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企业办公用品采购管理规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业办公用品的采购、领用、库存及费用控制等管理行为，降低行政运营成本，提高工作效率，确保办公用品的合理供应与有效利用，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于公司各部门及全体员工的办公用品采购与管理活动。除非另有特殊规定，凡公司范围内涉及办公用品的计划、采购、验收、入库、领用、分发、库存、报废及相关费用核算等事宜，均须遵守本规范。

第三条基本原则

办公用品采购管理应遵循以下原则：

1.需求导向原则：以各部门实际工作需求为基础，避免盲目采购和资源浪费。

2.经济性原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本采购办公用品，追求性价比最大化。

3.合规性原则：采购行为需符合公司财务制度及相关法律法规要求，确保流程规范、手续齐全。

4.效率性原则：优化采购流程，缩短采购周期，保障办公用品的及时供应。

5.公开透明原则：采购过程应做到信息公开，操作透明，接受监督。

第二章组织与职责

第四条管理部门及职责

公司行政部（或指定部门，下同）为本公司办公用品采购与管理的归口负责部门，主要职责包括：

1.制定和修订公司办公用品采购管理相关制度及操作细则。

2.负责公司办公用品的统一规划、集中采购（除特殊规定外）与统筹调配。

3.建立和维护合格供应商名录，并对供应商进行评估与管理。

4.负责办公用品的入库验收、登记、保管、发放与库存盘点工作。

5.审核各部门办公用品的年度/月度需求计划，控制采购预算。

6.监督检查各部门办公用品的使用情况，推广节约使用意识。

7.负责办公用品采购相关合同的洽谈、签订与管理（如适用）。

第五条使用部门职责

各办公用品使用部门应履行以下职责：

1.根据本部门工作实际需要，按时、准确提报办公用品需求计划。

2.严格遵守办公用品领用规定，指定专人负责本部门办公用品的领取、分发与内部管理。

3.加强本部门员工的节约意识教育，倡导合理、节约使用办公用品。

4.配合行政部进行办公用品的库存盘点及使用情况检查。

第六条财务部门职责

财务部门在办公用品采购管理中的主要职责包括：

1.负责办公用品采购预算的审核与控制。

2.依据审批手续齐全的采购单据办理付款事宜。

3.负责办公用品相关费用的核算与账务处理。

4.对办公用品采购的合规性、经济性进行财务监督。

第三章采购管理

第七条需求提报与汇总

1.各部门应于每月固定日期前，根据下月实际工作需求，填写《办公用品需求计划表》，经部门负责人审批后提交至行政部。

2.行政部对各部门提报的需求计划进行汇总、审核，结合库存情况及年度预算，编制公司月度办公用品采购计划。

第八条采购方式

1.集中采购：对于常用、消耗量大或金额较高的办公用品，由行政部统一组织集中采购。集中采购可采用招标、询价、比价等方式，选择合格供应商进行采购。

2.分散采购：对于紧急需求或零星、小额的办公用品，经行政部批准后，可由需求部门自行采购，但需遵守公司相关规定，凭合规票据报销。

3.长期合作供应商的确定：对于部分常用办公用品，可通过评估确定长期合作供应商，以获取更优的价格和服务。

第九条采购实施

1.行政部根据审批后的采购计划，按照确定的采购方式组织采购。

2.采购过程中应坚持货比三家，确保采购物品的质量、价格具有竞争力。

3.对于达到一定金额标准的采购项目，应签订采购合同，明确品名、规格、数量、价格、交付期、质量标准、付款方式及违约责任等条款。

4.采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得收受供应商回扣或礼品。

第十条验收与入库

1.办公用品到货后，行政部库管人员（或指定专人）应对照采购订单及送货单，对物品的数量、规格、型号、质量等进行核对验收。

2.验收合格的物品，应及时办理入库手续，登记《办公用品库存台账》，注明品名、规格、数量、单价、入库日期、供应商等信息。

3.验收不合格的物品，应立即通知供应商进行退换货处理，并做好记录。

第四章库存管理

第十一条库存规划

行政部应根据办公用品的消耗频率和用量，合理设定安全库存量，既要保证日常供应，又要避免积压浪费。

第十二条入库与出库登记

1.所有入库办公用品必须详细登记，做到账物相符。

2.办公用品的领用需填写《办公用品领用单》，经领用部门负责人签字批准后，由库管人员按单发放，并及时登记出库记录。

第十三条定期盘点

1.行政部应每月对办公用品库存进行一次盘点，每季度进行一次全面盘点。

2.盘点时应核对库存实物与台账记录，对差异情况要及时查明原因，并按规定进行处理，确保账实相符。

3.盘点结果应形成