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团队协作沟通记录及会议纪要模板

一、适用场景：哪些会议需要这份模板？

项目启动会：明确项目目标、分工、计划及风险，同步关键信息；

日常进度同步会：跟踪任务进展、协调资源、解决执行中的卡点；

问题解决会：针对具体问题（如技术瓶颈、流程漏洞、客户投诉等）集中讨论方案；

跨部门协调会：打破部门壁垒，明确协作边界与责任，推动资源整合；

阶段性复盘会：总结阶段性成果、不足，提炼经验并规划下一步行动。

二、使用步骤指南：四步高效完成会议记录

1.会前准备：让会议“有方向”

明确会议核心目标：提前与主持人沟通，确认本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线优先级”“解决供应链交付延迟问题”），避免讨论发散；

提前通知参会人员：通过会议工具（如企业钉钉）发送会议邀请，注明时间、地点（线上/线下）、议题及需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单）；

准备记录工具：提前打开本模板电子文档，或准备好纸笔，保证能快速记录关键信息；如需录音，提前征得参会人员同意。

2.会议中记录：抓重点、分主次

记录基本信息：第一时间填写会议名称、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、会议主题，保证信息完整；

聚焦议题讨论：按议题顺序记录，每个议题需包含“讨论内容+关键结论”，避免逐字逐句记录发言，而是提炼核心观点（例如：“议题1：用户反馈登录流程繁琐。讨论后结论：简化登录步骤，增加‘一键登录’功能，*负责本周内完成方案设计”）；

区分“决议”与“待办”：对会议明确的决策（如“同意采用A方案”）和需执行的任务（如“*负责对接技术部，下周五前提交排期”），单独标注，避免混淆；

标注争议点与待确认信息：若讨论中存在分歧或未达成一致的内容（如“关于是否延期上线，需进一步评估客户影响”），需记录争议焦点及后续跟进动作。

3.会后整理：补细节、核信息

补充记录遗漏：会后1小时内回顾会议内容，补充记录中不完整的信息（如遗漏的参会人员发言、未明确的待办截止时间），必要时与主持人或关键参会人核对；

整理成文：按“会议基本信息+议题讨论记录+决议与待办事项”结构整理纪要，语言简洁、条理清晰，避免口语化表达；

分发前确认：将整理好的纪要发给主持人*审核，保证信息准确无误后再正式分发。

4.跟踪落实：让“决议”变“结果”

明确分发范围：纪要需发送至所有参会人员及相关协作人，保证责任到人；

建立待办跟踪机制：在项目管理工具（如飞书多维表格、Teambition）中同步待办事项，标注负责人、截止时间及完成状态，定期提醒跟进；

闭环管理：待办事项完成后，记录人需更新状态，并在下次会议中通报完成情况，形成“计划-执行-跟踪-反馈”的闭环。

三、模板表格示例：让记录更规范

（1）会议基本信息表

字段

内容示例

会议名称

项目第二阶段启动会

会议时间

2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（线上会议：腾讯会议）

主持人

*（项目经理）

记录人

*（项目助理）

参会人员

（产品）、（研发）、（设计）、（运营）

缺席人员

*（测试，因出差）

会议主题

确定第二阶段开发目标、分工及时间节点

（2）议题讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论内容摘要

关键结论/决议

参与人发言摘要（可选）

1

第二阶段核心功能优先级

（产品）：用户反馈“数据看板”需求最迫切；（研发）：“数据看板”开发周期约2周，需优先保障。

决议：优先开发“数据看板”功能，其次为“用户权限管理”功能。

*（设计）：建议同步优化数据看板UI，提升用户体验。

2

跨部门协作分工

（运营）：需设计部提供活动海报素材；（设计）：需产品部明确海报内容需求。

结论：（产品）于10月27日前提交海报需求清单，（设计）10月28日前完成初稿。

*（研发）：开发期间需与设计部确认交互细节，避免返工。

（3）决议与待办事项表

任务编号

任务描述

负责人

截止时间

完成状态

备注（如所需资源、风险提示）

T001

完成“数据看板”需求文档

*

2023-10-30

未开始

需*（研发）配合确认技术可行性

T002

提交活动海报需求清单

*

2023-10-27

进行中

包含活动主题、尺寸、风格要求

T003

评估“用户权限管理”开发风险

*

2023-11-03

未开始

需参考行业通用权限模型

T004

同步会议纪要至所有参会人员

*

2023-10-26

已完成

已通过企业发送，所有人确认

四、使用注意事项：避免常见误区

客观记录，避免主观评价：记录时需保持中立，不添加个人观点（如“的方案不切实际”），仅描述事实（如“提出方案需增加3人，目前团队人力不足”）；

突出“行动项”，而非“讨论过程”：会议纪要的核心是推动执行，需重点标注“谁、做什么、何时完成”，而非详细记录所有发言；

及时性与准确性并重：建议会后24小