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行政文件归档管理制度及执行表格

第一章总则

为规范行政文件的管理流程，保证文件的完整性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，依据国家《档案法》及本单位行政管理要求，特制定本制度。本制度适用于企业、事业单位、社会团体等各类组织（以下统称“单位”）的行政管理部门及各业务部门，涵盖行政活动中形成的各类需长期或短期保存的文件资料。

第二章适用范围与管理对象

一、适用范围

本制度适用于单位内部各职能部门（如综合管理部、人力资源部、财务部等）在行政管理活动中形成的各类文件，包括但不限于规章制度、会议纪要、请示报告、工作计划、合同协议、人事档案、证照复印件、外来函件等。

二、管理对象

文件类型：纸质文件、电子文件（含扫描件、电子文档、邮件等）；

文件状态：已办结的正式文件、具有参考价值的草稿文件（需标注“草稿”字样）；

责任主体：文件形成部门为归档责任部门，综合管理部门为归档监督与保管部门。

第三章文件归档全流程操作指引

一、文件收集：保证源头完整

责任主体：文件形成部门经办人（经办人）、部门负责人（部门负责人）。

操作步骤：

日常收集：文件形成后，经办人需在3个工作日内检查文件完整性（如、附件、签批页是否齐全），保证无缺页、破损、模糊等问题；

定期汇总：每月最后一个工作日，经办人将本月形成的文件按类别汇总，填写《文件收集清单》（见第四章模板一），经部门负责人审核签字后，提交至综合管理部门