会议记录及决策执行模板.docVIP

会议记录及决策执行模板

一、适用场景与核心价值

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心议题：会议发起人需提前明确会议目标（如“确定项目Q3执行方案”“解决跨部门协作瓶颈”），梳理核心议题清单（建议不超过5个，避免发散），并预估各议题讨论时长。

通知参会人员：至少提前24小时通过内部通讯工具或邮件发送会议通知，内容包括：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议题清单、需参会者提前准备的资料（如数据报表、方案草案）。

准备会议物料：提前调试投影仪、麦克风等设备，准备会议签到表、白板、马克笔，或创建线上共享文档（如腾讯文档、飞书文档）用于实时记录。

（二）会中记录：客观全面，聚焦关键

记录基础信息：由记录人填写会议基本信息，包括：会议名称（如“市场部Q3目标分解会”）、日期、开始/结束时间、地点/线上平台、主持人（经理）、记录人（专员）、参会人员（含姓名及部门，用代替，如“主管-销售部”“专员-产品部”）、缺席人员及原因（如“经理-因客户拜访请假”）。

逐项记录议题讨论：按议题顺序记录讨论过程，重点捕捉：

各方观点摘要（避免逐字记录，提炼核心论点，如“*主管建议优先开拓华东市场，理由是竞品渗透率低”）；

存在的分歧或争议（如“*专员提出预算不足，需申请额外10万推广费用”）；

关键数据或案例（如“Q2华东区域销售额环比增长15%，用户调研满意度达90%”）。

明确决策事项与行动项：针对每个议题，记录最终结论（决策事项），并拆解为具体行动项，需包含：

行动内容（如“制定华东市场开拓方案”）；

负责人（明确到具体人，如“*主管”）；

计划完成时间（精确到日期，如“2023年7月15日前”）；

所需资源或支持（如“需设计部配合输出宣传物料”）。

（三）会后整理：及时归档，分发确认

整理会议记录：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中笔记补充完善内容，保证语言简洁、逻辑清晰，重点突出“决策事项”和“行动项”。整理完成后，交由主持人（*经理）审核，保证信息准确无误。

分发与反馈：审核通过后，24小时内将会议记录分发给所有参会人员及相关干系人（如项目组成员、上级领导），要求收到者确认阅读（如通过邮件回复“已阅”），避免信息遗漏。

资料归档：将会议记录（含原始签到表、讨论资料）按“年份-月份-会议类型”分类存储（如“2023-07-部门周会”），保存期限不少于1年，重要项目会议记录需长期归档。

（四）决策执行跟进：动态跟进，闭环管理

建立行动项跟踪表：以会议记录中的行动项为基础，创建“决策执行跟踪表”（模板见第三部分），明确各行动项的负责人、时间节点、进度状态，由指定协调人（如项目助理）每周更新进度。

定期反馈与提醒：负责人需按计划节点提交进度反馈（如每周五下班前通过群内汇报或邮件更新），协调人对临近截止日期（提前3天）或逾期未完成的行动项进行提醒，保证执行不脱节。

执行效果评估：行动项完成后，负责人需提交成果说明（如“华东市场开拓方案已输出，包含目标客户清单、推广排期及预算”），由主持人组织相关人员评估是否达到预期目标，未达标的需分析原因并制定改进措施。

（五）复盘总结：沉淀经验，持续优化

每季度或重大项目结束后，组织会议参与人员对决策执行过程进行复盘，重点总结：

决策制定中的有效经验（如“数据支撑的讨论提升了决策准确性”）；

执行中的问题与教训（如“跨部门协作时沟通机制不明确导致延期”）；

流程优化建议（如“下次会议需提前同步数据报表，减少现场讨论时间”）。

复盘结果形成书面报告，同步给团队及管理层，用于后续会议及工作改进。

三、模板表格

（一）会议基本信息表

会议名称

日期

2023年月日

时间

14:00-16:00

地点/线上平台

3号会议室/腾讯会议（会议号：X）

主持人

*经理-市场部

记录人

*专员-行政部

参会人员

主管-销售部、专员-产品部、*助理-财务部

缺席人员及原因

*经理-客户拜访（已提前报备）

会议主题

确定Q3新品上市推广方案

（二）议题讨论与决策记录表

议题编号

议题名称

讨论要点摘要

关键分歧/争议

决策事项

01

推广渠道选择

主管建议优先线上投放（抖音、小红书），专员提议结合线下快闪店

预算分配：线上占比70%vs60%

确定线上（65%）、线下（35%）组合投放，总预算50万

02

时间节点

助理提出需8月底完成物料准备，主管建议提前至7月底

物料制作周期：设计部认为需4周

最终确定7月25日前完成所有物料筹备

（三）决策事项与行动项跟踪表

决策编号

决策事项

依据（会议决议/讨论）

负责人

计划完成时间

实际完成时间

进度状态（未开始/进行中/已完成/延期）

备注（需支持/风险）

反馈节点（每周五）制定线上推广排期

议题01决策

*主管-销售部