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产品说明书制作标准化流程

一、适用场景与启动条件

本流程适用于企业内部各类产品（硬件、软件、服务等）说明书的标准化制作，具体场景包括：

新产品上市：当产品完成研发、测试并进入量产阶段时，需同步制作配套说明书；

产品迭代更新：产品功能、功能或结构发生变更时，需对现有说明书进行修订；

客户合规要求：根据市场或客户需求（如出口产品需符合目标国家语言规范），需新增或优化说明书内容；

售后体系优化：为提升客户体验，统一说明书格式与信息准确性时。

启动条件：产品已完成定型（硬件）或版本冻结（软件），核心功能参数经技术部门确认无误，且明确说明书的目标用户群体（如终端消费者、专业运维人员等）。

二、标准化操作流程与关键节点

阶段一：需求调研与目标明确

目标：明确说明书的核心内容方向、用户需求及合规要求。

操作步骤：

用户画像分析：由市场部牵头，联合产品部、客服部共同梳理目标用户的使用习惯、知识水平及核心需求（如普通用户关注基础操作，专业用户关注技术参数），形成《用户需求分析报告》；

合规性调研：法务部或质量部收集产品销售区域的相关法规（如欧盟CE认证、中国GB标准），明确说明书必须包含的警示标识、环保信息等内容，输出《合规要求清单》；

竞品说明书分析：市场部收集3-5款同类产品说明书，分析其结构、亮点及不足，为说明书框架设计提供参考。

输出物：《用户需求分析报告》《合规要求清单》《竞品分析简报》。

阶段二：内容规划与框架搭建

目标：确定说明书的核心模块、章节顺序及内容要点。

操作步骤：

框架设计：由产品经理主导，技术、市场、客服共同参与，确定说明书基础框架（参考下表“说明书基础框架建议”），明确各章节核心内容；

内容分工：根据章节内容，明确责任部门（如技术部负责参数表、售后部负责故障排除、设计部负责图文排版），制定《内容撰写责任清单》；

评审确认：组织跨部门评审会（产品、技术、市场、法务），对框架及分工进行确认，形成《框架评审纪要》。

输出物：《说明书内容框架表》《内容撰写责任清单》《框架评审纪要》。

阶段三：资料收集与内容撰写

目标：收集产品相关信息，完成说明书初稿撰写。

操作步骤：

资料收集：责任部门根据《内容撰写责任清单》，收集产品规格书、测试报告、认证证书、操作演示视频（图文提取）等原始资料，提交至文案撰写人；

初稿撰写：文案专员（或指定*工程师）依据框架及收集资料，按章节撰写内容，要求：

技术参数准确无误（与研发确认）；

操作步骤逻辑清晰（按“开机→基础设置→核心功能→常见场景”顺序）；

语言通俗易懂（避免专业术语堆砌，必要时添加术语解释）；

图文匹配（示意图、实物图需清晰标注关键部件，步骤图需按序号排列）。

内部初审：文案专员完成初稿后，自查内容完整性、格式统一性（如字体、字号、单位符号），提交至产品经理。

输出物：《产品说明书（初稿）》《资料收集汇总表》。

阶段四：多级审核与修订优化

目标：通过多部门审核，保证说明书内容准确、合规、易用。

操作步骤：

技术审核：研发部/技术部审核功能描述、参数、操作逻辑的准确性，填写《技术审核意见表》，重点关注“功能实现是否与说明书一致”“是否存在误导性操作指引”；

合规审核：法务部/质量部审核警示标识、安全说明、保修条款等是否符合法规要求，填写《合规审核意见表》；

用户体验审核：客服部/市场部组织5-8名目标用户（内部或外部）试读说明书，收集“操作步骤是否易懂”“关键信息是否突出”等反馈，填写《用户体验测试报告》；

修订整合：文案专员汇总各审核意见，修订初稿，形成《修订说明》，并再次提交产品经理确认。

输出物：《技术审核意见表》《合规审核意见表》《用户体验测试报告》《产品说明书（修订稿）》《修订说明》。

阶段五：定稿发布与版本管理

目标：确认最终版本并规范发布，保证后续可追溯。

操作步骤：

终审确认：由产品经理组织最终评审会，各部门确认修订稿内容无误后，签字确认《终版审批表》；

格式标准化：设计部根据企业VI规范，对终稿进行排版（封面含产品型号、名称、企业LOGO；页眉页脚含版本号、生效日期；页码连续），输出定稿PDF及可编辑源文件；

发布与归档：市场部/产品部通过官网、产品包装、售后系统等渠道发布说明书，同时将终稿、审批文件、修订说明等归档至企业文档管理系统，标注版本号（如V1.0）、生效日期及负责人。

输出物：《产品说明书（终版）》《终版审批表》《版本归档记录表》。

阶段六：持续更新与维护

目标：保证说明书与产品状态同步，及时响应市场反馈。

操作步骤：

变更触发机制：当产品发生硬件改版、软件升级、法规更新或用户反馈重大问题时，由产品部发起说明书修订流程，重复“阶段三至阶段五”；

定期回顾：每半年由产品部组织，联合技术、客服对说明书进行回顾，分析用户咨询高频问题，优化内容表述。

输出物：《说