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文件资料管理制度

工程项目文件资料的管理包括公司来往文件、项目文件、甲方文件、监理文件、施工技术资料、职业安全和环境管理资料等内容。

项目资料员在项目总工的领导下，具体负责并指导文件资料的管理工作。

项目资料员应持有资料员上岗证。

文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。

1、公司文件管理制度

1）对公司文件进行分类收存。类别为质量体系文件、非质量体系文件两类。

2）公司文件由项目资料员作接收登记。

3）项目资料员在接到公司文件后，根据文件归属类别附上文件传阅学习单送项目经理。项目经理学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习或传阅范围，保存传阅记录。重要文件由项目经理和技术负责人组织学习，并非留下学习记录。

4）职业安全、环境管理方面的公司文件由资料员统一作接收记录，文件存于安全检查员处，由安全检查员做文件传阅的学习记录。

5）甲方、监理等外来文件和会议纪要等，由资料员统一做接收记录，项目经理阅后确定学习、传阅、落实人员，传阅登记后由资料室统一存档。

6）资料盒内应编制文件目录，以便于查阅。

7）作废文件由项目总工做留存或销毁处理意见，留存作废文件进行标识，单独存放，编目，同时在原收文记录上标明作废及销毁日期。

8）项目经理部调出人员不允许带走文件和资料，到新的岗位后，需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后，继任人应及时到公司办理文件执有变更手续。

2、项目收发文件管理制度

1）项目对外发文应由项目总工审核，项目经理审批签发，资料室统一发放。

项目对外发文统一按照各业对口编号为：

2）项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。

3）外发文件的具体要求

项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文，并在发放记录上注明原件存放处，资料员统一标识编号发放文件。

4）项目内发或传阅文件的具体要求

⑴项目内发或传阅文件按技术室文件、工程室文件、预算室文件、材料室文件、财务室文件、资料室文件、后勤文件、外来文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。

⑵建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。

⑶项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交给资料员做接收记录。

⑷项目内发（含发放给施工队）的文件、通知，各部门各施工队收到后，均应分类编目归档。

3、施工技术资料管理规定

1)项目总工应定期检查各专业工程师内业资料的收集报验工作，检查资料员的资料整理归档工作，不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。

2)技术资料要求：

⑴项目总工不断组织各专业工程师和资料员进行学习，提高内业工作能力和资料整理水平。

⑵各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理、由专职质检员负责报验，并随施工进度将技术资料移交项目资料员，核查、整理、归档。

3)图纸、方案、技术交底的收发管理：

⑴施工图纸由项目资料室负责保管、发放，下发施工图纸的日常保管由登记领取人负责，一旦损坏由领取人负责赔偿。

⑵项目资料员根据总工程师的要求将图纸发放给有关人员和有关单位，保存发放记录，图纸持有人调离原岗位或项目时，必须将图纸完好无损交回资料室。

⑶作废图纸由资料室通知作废，并加盖作废标识或回收作废图纸。

⑷方案由总工决定发放范围，资料员作发放记录并保存。

⑸技术交底由交底人发放施工队复印件或复写件，资料室留存原件。

4、完工资料

1）项目经理部按完工验收条件的规定，认真整理工程完工资料。

2）完工资料的内容应包括：工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、完工图及规定的其它应交资料。

3）完工资料的整理应符合下列要求：

⑴工程技术档案的整理应始于工程开工，终于工程完工，真实记录施工全过程，可按形成规律收集，并按照当地政府档案室的有关规定分类组卷。

⑵工程质量保证资料的整理应按专业特点，根据工程的内在要求，进行分类组卷

⑶工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序，进行分类组卷。

⑷完工图的整理应区别情况按完工验收的要求组卷。

4）交付完工验收的施工项目，必须有与完工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交，由分包人提供的完工资料时，检查验证手续必须完备。

6、文件、资料保密规定

1）项目部全体员工要树立爱护项目资料，保守项目秘密的观念。

2）未经项目领导同意，任何人不得私自拷备或复印资料，转借他人使用。

3）项目的归档文件未经项目经理同意不得外借；归档的技术资料未经总工同意不得抽撤涂改、销毁、