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高校科研项目经费管理实务指南

科研经费是支撑高校科研活动持续开展、产出创新成果的物质基础。科学、规范、高效地管理科研项目经费，不仅是保障科研任务顺利完成的关键，也是提升科研投入效益、防范廉洁风险、维护科研人员声誉和高校形象的内在要求。本指南旨在结合当前高校科研经费管理的实际需求与政策导向，从预算编制、经费使用、报销管理、结题审计及结余经费处理等全流程，为科研人员及相关管理人员提供一套系统、实用的操作指引，以期共同提升高校科研经费管理水平。

一、项目立项与预算编制：谋定而后动

预算编制是科研经费管理的“龙头”，其科学性与合理性直接关系到项目能否顺利实施。科研人员在项目申报阶段，就应高度重视并认真对待预算编制工作。

（一）预算编制的基本原则

预算编制应严格遵循目标相关性、政策相符性和经济合理性原则。目标相关性要求预算内容必须与项目研究目标紧密关联，各项支出均应为完成研究任务所必需。政策相符性则强调预算编制需符合国家及学校关于科研经费管理的各项规章制度，不得突破政策红线。经济合理性要求在满足科研需求的前提下，充分考虑成本效益，厉行节约，避免不必要的浪费。

（二）预算科目的精细化考量

科研经费预算通常包括直接费用和间接费用。

直接费用是指在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用，主要包括：

*设备费：用于购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造等。预算编制时需详细列出设备名称、型号、数量、单价及必要性论证，大型仪器设备购置应充分考虑校内共享可能性。

*材料费：用于购买原材料、试剂、药品、元器件、样品、标本等消耗品。应根据研究方案和进度合理估算用量及单价。

*测试化验加工费：指在项目研究过程中支付给外单位（包括校内独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。需注明测试内容、数量、单价及承接单位资质。

*燃料动力费：项目研究过程中使用的水、电、气、燃料等费用。

*差旅费/会议费/国际合作与交流费：差旅费应根据出差地点、频次、人数和标准编制；会议费需明确会议性质、规模、会期和地点；国际合作与交流费应说明出访目的、国别、天数及人数。此三类费用如确有必要，可以调剂使用，但不得突破三项费用总额。

*出版/文献/信息传播/知识产权事务费：包括论文发表、著作出版、文献检索、专利申请与维护等费用。

*劳务费：支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务性费用。预算编制应符合国家及学校关于劳务费发放范围和标准的规定，不得以虚报冒领等方式套取劳务费。

*专家咨询费：支付给临时聘请的咨询专家的费用，其标准应符合国家有关规定，不得支付给项目组成员或与项目管理相关的工作人员。

*其他支出：指与项目研究直接相关的其他必要支出，需在预算说明书中详细说明。

间接费用是指依托单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用，主要包括为项目研究提供的房屋占用、日常水电气暖消耗、物业管理、以及科研人员激励等。间接费用的提取和使用应严格按照国家及学校规定执行，通常与项目研究周期、经费规模以及单位的管理成本相关联。

（三）预算编制的流程与技巧

1.深入理解项目任务书：明确研究内容、技术路线、预期成果，确保预算与研究计划高度匹配。

2.充分调研市场价格：对于设备购置、大宗材料采购等，应提前了解市场行情，确保预算数据的准确性。

3.细化预算条目：避免“打包”预算，尽量将费用分解到具体的开支内容和数量单位。

4.合理测算周期成本：根据项目执行年限，均匀分摊周期性发生的费用。

5.重视预算说明书：详细阐述各项预算的测算依据、方法和必要性，便于评审专家和管理部门理解。

6.校内预审：在提交正式申报材料前，主动征求学校科研管理部门和财务部门的意见，对预算进行完善。

二、经费的日常使用与报销管理：规范中求高效

经费到账后，科研人员应严格按照批复的预算执行，规范经费支出行为，确保每一笔开支都合规、合理。

（一）经费使用的基本原则

1.专款专用原则：严格按照批准的预算科目和用途使用经费，不得挪作他用。严禁将科研经费用于与科研活动无关的个人消费、偿还债务等。

2.预算控制原则：各项支出应控制在预算额度内。确因研究需要调整预算的，需按规定程序报批。

3.真实性原则：经费支出必须真实发生，票据、合同、验收证明等原始凭证应真实、合法、完整。

（二）常见支出类型的报销要点

1.采购类支出：

*设备购置：达到学校规定金额的设备购置需履行政府采购或校内招标程序。报销时需提供采购合同、发票、验收单、固定资产入库单等。

*材料及办公用品采购：应选择正规供应商，取得合规发票。批量或大额采购建议签订采购合同。注意区分科研用材料与日常办公用材料