企业采购需求收集表预算申请专用版.docVIP

一、适用场景与价值定位

在企业运营中，采购需求与预算申请是资源调配的核心环节，涉及成本控制、合规管理及业务效率。本模板适用于以下场景：

新项目启动：如研发项目、市场活动等新增采购需求的预算申报；

日常运营补充：办公物资、设备维护等常规采购的预算申请；

资产更新替换：老旧设备、工具报废后的新增采购预算申报；

专项任务支持：临时性活动、客户接待等专项采购的预算审批。

通过标准化模板，可统一需求提报格式，明确预算依据，减少沟通成本，保证采购流程合规、高效，同时为财务部门提供精准的预算数据支撑。

二、标准化操作流程

步骤一：需求部门发起申请

填写基础信息：由需求部门指定人员（如采购专员或部门助理）根据实际需求，填写《采购需求预算申请表》中“需求部门”“需求人”“需求名称”“采购内容明细”等字段，保证信息真实、完整。

准备支撑材料：附上必要的技术参数、数量清单、市场询价记录（至少2家供应商报价）、过往采购历史数据（如适用）等，作为预算合理性的佐证。

标注紧急程度：根据业务需求勾选“一般/紧急/特急”，并说明紧急原因（如“生产设备故障需立即更换”），便于采购部门优先处理。

步骤二：部门负责人审核

必要性审查：需求部门负责人（如部门经理*）需核对采购内容是否与部门年度工作计划、项目目标匹配，确认是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。

预算初审：根据部门年度预算额度，评估申请金额是否超支，若超预算需说明补充预算来源或调整方案。

签字确认：审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字并注明日期，将申请表及附件提交至采购部门。

步骤三：采购部门合规性初审

技术参数审核：采购专员（如采购主管*）检查技术参数是否明确、合理，避免模糊描述（如“高功能电脑”需细化至CPU、内存、硬盘等具体配置），保证采购物品符合使用需求。

市场行情核验：对比支撑材料中的报价，结合近期市场价格数据，评估预估单价的合理性，必要时进行补充询价。

流程合规检查：确认采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等）是否符合公司《采购管理制度》规定，若需招标但未说明原因的，需退回补充材料。

反馈意见：审核通过后签字；若存在问题，注明修改意见（如“技术参数需补充品牌型号”）并退回需求部门。

步骤四：财务部门预算审核

预算匹配度审核：财务专员（如财务经理*）核对申请金额是否纳入年度/季度预算，若未纳入，需需求部门提交预算调整申请并说明理由。

成本合理性分析：结合历史采购数据、市场价格波动，评估预估总价的准确性，重点关注大额采购（如超过5万元）的成本构成。

资金计划确认：确认采购时间与公司资金支付计划是否匹配，避免因资金不到位导致采购延误。

签署意见：审核通过后签字；若预算不足或成本异常，标注“建议调整数量/规格”或“需补充预算说明”，反馈至需求部门。

步骤五：管理层审批

根据采购金额分级审批：

小额采购（如≤1万元）：由采购总监或分管副总审批；

大额采购（如1万-10万元）：需总经理审批；

重大项目采购（如＞10万元）：提交总经理办公会集体审议。

审批人重点审查采购的战略价值、预算必要性及风险控制，签署“同意/不同意”意见并备注理由（如“同意，但需优先选择国产品牌”）。

步骤六：结果反馈与执行

通知结果：采购部门将审批完成的申请表反馈至需求部门，明确“同意执行”“需修改后重报”或“不予执行”及原因。

采购执行：需求部门根据审批意见，配合采购部门完成供应商选择、合同签订、订单下达等后续流程。

预算跟踪：财务部门根据实际采购金额更新预算台账，保证预算执行可控。

三、采购需求预算申请表模板

字段名称

填写说明

示例

需求部门

填写申请采购的具体部门

市场营销部

需求人

填写申请部门对接人姓名（用*代替）

张*

内部沟通渠道

填写需求人分机号或内部沟通工具账号（避免电话）

分机：8012/企业：zhang*

需求名称

简明概括采购内容，建议包含“用途+物品名称”

2024年Q3市场推广活动宣传物料采购

采购内容明细

按行填写品名、规格型号、单位、数量、预估单价（元）、预估总价（元），可附明细页

品名：易拉罐；规格：330ml；单位：个；数量：5000；预估单价：2.5；预估总价：12500

需求用途

说明采购物品的具体用途，如“用于项目宣传”“替换报废的设备”

用于2024年第三季度线下推广活动物料制作

紧急程度

勾选“一般/紧急/特急”，紧急需说明原因

紧急（活动启动在即，需提前10天到货）

期望到货时间

填写具体日期（如YYYY-MM-DD）或时间段（如“活动前7天”）

2024-07-15

预算来源

填写对应的预算科目，如“年度预算-市场推广费”“专项预算-新项目启动资金”

年度预算-市场推广费（科目编码：MK-003）

附件清单

列出支撑材料名称，如“技术参数书、3家供应商报价单、历史采购