管理员接到报修后，在管理表中登记“报修日期”“故障描述”“报修人”，并更新设备状态为“维修中”。

维修与反馈：IT技术人员根据故障类型进行维修（硬件故障联系供应商或返厂，软件故障由内部处理），维修完成后记录“维修日期”“维修方案”“更换配件（若有）”“维修费用”，并通知使用人验收。使用人确认无误后签字，设备状态恢复为“在用”。

四、设备变更与移交

内部移交：员工因岗位调动或部门变更需移交设备时，由原使用人和新使用人共同在管理表中填写“移交日期”“新使用部门”“新使用人”“移交原因”，并经双方签字确认，IT部门同步更新设备关联信息。

配置变更：设备因业务需求需调整配置（如内存扩容、系统升级）时，IT管理员需提前填写《IT设备变更申请》，说明变更内容、原因及预算，审批通过后实施变更，并在管理表中记录变更日期、变更详情及变更后状态。

五、设备盘点与报废

定期盘点：IT部门每季度联合财务部门对设备进行实物盘点，核对管理表记录与实际设备数量、状态是否一致，差异情况需在“盘点记录”栏注明（如盘盈、盘亏、状态不符等），并分析原因、提出整改措施。

报废申请：设备达到使用年限（如电脑5年、服务器8年）、维修成本过高或技术淘汰时，由IT管理员填写《IT设备报废申请表》，附设备现状说明、维修记录及价值评估，经IT部门负责人、行政部门、财务部门审批后，方可报废。

报废处置：报废设备需拆除存储介质并数据销毁（保证数据无法恢复），由行政部门联系合规回收机构进行环保处理，回收凭证交至财务部门备案。IT管理员在管理表中标记“报废日期”“报废原因”“处置方式”，设备状态更新为“已报废”，并同步删除系统中的相关权限。

标准模板表格

设备编号

设备名称

型号规格

品牌

资产编号

采购日期

采购金额（元）

供应商

存放地点

使用部门

使用人

设备状态（在库/在用/维修中/闲置/已报废）

维保信息（保修期至/维保商）

领用日期

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