行政办公室日常管理规范.docxVIP

行政办公室日常管理规范

一、总则

为进一步规范行政办公室的日常运作，提高工作效率与质量，营造整洁、有序、高效、和谐的办公环境，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本规范。本规范依据公司相关管理制度，结合行政办公室实际工作情况制定，适用于公司行政办公室全体人员及涉及办公室事务的所有员工。全体人员应自觉遵守本规范，共同维护良好的办公秩序。

二、办公环境管理

（一）办公区域整洁

办公区域应保持清洁、整齐、有序。每日工作结束前，各岗位人员应整理好个人办公桌面，文件、资料、文具等物品摆放有序，不得随意堆放。公共区域（如走廊、茶水间、会议室）由专人负责每日清扫，确保地面干净、无杂物，门窗玻璃洁净。

（二）工位与环境维护

个人工位应保持整洁，不放置与工作无关的杂物。办公椅、电脑、电话等设备应摆放端正。严禁在办公区域内吸烟、进食有异味的食物。下班后，应关闭个人工位电脑、台灯等电源，锁好个人抽屉及文件柜。

（三）会议室管理

会议室使用需提前预约，使用完毕后，应及时清理会议残留物，将座椅归位，关闭灯光、空调及投影设备，并通知行政人员进行后续整理。会议室内严禁大声喧哗，保持安静。

（四）公共设施与绿植养护

公共办公设备（如打印机、复印机、饮水机）由行政人员定期检查和维护，确保其正常运行。办公区域内的绿植由专人负责养护，及时浇水、修剪，保持生机盎然，美化办公环境。

（五）安全管理

严格遵守消防安全规定，熟悉消防器材的位置及使用方法，严禁堵塞消防通道和安全出口。下班前，行政值班人员需对办公区域进行安全检查，关闭不必要的电源，锁好门窗，确保办公场所安全。

三、办公设备与用品管理

（一）办公设备管理

电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备，应指定专人负责管理和日常维护。使用前应熟悉操作规程，规范操作。设备出现故障时，应及时报修，由专业人员进行维修，严禁私自拆卸。

（二）设备耗材管理

办公设备耗材（如打印机硒鼓、墨盒、纸张等）由行政办公室统一采购、登记、分发。各部门按需申领，遵循节约原则，杜绝浪费。废旧耗材应按规定分类回收处理。

（三）办公用品管理

办公用品实行统一采购、登记入库、按需领用制度。行政人员负责办公用品的库存管理，定期盘点，确保库存充足且不积压。员工领用办公用品需登记，本着节约的原则合理使用，杜绝铺张浪费。

四、文件资料管理

（一）文件分类与归档

各类文件、资料应按照公司规定的分类标准进行整理、编号、登记，并及时归档。归档文件应做到条理清晰、查阅方便。电子文档应建立规范的文件夹结构，命名清晰，定期备份。

（二）文件借阅与复印

借阅公司文件、资料需经相关负责人批准，并办理借阅登记手续，明确归还日期。涉密文件的借阅、复印需严格遵守公司保密规定，未经许可，不得擅自复印、传播。

（三）文件销毁

对于过期、作废或无保存价值的文件资料，应按照公司规定进行分类处理。涉密文件必须进行粉碎或指定方式销毁，严禁随意丢弃，确保信息安全。

（四）印章管理

公司各类印章由专人保管，严格按照用印审批流程执行。用印前需审核用印文件内容及审批手续，用印后进行登记。严禁携带印章外出，特殊情况需经公司领导批准并由专人陪同。

五、行政事务管理

（一）会务管理

行政办公室负责公司各类会议的统筹安排，包括会议通知、场地布置、设备调试、资料准备、餐饮安排（如需）等。会议记录应准确、完整，并及时整理归档。

（二）接待服务

外来访客需在前台进行登记，由被访人确认后引导至指定区域。接待时应热情、礼貌、周到，展现公司良好形象。重要访客的接待方案需提前制定，并报相关领导审批。

（三）邮件与报刊管理

行政人员负责公司各类邮件、报刊、快递的收发、登记与分发工作。对于重要函件、包裹，应及时通知相关人员领取并签收。私人邮件、快递原则上不得寄往公司。

（四）车辆与出行安排

公司车辆由行政办公室统一调度管理，用车需提前申请，优先保障重要公务出行。驾驶员应严格遵守交通法规，确保行车安全，定期对车辆进行保养和清洁。

（五）固定资产管理

公司固定资产（如办公家具、设备、电器等）由行政办公室建立台账，进行统一登记、编号、管理。固定资产的购置、领用、转移、报废等均需履行相应审批手续，定期进行盘点清查，确保账实相符。

六、人员行为规范

（一）办公礼仪

工作时间应着装得体、整洁大方。与同事、客户交流时，应使用礼貌用语，注意沟通方式和语气。办公电话铃声响起应及时接听，通话时语言简洁、清晰。

（二）工作纪律

严格遵守公司考勤制度，不迟到、不早退、不无故缺勤。工作时间应专注于本职工作，不做与工作无关的事情，如长时间浏览无关网页、闲聊、处理私人事务等。

（三）保密意识

全体人员应增强保密意识，严格遵守公司保密制度，不得泄露公司商业秘密、技术信息、人事信息等敏感内容。涉密文件、电脑密码等应妥善保管，不得随意告知他人。

七、监督与责任

行